5 conditions pour pouvoir déduire la TVA déductible
Dans ce post, nous vous donnons les clés pour rendre la TVA déductible et nous vous indiquons les cinq conditions pour que les indépendants et les entreprises puissent déduire la TVA déductible de leurs dépenses.
Chaque année, l’administration fiscale adresse aux entreprises et aux indépendants des milliers de demandes de vérification de leurs déclarations trimestrielles de TVA. Beaucoup d’entre eux se retrouvent avec une liquidation parallèle et une pénalité pour le montant qui n’a pas été payé. Selon les experts consultés, la plupart des pénalités imposées par le Trésor sont dues précisément au fait que le contribuable a essayé de déduire plus de dépenses qu’il n’en avait le droit ou qu’il n’a pas respecté certaines des exigences de base pour les déductions dans cet impôt.
Informations préliminaires sur la TVA déductible ou en amont
La déductibilité des frais de TVA est l’un des plus vieux combats et celui qui a causé le plus de problèmes aux indépendants et aux entrepreneurs avec les autorités fiscales, car il s’agit en fin de compte d’une question dans laquelle interviennent les critères et/ou l’interprétation de la réglementation du fonctionnaire en poste.
Comme le disent les indépendants et les entrepreneurs, contrairement à la loi sur l’impôt sur le revenu des personnes physiques, qui comprend une liste détaillée des dépenses déductibles, la réglementation sur la TVA est beaucoup plus confuse et ne précise que ce qui n’est pas déductible, comme les bijoux, le tabac, les dons ou les cadeaux et d’autres dépenses personnelles. En outre, l’article 95 de la loi 37/92 sur la TVA stipule au point 1 que « les entrepreneurs ou les professionnels ne peuvent pas déduire la TVA payée ou versée pour l’acquisition ou l’importation de biens ou de services qui n’ont pas d’incidence directe et exclusive sur leur activité commerciale ou professionnelle« . Directement et exclusivement, tel est le nœud du problème.
À partir de là, l‘entrepreneur indépendant ou la société de conseil doit déterminer, en fonction de son activité, quelles dépenses sont déductibles et lesquelles ne le sont pas, en connaissant toujours les lignes rouges comme, par exemple, la déduction des frais de véhicule – pour la plupart des travailleurs indépendants, la TVA est déductible à hauteur de 50 % maximum – (rappelez-vous que dans l’impôt sur le revenu des personnes physiques, les frais de véhicule ne sont pas déductibles – sauf dans certains cas – parce qu’il est pratiquement impossible de faire la différence entre l’utilisation professionnelle et privée du véhicule), le carburant ou certains cadeaux aux clients et aux fournisseurs. Cependant, au-delà des dépenses spécifiques, l’Agence fiscale espagnole a établi cinq critères généraux sur son site web, des exigences de base que toute dépense doit respecter pour être déductible aux fins de la TVA.
Cinq conditions générales pour que la TVA sur une dépense soit déductible
Selon le site web de l’Agence des impôts espagnole, les conditions suivantes doivent être remplies pour pouvoir déduire la TVA payée en amont :
- Vous devez être une entreprise ou un professionnel au sens de la TVA. Il s’agit de la condition la plus fondamentale. Pour pouvoir déduire une dépense de TVA, vous devez être un indépendant ou un entrepreneur au sens de la TVA, c’est-à-dire avoir une activité économique, car les particuliers ne déposent pas de déclaration de TVA et n’ont pas le droit de déduire des dépenses
- Effectuer des opérations ouvrant droit à déduction. Pour pouvoir déduire la TVA sur une dépense, il faut logiquement que l’activité exercée par l’indépendant soit soumise à la taxe. Par conséquent, certaines activités non soumises à la TVA, telles que les soins de santé, l’enseignement, certaines transactions immobilières ou l’assistance sociale, ne pourront pas faire l’objet d’une déduction.
- Les frais payée doive se rapporter à des biens ou des services utilisés exclusivement dans le cadre de l’activité commerciale ou professionnelle et être nécessaire pour avoir les revenus. En d’autres termes, les biens ou services que vous payez doivent être directement liés à l’activité économique de votre entreprise. Il s’agit là d’un des aspects les plus problématiques des déductions de TVA. À l’heure actuelle, on ne sait pas exactement quelles dépenses sont déductibles et lesquelles ne le sont pas pour telle ou telle entreprise. Ce qui est déductible pour un plombier, comme ses outils, ne le sera probablement pas pour un hôtelier ou un commerçant. Tout est laissé à l’appréciation de l’agent du fisc. En outre, il existe des dépenses telles que les frais de véhicule pour lesquelles les autorités fiscales remettent généralement en question le lien avec l’activité professionnelle pour presque toutes les activités, à l’exception de quelques-unes, comme les chauffeurs de taxi ou les transporteurs.
- Il faut être en possession de la facture ou du document justifiant le droit à la déduction, qui doit être conforme aux exigences réglementaires et être inscrit dans le registre des factures reçues. Il s’agit là d’une autre des conditions qui peuvent poser des problèmes aux indépendants vis-à-vis de l’administration fiscale. Si une facture est perdue et n’est pas fournie à l’administration fiscale dans le cadre d’une convocation, ou si un document non valable – comme une facture simplifiée – est fourni, il est possible que l’administration fiscale liquide ce montant et impose une pénalité au travailleur indépendant.
- Une fois que cela a été fait, le droit à la déduction peut être exercé dans la déclaration-liquidation correspondante, à condition que cela ne dépasse pas la période de quatre ans suivant le moment de l’accumulation des paiements de la TVA. Il convient de rappeler que la déduction d’une dépense doit normalement être appliquée dans la déclaration fiscale du trimestre au cours duquel elle a été encourue. Si le délai est dépassé, l’indépendant a jusqu’à quatre ans pour le fournir, mais les experts avertissent que plus le temps passe depuis que la dépense a été encourue, plus il est probable que les autorités fiscales demanderont à l’indépendant de justifier la dépense.
Quelles informations une facture doit-elle contenir pour que la TVA soit déductible et comment doit-elle être comptabilisée ?
Une facture est un document très important qui enregistre la transaction commerciale entre un fournisseur et un client.
Selon l’AEAT, pour qu’une dépense soit déductible, elle doit être conforme aux dispositions de l’article 106.4 de la loi générale sur les impôts, qui stipule que lors de l’accréditation de la TVA déductible et des déductions pratiquées, lorsqu’elles ont pour origine des opérations réalisées par des entrepreneurs ou des professionnels, elles doivent être justifiées en priorité au moyen de la facture de l’entrepreneur ou du professionnel qui a réalisé l’opération correspondante. Cette facture doit également répondre aux exigences suivantes prévues par la réglementation fiscale.
Cela signifie tout d’abord que, pour qu’une dépense soit déductible, la facture qui la justifie doit être correctement établie. Selon le règlement sur la facturation, pour qu’une facture réponde aux exigences de la réglementation fiscale et puisse donc servir de preuve d’une dépense déductible, elle doit au moins contenir les informations suivantes :
Quelles sont les informations que la loi impose de mentionner sur une facture ?
- Le numéro de la facture et, le cas échéant, le numéro de série. La numérotation des factures à l’intérieur de chaque série sera corrélative.
- La date d’émission de la facture.
- Le nom et le prénom, ou la raison sociale complète de la société, tant de la personne tenue d’émettre la facture (société ou indépendant) que du destinataire des opérations (le client).
- Numéro d’identification fiscale (NIF), sachant que pour les personnes physiques, le DNI ou NIE est le numéro de TVA ou le NIF attribué par l’administration fiscale espagnole dans le cas d’une société ou, le cas échéant, par celle d’un autre État membre de l’Union européenne, avec lequel la personne tenue d’émettre la facture a effectué la transaction.
- Adresse de la personne tenue d’émettre la facture et du client ou du destinataire des transactions.
- Description des opérations ou du concept, comprenant toutes les données nécessaires à la détermination de la base imposable de la taxe. Le prix unitaire hors taxe de ces opérations doit également être inclus, ainsi que toute remise ou rabais non compris dans ce prix unitaire.
- Le taux ou le pourcentage d’imposition appliqué aux opérations.
- La dette fiscale ou la TVA déductible qui, le cas échéant, est imputée et qui doit être indiquée séparément (il s’agira du montant de la TVA déductible pour le travailleur indépendant ou l’entrepreneur qui supporte la TVA).
- La date à laquelle les opérations documentées ont été effectuées ou à laquelle, le cas échéant, l’acompte a été reçu, à condition qu’il s’agisse d’une date différente de la date d’émission de la facture. N’oubliez pas que si vous recevez un acompte, vous devez émettre une facture.
- Si l’une des parties est soumise à un système particulier (par exemple, la comptabilité de caisse), vous devez le mentionner sur la facture.
Livres comptables Registres comptables dans lesquels toutes les opérations soumises à la TVA doivent figurer pour pouvoir être déduites.
En outre, pour que la TVA soit déductible, la dépense doit être dûment comptabilisée et enregistrée dans les registres de TVA. Selon l’Agence fiscale, les entrepreneurs ou les professionnels assujettis à la TVA doivent comptabiliser et enregistrer toutes leurs opérations dans les délais fixés pour le règlement et le paiement mensuels ou trimestriels de la taxe. La comptabilité doit permettre de déterminer avec précision le montant total de la TVA facturée à leurs clients et le montant total de la taxe en amont ou de la TVA déductible sur l’achat de biens et de services auprès de leurs fournisseurs.
Les registres de TVA sont les suivants
- Registre des factures émises.
- Registre des factures reçues.
- Registre des biens d’investissement.
- Registre des opérations intracommunautaires.
Les registres peuvent être tenus par des moyens électroniques ou informatiques, auquel cas les fichiers, bases de données et programmes nécessaires pour permettre un accès complet à ces registres doivent être conservés pendant le délai de prescription, qui est de 4 ans à compter de la date limite de dépôt de la déclaration correspondante.
Dans le cas des entrepreneurs inscrits au REDEME (registre de déclaration mensuelle) avec une période de déclaration mensuelle de la TVA, les livres d’enregistrement de la TVA doivent être déposés par l’intermédiaire du siège électronique de l’AEAT, au moyen de la fourniture électronique des registres de facturation (SII, système d’information immédiate).
