Todo lo que tiene que saber sobre las facturas recapitulativas

Muchas empresas generan una gran cantidad de pequeñas facturas de manera regular, lo que puede significar un trabajo de contabilidad adicional para administrarlas todas. Una factura recapitulativa, agrupada o resumen es una herramienta ideal para este tipo de negocios, ya que te permite simplificar la tarea al agrupar varias facturas en un solo documento.

¿Qué es una factura recapitulativa ?

Una factura recapitulativa es una factura que agrupa varias facturas de operaciones de compra o venta con un mismo emisor o destinatario en el mismo mes natural. Se trata de una factura que reúne todas las operaciones que una empresa ha efectuado con un cliente o proveedor y sirve para contabilizar facturas agrupadas.

Por ejemplo, si hemos emitido varias facturas a un cliente en un período de tiempo de un mes, podemos hacer una factura recapitulativa que recoja toda la información de las facturas emitidas durante dicho periodo de tiempo. De este modo, nos ahorramos el proceso de emitir una a una las facturas a nuestro cliente, pudiendo entregarle una única factura que recoja todas las demás,

¿Cuál es el propósito de una factura recapituativa?

La factura recapitulativa es una herramienta extremadamente útil para las empresas que necesitan contabilizar un gran número de operaciones de compra o venta a la vez, lo que permite agilizar la contabilidad y reducir esfuerzos en este sentido.

Por ejemplo, supongamos que un autónomo vende sesiones de masaje y tiene 10 clientes que compran cada uno 10 sesiones al mes. En lugar de emitir 100 facturas distintas (una por cada sesión), podría emitir una factura recapitulativa para cada cliente que cubriera las 10 sesiones. De este modo, nos ahorramos el proceso de emitir una a una las facturas a nuestro cliente, pudiendo entregarle una única factura que recoja todas las demás, lo cual agilizará nuestra facturación.

Requisitos generales para las facturas resumen

Se deben cumplir una serie de requisitos o condiciones para que una factura recapitulativa se considere legal y financieramente válida.

1. Una factura resumida debe cubrir múltiples compras o ventas dentro de un mes calendario.
2. Las facturas en una factura recapitulativas deben ser emitidas al mismo cliente o recibidas del mismo proveedor.
3. Las facturas agrupadas deberán ser por operaciones realizadas en el plazo de un mes natural. En otras palabras, no es posible combinar facturas de diferentes meses naturales en una factura consolidada.
4. Las facturas agregadas deben emitirse a los usuarios finales que realizan actividades a más tardar el último día del mes. Si el destinatario es un autónomo o una empresa, este plazo se modifica al día 16 del mes siguiente.
5. Además, todas las facturas incluidas en la factura total deben cancelarse para que sean válidas. La factura anterior debe agregarse a la factura de estado de cuenta para que se pueda contabilizar el monto. Es importante aclarar que aunque las facturas adjuntas sean «canceladas», se deben conservar durante los próximos 5 años, ya que pueden ser solicitadas por la Agencia tributaria.

¿Cuáles son los datos obligatorios en la factura resumen?

• Una factura resumen, como cualquier otra factura, debe contener una serie de datos obligatorios especificados en la normativa de facturación para ser válida legal y comercialmente. Una factura resumida contiene los mismos datos obligatorios que una factura general, pero con algunos detalles, que trataremos a continuación. Los siguientes son los datos obligatorios a incluir en la factura recapitulativa:
• El texto «factura resumen» como indicación visual en el título.
• Cualquier número de factura con un número de serie asociado.
• fecha de emisión. También es necesario indicar el mes natural de la operación de declaración en la factura de declaración. • Datos financieros del emisor y del destinatario.
• Fila de facturación. Al igual que las líneas de artículos en una factura de texto libre, una factura de resumen tendrá una línea para cada factura cobrada. En el siguiente apartado te contamos más sobre estas líneas.
• Base imponible común. Es decir, la suma de todas las bases imponibles para una factura resumen.
• Impuestos y retenciones en origen. Es decir, el IVA correspondiente y la retención a cuenta del IRPF aplicable.
• El importe total de la factura.

   

¿Qué fecha debe estar en las facturas recapitulativas?

Las facturas recapitulativas se elaboran normalmente al final del mes natural en el que han ocurrido las operaciones que se quieren agrupar. De esta forma, la fecha de una factura recapitulativa puede ser la fecha de la última operación o el último día del mes.

No obstante, en el caso de facturas recapitulativas enviadas a profesionales o empresas, es posible emitirla pasado el mes natural, siempre que se haga antes del día 16 del mes siguiente.

Recuerda que en las facturas recapitulativas, además, hay que indicar el mes natural de las operaciones recapituladas.

¿Se puede hacer facturas recapitulativas de facturas simplificadas?

Si es posible. Para agrupar varias órdenes de trabajo (también conocidas como facturas simplificadas) en una factura resumida, el procedimiento es el mismo que para crear una factura que agrupe varias facturas de texto libre. No obstante, las facturas recapitulativas sólo podrán emitirse si el importe total de la factura, en la que se agrupan los billetes, no supera los 3.000 euros.

Si tiene alguna pregunta , no dude en ponerse en contacto con nosotros.