Cuando un trabajador revisa su nómina puede comprobar que el salario bruto y la cantidad que finalmente recibe en su cuenta bancaria son diferentes. Entre las cantidades descontadas aparece habitualmente la retención de IRPF, un concepto que tiene una relación directa con la futura declaración de la renta.
Entender cómo funciona ayuda a interpretar mejor la nómina y permite evitar una idea bastante extendida: que existe un porcentaje único de IRPF que todas las empresas deben aplicar a sus trabajadores. En las relaciones laborales generales, el porcentaje se calcula mediante el procedimiento establecido para las retenciones y puede variar de una persona a otra.
¿Qué significa que te retengan IRPF?
La retención es un pago anticipado del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. La empresa descuenta una determinada cantidad del salario del trabajador y posteriormente la ingresa en Hacienda en su nombre.
De este modo, una parte del impuesto que podría corresponder pagar por las rentas obtenidas durante el año se va adelantando mediante las nóminas. Al presentar la declaración de la renta se realiza el cálculo definitivo teniendo en cuenta el conjunto de ingresos, circunstancias y datos fiscales correspondientes al ejercicio.
La retención practicada durante el año se tiene entonces en cuenta como cantidad ya ingresada. El resultado de la declaración dependerá de la diferencia entre el impuesto finalmente calculado y los pagos que se hayan realizado previamente, además del resto de circunstancias fiscales del contribuyente.
Por qué dos trabajadores pueden tener retenciones diferentes
Dos personas que trabajan en la misma empresa e incluso ocupan puestos similares pueden tener porcentajes de retención distintos. El cálculo no depende únicamente del sueldo mensual, dado que intervienen diferentes datos económicos y personales.
Entre los elementos que pueden influir se encuentran:
- Retribución prevista durante el año. El cálculo parte de los rendimientos que se espera que el trabajador perciba durante el ejercicio.
- Situación personal y familiar. Determinadas circunstancias comunicadas correctamente a la empresa pueden afectar al cálculo.
- Características de la relación laboral. La duración y determinadas condiciones del contrato pueden influir en el tratamiento aplicable.
- Variaciones en las retribuciones. Una subida salarial, determinados incentivos o cambios en las cantidades previstas pueden obligar a regularizar la retención.
- Cambios producidos durante el ejercicio. Algunas modificaciones personales o laborales pueden hacer necesario recalcular el porcentaje aplicado.
La Agencia Tributaria dispone de un procedimiento específico para calcular las retenciones de los rendimientos del trabajo y actualiza los correspondientes algoritmos para cada ejercicio.
La importancia del modelo 145
Para realizar correctamente determinados cálculos, la empresa necesita conocer información personal y familiar del trabajador. Parte de estos datos se comunica mediante el modelo 145, que el trabajador entrega al pagador cuando corresponde.
Es importante facilitar información correcta y comunicar los cambios que puedan afectar a la retención. La empresa utiliza los datos disponibles junto con la retribución prevista y las reglas fiscales vigentes para determinar el porcentaje que debe aplicar.
Esto explica también que la retención pueda cambiar a lo largo del año. El porcentaje aplicado en enero no tiene por qué mantenerse necesariamente hasta diciembre si se producen circunstancias que exijan una regularización.
¿Una retención de IRPF baja significa cobrar más?
En términos de salario neto mensual, una retención inferior hace que la cantidad recibida en nómina sea mayor. Sin embargo, conviene contemplar el efecto fiscal completo y no quedarse únicamente con el importe que entra en la cuenta cada mes.
Las retenciones funcionan como anticipos del impuesto. Si durante el ejercicio se han realizado pagos a cuenta inferiores a los que finalmente corresponden según el cálculo del IRPF, la diferencia puede reflejarse posteriormente en el resultado de la declaración.
El efecto contrario también puede producirse. Haber soportado mayores retenciones no implica que se haya pagado definitivamente más impuesto, ya que esas cantidades se tendrán en cuenta cuando se liquide el IRPF correspondiente al ejercicio.
¿Puede el porcentaje de IRPF cambiar en una misma nómina anual?
Sí. Las empresas deben regularizar las retenciones cuando se dan determinados cambios que afectan al cálculo. Una modificación del salario previsto, un cambio contractual o ciertas circunstancias personales comunicadas durante el ejercicio pueden provocar que el porcentaje se ajuste.
Esta situación puede llamar especialmente la atención cuando el porcentaje aumenta en los últimos meses del año. No significa necesariamente que exista un error en la nómina. Puede responder a una regularización destinada a adaptar las cantidades retenidas al nuevo escenario retributivo.
Ante una variación importante conviene comprobar qué datos se han utilizado y qué cambio ha originado el nuevo cálculo. Detectar un error a tiempo evita que se reproduzca durante varias nóminas consecutivas.
Qué obligaciones tiene la empresa ante el cálculo del IRPF
La empresa actúa como retenedora y debe descontar las cantidades correspondientes, ingresarlas ante la Administración tributaria y cumplir las obligaciones fiscales asociadas. Entre ellas se encuentran las autoliquidaciones periódicas y la declaración informativa anual correspondiente a las retenciones practicadas.
La Agencia Tributaria dispone del modelo 111 para determinadas retenciones e ingresos a cuenta y del modelo 190 como resumen anual de retenciones vinculadas, entre otras rentas, a rendimientos del trabajo. Si quieres delegar esta parte, puedes ver cómo trabajamos la gestión de retenciones y modelos fiscales.
Una gestión incorrecta puede generar diferencias en las nóminas y también incidencias fiscales para la empresa. Conviene mantener actualizados los datos de los trabajadores y revisar los cálculos cuando cambian salarios, contratos o circunstancias relevantes. Las retenciones son, además, solo una parte de lo que supone tener plantilla; aquí analizamos el coste real de un trabajador en España.
Una nómina bien gestionada evita problemas posteriores
Calcular correctamente las retenciones forma parte de una gestión laboral y fiscal que debe mantenerse actualizada durante todo el ejercicio. En Asesoría Orihuela Costa nos ocupamos de la confección y revisión de nóminas para que tu empresa pueda gestionar sus obligaciones laborales y tributarias con mayor seguridad y control.
Así llevamos las nóminas en Asesoría Orihuela Costa
Cada mes preparamos las nóminas de empresas de todos los tamaños y nos ocupamos también de lo que va detrás: el cálculo y la regularización de las retenciones, los modelos 111 y 190, los seguros sociales y las consultas de los trabajadores cuando algo no les cuadra. Como la parte fiscal y la laboral se llevan desde el mismo despacho, los datos no se pierden entre dos gestorías y cualquier cambio de salario o de contrato se refleja a tiempo en la nómina. Así somos.