Cambiar de asesoría puede parecer complicado, especialmente cuando la actual gestoría tiene acceso a la contabilidad, los modelos tributarios, las nóminas, los seguros sociales o las notificaciones electrónicas de la empresa. Sin embargo, cuando el cambio se organiza correctamente, es posible trasladar toda la gestión sin perder información, incumplir plazos ni interrumpir las obligaciones fiscales y laborales.
La cuestión más importante no es únicamente elegir una nueva asesoría. También es necesario establecer una fecha concreta para el cambio, reunir la documentación, revisar los accesos electrónicos y determinar quién se responsabilizará de cada obligación durante el periodo de transición.
En esta guía explicamos cómo cambiar de asesoría fiscal, contable y laboral, qué documentación debe solicitar la empresa y qué comprobaciones debería realizar la nueva asesoría antes de asumir la gestión.
¿Se puede cambiar de asesoría en cualquier momento?
Sí. Una empresa o un autónomo pueden cambiar de asesoría durante el ejercicio. No es obligatorio esperar al 1 de enero, al final de un trimestre o al cierre del año.
No obstante, antes de comunicar la baja conviene revisar el contrato firmado con la asesoría actual. El contrato puede establecer:
- Una duración determinada.
- Renovación automática.
- Un plazo de preaviso.
- La forma de comunicar la baja.
- Servicios pendientes de facturación.
- Condiciones para entregar o trasladar la documentación.
- Obligaciones relacionadas con la protección de datos.
Por tanto, el primer paso debe ser comprobar las condiciones contractuales y comunicar la decisión por un medio que permita acreditar la fecha y el contenido de la comunicación.
Una conversación telefónica puede servir para anticipar el cambio, pero la baja debería confirmarse por escrito mediante correo electrónico con acuse, burofax o el procedimiento establecido en el contrato.
¿Cuál es el mejor momento para cambiar de gestoría?
No existe una fecha válida para todas las empresas. El momento más adecuado depende del calendario tributario, de si existen trabajadores y del estado de la contabilidad.
Según nuestra experiencia, febrero suele ser un momento especialmente adecuado para cambiar de asesoría, porque ya se han presentado las declaraciones del cuarto trimestre y los principales resúmenes anuales. No obstante, si existen errores, falta de atención o notificaciones pendientes, no es necesario esperar hasta esa fecha.
En términos prácticos, el cambio suele ser más sencillo:
- Después de presentar las declaraciones de un trimestre.
- Después de cerrar y presentar las obligaciones anuales.
- Antes de comenzar un nuevo ejercicio contable.
- Antes de iniciar el proceso mensual de nóminas y seguros sociales.
- Cuando no existen requerimientos o inspecciones en curso.
Sin embargo, no debería retrasarse un cambio necesario si existen errores reiterados, falta de información, notificaciones sin atender, contabilidad atrasada o pérdida de confianza.
En esos casos, la prioridad debe ser proteger a la empresa y establecer inmediatamente qué asesoría se ocupará de las obligaciones pendientes.
Cambiar de asesoría no suspende los plazos fiscales y laborales
Este es uno de los aspectos más importantes. El cambio de gestoría no interrumpe ni amplía los plazos de la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, el Registro Mercantil o cualquier otra Administración.
La empresa sigue siendo responsable de cumplir sus obligaciones, aunque la anterior asesoría y la nueva todavía estén intercambiando documentación.
Por eso debe quedar por escrito:
- Qué asesoría presentará el próximo modelo tributario.
- Quién confeccionará las nóminas del mes.
- Quién presentará los seguros sociales.
- Quién responderá las notificaciones recibidas antes del cambio.
- Quién realizará el cierre contable.
- Quién presentará las cuentas anuales y los libros oficiales.
- Qué asesoría se ocupará de los procedimientos ya iniciados.
Una fecha de baja poco precisa puede provocar que ambas asesorías entiendan que la obligación corresponde a la otra. Este es uno de los principales riesgos que debe evitarse.
Cómo cambiar de asesoría paso a paso
1. Revisar el contrato con la asesoría actual
Antes de comunicar la baja deben revisarse la duración, el preaviso, las renovaciones y los servicios incluidos.
También debe comprobarse si hay trabajos pendientes, como el cierre contable, el Impuesto sobre Sociedades, las cuentas anuales, una inspección o un recurso.
Finalizar la relación profesional no significa que desaparezcan las actuaciones pendientes. Debe acordarse expresamente quién se ocupará de ellas.
2. Elegir la nueva asesoría antes de formalizar el cambio
Siempre que sea posible, conviene tener elegida la nueva asesoría antes de finalizar el servicio anterior. De esta forma, el nuevo equipo puede preparar una lista de documentos y coordinar el traspaso.
Si necesita una gestión conjunta de impuestos, contabilidad y obligaciones laborales, puede consultar nuestro servicio de asesoría para empresas y pymes.
La nueva asesoría debería conocer, al menos:
- La forma jurídica del negocio.
- La actividad desarrollada.
- El volumen aproximado de facturación.
- El número de trabajadores.
- Los impuestos presentados.
- Los regímenes especiales aplicables.
- La existencia de operaciones internacionales.
- Los procedimientos abiertos con Hacienda o la Seguridad Social.
- El estado real de la contabilidad.
Esta información permite valorar si el traspaso es sencillo o requiere una revisión más profunda.
3. Fijar una fecha exacta para el traspaso
No es suficiente indicar que la nueva asesoría empezará “el próximo mes” o “el próximo trimestre”.
Debe establecerse una fecha efectiva del cambio y asignar claramente las obligaciones:
- Última fecha gestionada por la asesoría anterior.
- Primera fecha gestionada por la nueva.
- Modelos que presentará cada una.
- Nóminas y seguros sociales pendientes.
- Contabilidad que debe dejarse registrada.
- Notificaciones y expedientes todavía abiertos.
La fecha debe ser conocida por la empresa y por ambas asesorías.
4. Solicitar un inventario de la documentación
La entrega no debería limitarse a una carpeta con facturas o a un archivo en PDF. La empresa necesita información suficiente para continuar su gestión sin tener que reconstruir la contabilidad o el historial laboral.
Es aconsejable solicitar un inventario de los documentos entregados, indicando el formato, el ejercicio y la fecha de actualización.
Los empresarios deben conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio durante seis años desde el último asiento, sin perjuicio de otros plazos especiales. Así lo establece el artículo 30 del Código de Comercio.
Por tanto, el cambio de asesoría no debe provocar la pérdida del archivo histórico de la empresa.
5. Transferir la documentación fiscal
La nueva asesoría fiscal para empresas debería recibir, según las obligaciones del negocio:
- Modelo 036 y modificaciones censales.
- Tarjeta acreditativa del NIF.
- Declaraciones periódicas de IVA.
- Retenciones de trabajadores, profesionales y arrendamientos.
- Pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades.
- Declaraciones informativas.
- Impuesto sobre Sociedades de ejercicios anteriores.
- Libros registro de IVA.
- Certificados de retenciones.
- Altas en ROI, REDEME, SII u otros regímenes especiales.
- Aplazamientos y fraccionamientos vigentes.
- Requerimientos, comprobaciones e inspecciones.
- Recursos y solicitudes de rectificación pendientes.
- Notificaciones electrónicas recibidas.
- Justificantes de presentación y pago.
También debe revisarse si existen declaraciones pendientes, errores detectados o diferencias entre los modelos presentados y la contabilidad.
Qué documentación contable debe entregarse
La contabilidad no debería trasladarse únicamente mediante balances en PDF. Siempre que sea técnicamente posible, conviene disponer de los datos en un formato que pueda importarse o utilizarse en el nuevo programa contable.
La información necesaria dependerá del tamaño de la empresa, pero normalmente debería incluir:
- Libro diario.
- Libro mayor.
- Balance de sumas y saldos.
- Balance de situación.
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Plan contable utilizado.
- Saldos de clientes y proveedores.
- Facturas pendientes de cobro y pago.
- Conciliaciones bancarias.
- Inventario.
- Registro de bienes de inversión.
- Cuadros de amortización.
- Préstamos y operaciones financieras.
- Cuenta de socios y administradores.
- Asientos de apertura y cierre.
- Cuentas anuales.
- Libros oficiales legalizados.
- Justificantes contables relevantes.
La nueva asesoría contable para empresas debe comprobar que los saldos recibidos coinciden con las declaraciones fiscales, los bancos, los clientes y los proveedores.
Un balance entregado sin explicación puede ocultar cuentas descuadradas, saldos antiguos o movimientos pendientes de contabilizar. Por eso, el traspaso contable debe incluir datos y criterios, no solamente documentos finales.
Qué documentación laboral debe trasladarse
Cuando la empresa tiene trabajadores, el cambio requiere una coordinación especialmente cuidadosa. Un error puede afectar a una nómina, una baja médica, una cotización o el alta de una nueva contratación.
La anterior asesoría debería preparar, según corresponda:
- Relación actualizada de trabajadores.
- Contratos y prórrogas.
- Convenio colectivo aplicado.
- Categorías y grupos de cotización.
- Nóminas del ejercicio.
- Pagas extraordinarias.
- Antigüedad y salarios.
- Vacaciones disfrutadas y pendientes.
- Incapacidades temporales.
- Permisos y reducciones de jornada.
- Embargos salariales.
- Anticipos.
- Bonificaciones y reducciones.
- Seguros sociales.
- Ficheros y comunicaciones de afiliación.
- Certificados de empresa.
- Contratos comunicados al SEPE.
- Accidentes laborales y partes pendientes.
- Inspecciones o requerimientos en curso.
- Registro salarial y otra documentación obligatoria.
La nueva asesoría laboral para empresas debe conocer la situación de cada empleado antes de preparar la primera nómina.
También debe coordinarse el cambio de autorizado en el Sistema RED y la asignación o rescisión de los códigos de cuenta de cotización. La Seguridad Social permite gestionar estas asignaciones y rescisiones mediante sus servicios de gestión de autorizaciones RED.
Si la empresa tiene varios trabajadores, es recomendable comprobar la primera gestión de nóminas realizada después del cambio para verificar salarios, retenciones, variables e incidencias.
Documentación mercantil que conviene recuperar
En las sociedades también debe comprobarse la documentación mercantil:
- Escritura de constitución.
- Estatutos vigentes.
- Escrituras de modificaciones.
- Nombramiento y aceptación del administrador.
- Libro registro de socios.
- Titularidad real.
- Actas y acuerdos relevantes.
- Ampliaciones o reducciones de capital.
- Préstamos entre socios y sociedad.
- Cuentas anuales depositadas.
- Libros societarios legalizados.
- Contratos de arrendamiento.
- Poderes notariales.
- Certificados digitales.
- Comunicaciones del Registro Mercantil.
La nueva asesoría debe saber si existen cuentas anuales pendientes, ejercicios sin legalizar, cambios de administrador sin inscribir o diferencias entre los estatutos y la forma en que se remunera al órgano de administración.
Apoderamientos, certificado digital y notificaciones
Uno de los mayores riesgos al cambiar de asesoría es olvidarse de los accesos electrónicos.
Debe comprobarse:
- Qué apoderamientos tiene la asesoría anterior.
- Quién recibe las notificaciones de Hacienda.
- Qué correos electrónicos y teléfonos constan como avisos.
- Quién tiene acceso al certificado digital.
- Qué usuarios pueden entrar en el programa de facturación o contabilidad.
- Qué asesoría está asignada en el Sistema RED.
- Quién puede acceder a las plataformas de nóminas o documentación laboral.
La empresa puede consultar y revocar los poderes concedidos en el Registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria. La revocación produce efectos frente a la AEAT cuando se comunica correctamente a la Administración.
No obstante, no conviene revocar todos los accesos antes de que la nueva asesoría esté preparada. Primero debe organizarse la transición y, una vez confirmado el nuevo sistema de gestión, revocar o modificar los poderes que ya no sean necesarios.
Si se ha compartido una copia del certificado electrónico, deberá comprobarse quién la conserva. En caso de duda sobre su seguridad, puede ser prudente revocar el certificado y obtener uno nuevo.
Protección de datos durante el cambio
La información trasladada puede incluir datos de empleados, clientes, proveedores, administradores y socios. Por tanto, el intercambio debe realizarse mediante un procedimiento seguro.
No es recomendable enviar por un correo ordinario:
- Certificados digitales con sus contraseñas.
- Nóminas de todos los trabajadores.
- Documentos de identidad.
- Datos bancarios completos.
- Contratos laborales.
- Expedientes médicos o bajas.
- Copias masivas de documentación confidencial.
Cuando la asesoría actúa como encargada del tratamiento, la finalización del servicio debe contemplar la devolución o supresión de los datos personales, salvo que exista una obligación legal de conservación. Esta materia está regulada por el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos.
La empresa debe procurar que la transferencia se realice mediante una plataforma segura, archivos protegidos o un acceso temporal controlado.
Qué debe revisar la nueva asesoría antes de empezar
Recibir la documentación no es suficiente. La nueva asesoría debería realizar una revisión inicial de la empresa.
Esta revisión puede incluir:
- Situación censal y obligaciones declaradas.
- Correspondencia entre la actividad real y el modelo 036.
- Últimos modelos tributarios presentados.
- Estado de la contabilidad.
- Conciliación de bancos.
- Saldos de clientes y proveedores.
- Impuestos y aplazamientos pendientes.
- Notificaciones electrónicas.
- Situación de los trabajadores.
- Autorizaciones de Hacienda y Seguridad Social.
- Cuentas anuales y libros oficiales.
- Procedimientos administrativos abiertos.
El objetivo no es repetir todo el trabajo anterior, sino detectar riesgos antes de continuar utilizando datos incorrectos.
Si aparecen errores, la nueva asesoría debe explicar:
- Qué se ha detectado.
- A qué ejercicios afecta.
- Qué consecuencias podría tener.
- Si todavía puede corregirse.
- Qué documentación falta.
- Qué actuación recomienda.
Errores frecuentes al cambiar de asesoría
Cambiar sin revisar el contrato
Puede provocar discusiones sobre el preaviso, las cuotas pendientes o la fecha efectiva de terminación.
Revocar los accesos demasiado pronto
Si se eliminan los poderes antes de completar una presentación o contestar una notificación, la empresa puede quedarse temporalmente sin representación.
No establecer quién presenta el siguiente impuesto
La frase “se encargará la nueva asesoría” no es suficiente. Debe identificarse cada modelo y cada periodo.
Recibir solo documentos en PDF
Los PDF sirven como justificantes, pero pueden ser insuficientes para continuar una contabilidad con cientos o miles de movimientos.
No revisar la primera nómina
El cambio puede coincidir con vacaciones, bajas, variables, embargos o cambios salariales que deben comunicarse expresamente.
Olvidar los expedientes pendientes
Un requerimiento, recurso o aplazamiento no desaparece por cambiar de gestoría.
Compartir certificados y contraseñas sin control
Los accesos deben revisarse, modificarse y limitarse a las personas que realmente los necesiten.
¿Qué ocurre si la anterior asesoría no entrega toda la documentación?
En primer lugar, debe solicitarse por escrito un listado concreto, indicando los ejercicios, documentos y formatos necesarios.
Conviene diferenciar entre:
- Documentación original de la empresa.
- Declaraciones y trabajos incluidos en el servicio contratado.
- Datos contables necesarios para continuar la gestión.
- Documentos internos o herramientas propias de la asesoría.
- Información que debe conservarse por responsabilidades profesionales o por obligación legal.
Si existe una discrepancia, es recomendable dejar constancia del inventario entregado y de los elementos que faltan.
Cuando la falta de documentación pueda provocar un incumplimiento inmediato, la nueva asesoría deberá intentar reconstruir la información mediante la sede electrónica de Hacienda, la Seguridad Social, los bancos, las facturas y los archivos de la propia empresa.
En la práctica, la información contable y laboral suele ser la más difícil de reconstruir. Por eso es especialmente importante recibir los datos contables actualizados, las nóminas, los contratos, las incidencias de los trabajadores y los seguros sociales. Las escrituras, los certificados digitales y otra documentación mercantil pueden encontrarse también en poder del administrador o de los socios, pero igualmente conviene comprobar que la nueva asesoría dispone de una copia actualizada.
Cambiar de asesoría siendo autónomo
El proceso suele ser más sencillo para un autónomo sin trabajadores, pero también requiere revisar:
- Alta censal.
- Epígrafes y actividad.
- Régimen de IVA.
- Método de determinación del rendimiento en IRPF.
- Libros de ingresos, gastos y bienes de inversión.
- Modelos trimestrales.
- Facturas emitidas y recibidas.
- Cuotas y datos de la Seguridad Social.
- Notificaciones y requerimientos.
- Subvenciones, operaciones intracomunitarias o regímenes especiales.
En nuestra página de asesoría para autónomos y emprendedores puede consultar cómo organizamos la gestión habitual de una actividad económica.
En el caso de los autónomos, es especialmente importante obtener los libros registro de facturas expedidas y recibidas correspondientes a los ejercicios no prescritos, junto con las facturas y los justificantes que respaldan sus anotaciones. De esta forma podrá atenderse una eventual comprobación de Hacienda sin tener que reconstruir posteriormente toda la información.
Señales de que una empresa debería plantearse el cambio
Un error aislado no significa necesariamente que deba cambiarse de asesoría. Sin embargo, existen situaciones que justifican revisar la relación:
- Declaraciones presentadas sin explicación.
- Contabilidad permanentemente atrasada.
- Falta de respuesta ante dudas importantes.
- Notificaciones no comunicadas.
- Errores recurrentes en nóminas o seguros sociales.
- Desconocimiento de la actividad real de la empresa.
- Ausencia de información sobre el cierre contable.
- Falta de planificación fiscal.
- Saldos contables que nadie puede explicar.
- Recomendaciones sin fundamento.
- Dificultad para obtener la documentación de la empresa.
- Falta de coordinación entre fiscalidad, contabilidad y gestión laboral.
Una asesoría debe ayudar a cumplir las obligaciones, pero también debe ofrecer información comprensible, seguimiento y criterio profesional.
Cambiar de asesoría sin perder el control de su empresa
Un cambio bien organizado puede realizarse sin interrumpir el funcionamiento del negocio. Para conseguirlo, deben coordinarse la documentación, la contabilidad, los impuestos, las nóminas, los expedientes pendientes y los accesos electrónicos.
En Asesoría Orihuela Costa trabajamos con empresas, pymes y autónomos de Orihuela Costa, Torrevieja, Pilar de la Horadada, San Miguel de Salinas y otras localidades de la Vega Baja que buscan una gestión fiscal, contable y laboral integral.
Antes de asumir la gestión, analizamos la situación de la empresa y organizamos el traspaso para determinar qué documentación existe, qué obligaciones están pendientes y qué aspectos deben revisarse.
No ofrecemos la presentación aislada de un impuesto perteneciente a una empresa gestionada por otra asesoría. Nuestro servicio está dirigido a negocios que desean confiar su gestión fiscal, contable y, cuando corresponda, laboral a un mismo equipo.
Si está pensando en cambiar de asesoría, puede explicarnos la situación de su empresa para que podamos valorar el traspaso y el servicio que necesita.
Preguntas frecuentes sobre el cambio de asesoría
¿Se puede cambiar de asesoría fiscal en cualquier momento?
Sí. Una empresa o un autónomo pueden cambiar de asesoría durante el ejercicio. No es obligatorio esperar al final del año, aunque deben revisarse el contrato, el plazo de preaviso y las obligaciones fiscales, contables o laborales que estén pendientes.
¿Cuál es el mejor momento para cambiar de gestoría?
El cambio suele ser más sencillo después de presentar un trimestre o cerrar un ejercicio, pero puede realizarse en cualquier momento. Si existen errores, notificaciones sin atender o una pérdida grave de confianza, no conviene retrasarlo únicamente para esperar al final del año.
¿Qué documentación debe entregar la anterior asesoría?
Debe solicitarse la documentación fiscal, contable, laboral y mercantil necesaria para continuar la gestión: declaraciones presentadas, libros contables, balances, facturas, nóminas, seguros sociales, cuentas anuales, notificaciones y expedientes pendientes, según los servicios contratados y las obligaciones de la empresa.
¿Quién presenta los impuestos durante el cambio?
La empresa debe acordar por escrito qué asesoría presentará cada modelo y periodo. El cambio de asesoría no suspende los plazos, por lo que no debe quedar ninguna declaración sin un responsable claramente asignado.
¿La nueva asesoría debe revisar los ejercicios anteriores?
Es recomendable realizar una revisión inicial de la situación censal, los últimos impuestos, la contabilidad, los saldos, las nóminas y los procedimientos pendientes. La profundidad de la revisión dependerá del estado de la documentación y de los riesgos detectados.
¿Qué ocurre con los apoderamientos de la antigua asesoría?
La empresa puede consultar y revocar los apoderamientos inscritos en la Agencia Tributaria. Lo más prudente es coordinar primero el nuevo acceso y revocar después los poderes que ya no sean necesarios, evitando dejar a la empresa sin representación durante la transición.
¿Hay que cambiar el autorizado RED de la Seguridad Social?
Cuando la anterior asesoría gestiona las obligaciones laborales mediante el Sistema RED, debe coordinarse la asignación del nuevo autorizado y la rescisión del anterior. Este cambio es fundamental para continuar gestionando altas, bajas, cotizaciones y seguros sociales.
¿Qué sucede si la anterior gestoría no entrega la documentación?
Debe solicitarse por escrito un inventario concreto de los documentos y datos que faltan. Si existe un riesgo inmediato de incumplimiento, la nueva asesoría puede intentar reconstruir la información mediante las sedes electrónicas, bancos, facturas y archivos de la propia empresa.
¿Cuánto tiempo tarda en completarse un cambio de asesoría?
Depende del tamaño de la empresa, el número de trabajadores, el estado de la contabilidad y la existencia de expedientes pendientes. Un autónomo sin trabajadores puede requerir pocos días, mientras que una sociedad con empleados y contabilidad atrasada puede necesitar varias semanas.
¿Asesoría Orihuela Costa realiza cambios para presentar solamente un impuesto?
No. Asesoría Orihuela Costa no asume la presentación aislada de un impuesto de una empresa gestionada por otra asesoría. El servicio está dirigido a empresas y autónomos que desean trasladar su gestión fiscal, contable y, cuando corresponda, laboral de manera integral.
