Cómo hacer una factura
1. Qué es una factura?
Empecemos por lo básico, dar respuesta a la pregunta ¿qué es una factura?
Una factura es un documento de carácter mercantil que recoge la información relativa a una transacción o compra venta de bienes o servicios.
Cuando te planteas cómo hacer una factura, lo primero que debes saber es que la normativa aplicable es el Reglamento de Facturación y que conforme a la misma, los autónomos y las pymes deben emitir facturas por cada trabajo realizado. Más abajo te ampliamos la información al respecto.
2. Cómo hacer una factura?
El sistema tradicional era la factura en papel que se remitía por correo postal o se entregaba en el establecimiento del cliente, muchas veces se trataba de facturas hechas a mano sobre un libro en papel de facturas o bien impreso en papel matricial.
Con el desarrollo de la informática para los negocios se generalizaron las facturas hechas en word o excel y que muchas veces se remiten al cliente en PDF por email.
En nuestro Google Drive de plantillas puedes descargarte gratuitamente una plantilla de facturación en hoja de cálculo excel que te servirá como base para personalizar las tuyas.
Elementos a incluir al hacer una factura:
Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Pueden existir series separadas en los siguientes casos: varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza o facturas rectificativas. Normalmente se inicia una serie nueva para cada año.
La fecha de su expedición.
Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del cliente o destinatario de las operaciones.
Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española NIF o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto, es decir, el importe total de la contraprestación, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención en el IRPF igualmente si es que procede, como ocurre con los profesionales.
La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
El importe total a pagar.
La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
3. Cuándo debemos emitir una factura?
No solo se trata de saber cómo hacer una factura sino de conocer cuando estás obligado a ello. Como empresario o profesional autónomo tienes la obligación a expedir y entregar factura, u otros justificantes, por las operaciones que realizas durante tu actividad.
No olvides que siempre tienes que conservar una copia del documento que entregues. Es decir, debes estar dado de alta en Hacienda para emitir facturas.
También estás obligado a conservar todas las facturas que recibas de otros empresarios o profesionales.
Es obligatorio que en la entrega de bienes y en la prestación de servicios emitas y conserves las facturas en las que se recojan las operaciones del IVA que conlleva tu actividad (la obligatoriedad se extiende también a aquellas que no están sujetas al impuesto y las sujetas pero exentas) e igualmente si te acoges a un régimen especial de IVA.
Ahora bien, en algunos regímenes especiales de IVA, en principio no es necesario emitir facturas, dando lugar a las siguientes excepciones que afectan fundamentalmente a las operaciones con particulares:
Son operaciones exentas de IVA. (No confundir con operaciones no sujetas a IVA)
Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia.
Las realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.
Siempre estás obligado a emitir factura cuando el destinatario sea un empresario o profesionalque actúe como tal y cuando tu cliente te la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.
En estas ocasiones se recomienda verificar el caso concreto con un asesor.
4. Vamos a ver un ejemplo de factura
Pongamos un ejemplo de factura. Un profesional autónomo se dedica a prestar servicios de mantenimiento informático y hace una factura a una empresa.
La fecha de realización del trabajo es la misma fecha de emisión y cobro de la factura.
El coste de la factura se construye a partir del precio unitario de hora trabajada.
Al importe bruto de su trabajo se suma el 21% del IVA y se resta la retención de IRPF si procede, en este caso al tratarse de un profesional autónomo procede aplicar una retención del 15%.
La liquidación del IVA de la factura le corresponde al trabajador autónomo y la retención del IRPF le corresponde a la empresa destinataria de la factura.
En este enace tienes un ejemplo de factura.
5. Cuál es el plazo para remitir una factura?
Las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos en el momento de realizarse la operación.
No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal deberán expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir del citado momento.
En todo caso, las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.
6. La factura simplificada y el ticket
Desde la entrada en vigor del Reglamento de Facturación actualmente vigente, la factura simplificada sustituyó al ticket que hasta entonces se admitía en operaciones de hasta 3.000 euros IVA incluido en actividades como la venta al por menor, la hostelería o el transporte de personas (taxis) entre otras.
Desde ese momento cualquier autónomo puede emitir facturas simplificadas en operaciones de hasta 400 euros IVA incluido.
7. La factura electrónica
Hace tiempo que está claro que la factura electrónica es el modelo de factura imperante, desplazando definitivamente a la factura en papel y a la factura en excel o word.
De hecho, el reglamento de facturación otorga el mismo tratamiento a la factura electrónica que a la factura en papel. Además, es obligatorio que los proveedores de la Administración Pública y de las grandes empresas las utilicen.
8. ¿Que pasa si me piden un duplicado de una factura?
En principio sólo puedes expedir un original de cada factura o documento sustitutivo. Pero se permite hacer duplicados, en los que deberá constar la expresión “duplicado” que tendrán la misma eficacia que la factura o documento sustitutivo original, en dos casos:
Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos.
En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.
9. Que otros tipos de factura hay?
A parte de las facturas ordinaria, simplificada y electrónica de las que hemos hablado en líneas superiores, debes conocer otros tipos importantes de factura.
Tenemos un artículo en el que desarrollamos de manera pormenorizada cada tipo que puedes consultar pinchando aquí. Pero a modo de recopilación:
Factura rectificativa
La factura rectificativa se usa cuando hay que hacer la corrección de una factura anterior. Ya sea porque no cumpla los requisitos establecidos por la Ley, porque se produzca devolución de productos, de envases o embalajes, o porque se produzcan descuentos o bonificaciones posteriores a la operación.
También tiene que ser usada por resolución firme que deje sin efecto o modifique las operaciones realizadas, y por auto de declaración concursal del destinatario de la factura.
Debe ser expedida en el momento que se tenga constancia de los motivos que dan lugar a su expedición, y siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió la factura que se va a rectificar.
Factura recapitulativa
La factura recapitulativa permite incluir en una sola factura, varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario y que estén comprendidas en distintas fechas, pero en un mismo mes natural.
Cuando el destinatario de la operación es empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.
Factura proforma
Este documento tiene por finalidad informar sobre una oferta comercial, indicando los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador a un determinado precio, con lo cual su finalidad es que el comprador disponga del máximo posible de información relativa a la futura compra que va a realizar.
No tiene valor contable ni sirve de justificante, por lo que no se numera, ni se aconseja firmarlas o sellarlas, salvo que el cliente lo solicite de forma explícita.
Desde Asesoría Orihuela costa esperamos que, con toda esta información, seas capaz de llevar por ti mismo la contabilidad de tu negocio, y te brindamos la ayuda de nuestro software de facturación para que te facilite el camino de la llevanza de la contabilidad que suele ser bastante tediosa.
