Les factures récapitulatives

De nombreuses entreprises génèrent régulièrement un grand nombre de petites factures, ce qui peut signifier un travail comptable supplémentaire pour les gérer toutes. Une facture récapitulative, groupée ou récapitulative est un outil idéal pour ce type d’entreprise, car elle vous permet de simplifier la tâche en regroupant plusieurs factures en un seul document.

Qu’est-ce qu’une facture récapitulative ?

Une facture récapitulative est une facture qui regroupe plusieurs factures relatives à des transactions d’achat ou de vente avec le même émetteur ou destinataire au cours du même mois civil. Il s’agit d’une facture qui regroupe toutes les transactions qu’une entreprise a effectuées avec un client ou un fournisseur et qui est utilisée pour enregistrer des factures groupées.

Par exemple, si nous avons émis plusieurs factures à un client sur une période d’un mois, nous pouvons établir une facture récapitulative qui rassemble toutes les informations des factures émises pendant cette période. De cette façon, nous économisons le processus d’émission de factures à notre client une par une, et nous pouvons délivrer une seule facture qui rassemble toutes les autres factures,

Quel est le but d’une facture récapitulative ?

La facture récapitulative est un outil extrêmement utile pour les entreprises qui doivent comptabiliser un grand nombre d’opérations d’achat ou de vente en même temps, ce qui leur permet d’accélérer la comptabilité et de réduire les efforts à cet égard.

Par exemple, disons qu’un indépendant vend des séances de massage et a 10 clients qui achètent chacun 10 séances par mois. Au lieu d’émettre 100 factures distinctes (une pour chaque session), il pourrait émettre une facture récapitulative pour chaque client couvrant les 10 sessions. Cela nous évite d’émettre des factures à notre client une par une, et nous pouvons lui remettre une seule facture couvrant toutes les autres factures, ce qui accélérera notre facturation.

Exigences générales pour les factures récapitulatives

Un certain nombre d’exigences ou de conditions doivent être remplies pour qu’une facture récapitulative soit considérée comme juridiquement et financièrement valable.

1. Une facture récapitulative doit couvrir plusieurs achats ou ventes au cours d’un mois civil.
2. Les factures d’une facture récapitulative doivent être émises au même client ou reçues du même fournisseur.
3. Les factures groupées doivent concerner des transactions effectuées au cours d’un mois civil. En d’autres termes, il n’est pas possible de combiner des factures de différents mois civils dans une facture consolidée.
4. Les factures agrégées doivent être émises aux utilisateurs finaux effectuant des activités au plus tard le dernier jour du mois. Si le bénéficiaire est un indépendant ou une société, cette date limite est modifiée au 16 du mois suivant.
5. En outre, toutes les factures incluses dans la facture totale doivent être annulées pour être valables. La facture précédente doit être ajoutée à la facture du relevé pour que le montant puisse être comptabilisé. Il est important de préciser que même si les factures jointes sont « annulées », elles doivent être conservées pendant les 5 années suivantes car elles peuvent être demandées par le bureau des impôts.

Quels sont les détails obligatoires sur la facture récapitulative ?

• Une facture récapitulative, comme toute autre facture, doit contenir une série de données obligatoires spécifiées dans la réglementation sur la facturation pour être juridiquement et commercialement valable. Une facture récapitulative contient les mêmes données obligatoires qu’une facture générale, mais avec quelques détails, que nous allons aborder ci-dessous. Voici les données obligatoires à inclure dans la facture récapitulative :
• Le texte « facture récapitulative » comme indication visuelle dans le titre.
• Tout numéro de facture avec un numéro de série associé.
  date d’émission. Il est également nécessaire d’indiquer le mois civil de l’opération de déclaration sur la facture de déclaration.
• Données financières de l’émetteur et du destinataire.
  Ligne de facturation. Tout comme les lignes d’articles dans une facture en texte libre, une facture récapitulative comportera une ligne pour chaque facture facturée. Nous vous en dirons plus sur ces rangs dans la section suivante.
• Base d’imposition commune. C’est-à-dire la somme de toutes les bases d’imposition pour une facture récapitulative.
• Impôts et retenues à la source. C’est-à-dire la TVA correspondante et la retenue de l’impôt sur le revenu des personnes physiques applicable.
• Le montant total de la facture.

Quelle date doit figurer sur les factures récapitulatives ?

Les factures récapitulatives sont normalement établies à la fin du mois civil au cours duquel les opérations à regrouper ont eu lieu. Ainsi, la date d’une facture récapitulative peut être la date de la dernière opération ou le dernier jour du mois.

Toutefois, dans le cas de factures récapitulatives adressées à des professionnels ou à des entreprises, il est possible de l’émettre après le mois civil, pour autant que cela soit fait avant le 16 du mois suivant.

N’oubliez pas que les factures récapitulatives doivent également indiquer le mois civil des opérations récapitulées.

Est-il possible d’émettre des factures récapitulatives pour les factures simplifiées ?

Oui, c’est possible. Pour regrouper plusieurs bons de travail (également appelés factures simplifiées) dans une facture récapitulative, la procédure est la même que pour créer une facture regroupant plusieurs factures en texte libre. Toutefois, les factures récapitulatives ne peuvent être émises que si le montant total de la facture, dans laquelle les notes sont regroupées, ne dépasse pas 3 000 euros.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter.