5 condiciones para que te puedas deducir el iva deducible
En este post le damos la claves para que un iva sea deducible y le contamos las cinco condiciones para que los autónomos y empresas puedan deducir el IVA DEDUCIBLE de sus gastos.
La Agencia Tributaria, cada año, realiza miles de requerimientos a las empresas y autónomos para comprobar sus declaraciones trimestrales de IVA. Muchas de ellas acaban con una liquidación paralela y una sanción por el importe que se haya dejado de ingresar. Según los expertos consultados, la mayoría de las sanciones que impone Hacienda al colectivo se deben precisamente a haber intentado deducir más gastos de los que le corresponderían al contribuyente o a haber incumplido alguno de los requisitos básicos de las deducciones en este impuesto.
Información previa sobre el Iva deducible o Iva soportado
La deducibilidad de los gastos de IVA es una de las peleas más antiguas y que más problemas han traído a los autónomos y empresarios con Hacienda porque al final es un asunto en el que interviene el criterio y/o interpretación de la norma del funcionario/a de turno.
Como dicen en autónomo y emprendedores, a diferencia de la ley de IRPF, que sí recoge un listado detallado de los gastos que son deducibles, la normativa del IVA es mucho más confusa y sólo especifica lo que en ningún caso es deducible, como las joyas, el tabaco, los donativos o liberalidades y demás gastos personales. Además, el artículo 95 de la Ley del IVA 37/92 establece en su punto Uno que “los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesional”. Directa y exclusivamente , ahi esta el kit de la cuestión.
A partir de ahí y , el empresario-autónomo o la Asesoría debe determinar dependiendo de su actividad qué gastos son deducibles y cuáles no, conociendo siempre las líneas rojas como por ejemplo la deducción de gastos del vehículo -que para la mayoría de autónomos el IVA es deducible, como máximo, al 50%- (recuerde que en el IRPF el gasto de vehículos no es deducible -salvo determinados casos- porque es prácticamente imposible de diferenciar el uso del vehículo de manera profesional o privada), el combustible o determinados obsequios a clientes y proveedores. Sin embargo, más allá de los gastos concretos, la Agencia Tributaria sí ha establecido en su página web cinco criterios generales, requisitos básicos que debe cumplir cualquier gasto para poder ser deducible en IVA.
Cinco requisitos generales para que el IVA de un gasto sea deducible
Según recoge la Agencia Tributaria en su página web, para poder deducir las cuotas de IVA soportadas se deben cumplir los siguientes requisitos:
Ser empresario o profesional a efectos del IVA. Éste sería el requisito más básico. Para poder deducir un gasto en IVA hay que ser autónomo o empresario a efectos de IVA, es decir, tener una actividad económica, ya que los particulares no hacen declaraciones de IVA y tampoco tienen derecho a deducir los gastos.
Realizar operaciones que dan derecho a la deducción. Para poder deducir el IVA de un gasto, lógicamente, la actividad que desarrolla el autónomo debe estar sujeta al impuesto. Por lo tanto, no podrán acceder a deducciones determinadas actividades que no están sujetas al IVA como asistencia sanitaria, enseñanza, determinadas operaciones inmobiliarias o asistencia social.
Las cuotas soportadas deben referirse a bienes o servicios que se afecten a la actividad empresarial o profesional. En otras palabras, los bienes o servicios que pague deben estar relacionados directamente con la actividad económica de su empresa. Éste sería uno de los aspectos más problemáticos de las deducciones en IVA. A día de hoy no queda claro qué gastos sí y qué gastos no son deducibles para cada negocio. Lo que es deducible para un fontanero, como por ejemplo sus herramientas, seguramente no lo sería para un hostelero o para un comerciante. Todo queda a criterio del funcionario de hacienda. Además, hay gastos como el del vehículo en los que Hacienda suele poner en duda la vinculación a la actividad profesional para casi todas las actividades, exceptuando unas pocas como los taxistas o transportistas.
Estar en posesión de la factura o del documento justificativo del derecho a deducción, que deberá cumplir con los requisitos reglamentariamente establecidos y estar contabilizada en el Libro registro de facturas recibidas. Ésta sería otra de las condiciones que pueden generar problemas a los autónomos de cara a Hacienda. Si se extravía una factura y no se le aporta a la Agencia Tributaria en un requerimiento o si se le aporta un documento que no es válido -como una factura simplificada-, es posible que Hacienda liquide ese importe e imponga una sanción al autónomo.
Una vez cumplido lo anterior, ejercer el derecho a la deducción en la declaración-liquidación correspondiente, siempre que no supere el plazo de los cuatro años siguientes al momento del devengo de las cuotas de IVA. Hay que tener en cuenta que, lo habitual, debería ser aplicar la deducción de un gasto en la declaración del trimestre en el que se ha efectuado. Si se pasara el plazo, el autónomo tiene hasta cuatro años para aportarlo pero los expertos advierten que cuanto más tiempo pase desde que el gasto se efectuó, será más probable que Hacienda requiera al autónomo que justifique ese gasto.
¿Qué datos debe incluir una factura para ser el Iva deducible y cómo se tiene que contabilizar?
Una factura es un documento muy importante que registra la transacción comercial entre un proveedor y un cliente.
Según apunta la AEAT o agencia Tributaria, para que un gasto sea fiscalmente deducible debe cumplir con lo dispuesto en el artículo 106.4 de la Ley General Tributaria, que dice que a la hora de acreditar el IVA deducible y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura del empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación. Ésta deberá cumplir además con los siguientes requisitos señalados en la normativa tributaria.
Esto significa que, antes de nada, para que un gasto sea deducible, la factura que lo justifica debe de ser hecha correctamente. Según el reglamento de facturación, para que una factura cumpla los requisitos de la normativa tributaria y, por lo tanto, pueda servir como justificante de un gasto deducible debe de tener al menos, los siguientes datos:
¿Qué datos debe llevar una factura por ley?
Número de la factura y, en su caso, el número de serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.
La fecha de expedición de la factura.
Nombre y apellidos, o razón social completa de la empresa, tanto del obligado a expedir factura (empresa o autónomo) como del destinatario de las operaciones (el cliente).
Número de Identificación Fiscal (NIF) recuerde que para las persona físicas el DNI o NIE es su número de IVA o el NIF atribuido por la Administración tributaria española en caso de empresa o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
Domicilio, tanto del obligado a expedir la factura como del cliente o destinatario de las operaciones.
Descripción de las operaciones o concepto, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto. También hay que incluir el precio unitario sin el Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
El tipo impositivo o porcentaje aplicado a las operaciones.
La cuota tributaria o Iva deducible que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado. (Será el importe del IVA deducible para el autónomo o empresario que soporta el Iva)
La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura. Recuerde, si recibe un pago anticipado, debe emitir una factura.
En el supuesto en el que cualquiera de las dos partes esté en un sistema especial (como por ejemplo el criterio de caja), debe hacer mención de ello en la factura.
Libros Registros contables donde se tienen que reflejar todas las operaciones sujetas a IVA para que sean deducibles
Además, para ser el IVA deducible, el gasto debe estar debidamente contabilizado y anotado en los libros registro. Según la Agencia Tributaria, los empresarios o profesionales, sujetos pasivos del IVA, deben contabilizar y registrar todas sus operaciones dentro de los plazos establecidos para la liquidación y pago del impuesto mensual o trimestral. La contabilidad deberá poder determinar con precisión tanto importe total del IVA repercutido a sus clientes como el importe total del impuesto soportado o Iva deducible en la adquisición de bienes y servicios a sus proveedores.
Los Libros registro del IVA son los siguientes:
Libro registro de facturas expedidas.
Libro registro de facturas recibidas.
Libro registro de bienes de inversión.
Libro registro de operaciones intracomunitarias.
Los libros registros se pueden llevar por medios electrónicos o informáticos en cuyo caso, se exige que se conserven durante el periodo de prescripción que es de 4 años después de la fecha límite para hacer la declaración correspondiente, los ficheros, las bases de datos y los programas necesarios que permitan un acceso completo a los mismos.
En el caso de empresarios que están inscritos en el REDEME ( registro de devolución mensual) con un periodo de presentación de autoliquidaciones de IVA mensual, los Libros registro del IVA deberán presentarse a través de la Sede electrónica de la AEAT, mediante el suministro electrónico de los registros de facturación (SII, sistema inmediato de información).
