Estarás de acuerdo conmigo que la vida del autónomo se está convirtiendo en un infierno. Y la factura electrónicas han venido a ser una dificultad más.
Está claro que las empresas que se lo pueden permitir no les supondrá un problema , pero el pequeño autónomo o el pequeño empresario le va a suponer un gasto mas que quizas sea, a priori inútil.
Aquí le mostramos cómo afrontar la obligación ( más cercana de lo que se cree) de emitir facturas electrónicas.
¿Que es una factura electrónica?
Se considera factura electrónica aquélla que respeta lo establecido en el reglamento de facturación (respecto al contenido y a su integridad, a la garantía de autenticidad del origen…) y, además, cumple los siguientes requisitos:
- Que sea expedida y recibida por medios electrónicos.Por tanto, una factura expedida electrónicamente pero entregada en papel no es una factura electrónica . En cambio, sí se consideran facturas electrónicas las emitidas en formato papel que sean escaneadas, enviadas y recibidas por correo electrónico.
- Que el destinatario haya dado su consentimiento expreso para recibir la factura en este formato , salvo en los casos de facturación electrónica obligatoria (como en determinados contratos públicos).
- Que su autenticidad y origen queden garantizados por un medio válido (por ejemplo, la firma electrónica, el intercambio electrónico de datos o cualquier otro validado previamente por la Agencia Tributaria).
También existe el software “Facturae”, al que puede acceder visitando facturae y desde el que puede descargar una aplicación gratuita para generar facturas electrónicas
Destinatario
El destinatario debe disponer de los medios tecnológicos necesarios para verificar la firma electrónica o los certificados electrónicos utilizados.
Precisamente por ello debe prestar su consentimiento a recibir facturas electrónicas y puede también revocarlo en cualquier momento.
Consentimiento del destinatario
Dicho consentimiento puede ser de dos tipos:
- Expreso.Por ejemplo, remitiendo la aceptación (o rechazo) a recibir facturas electrónicas.
- Tácito.Por ejemplo, si queda constancia de que ha accedido al portal electrónico del expedidor, en el que éste pone a su disposición las facturas electrónicas, y no ha comunicado el rechazo a su recepción.
Contenido de una factura electrónica
El contenido de una factura electrónica es el propio de cualquier factura. Sin embargo, existen dos diferencias importantes.
Por un lado, dicha factura debe ir firmada por alguno de los medios antes comentados, para garantizar su autenticidad y origen .
Por otro lado, en facturas electrónicas con otras empresas y autónomos deberán acordarse las especificaciones técnicas, para que los softwares de las respectivas empresas puedan leer los documentos que se intercambien.
Pero, además, usted puede pactar con sus clientes y proveedores un contenido adicional, más allá del mínimo legal exigible para cualquier factura.
Por ejemplo, para facilitar procesos internos del destinatario (como una forma específica de identificar el documento, la incorporación de un código QR con información adicional…).
Actuación del destinatario de una factura electrónica
Obligaciones del destinatario
El destinatario, además de cumplir con las obligaciones de conservación de la factura (para justificar ante Hacienda la amortización de un activo adquirido, o la deducción de un gasto…), deberá informar a su empresa sobre el estado de ésta.
En concreto:
- Sobre si la acepta o rechaza y en qué fecha (si no está de acuerdo con su contenido, puede rechazarla, como con cualquier otra factura).
- También deberá notificarle el pago efectivo y completo y la fecha en la que se ha realizado.
Para emitir facturas electrónicas, necesitará el consentimiento del destinatario y poder garantizar su autenticidad y origen mediante la firma electrónica u otro medio validado previamente por la Agencia Tributaria. Para ello puede utilizar la aplicación “Facturae”.
