Comment commencer à facturer électroniquement ?

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Vous conviendrez avec moi que la vie des indépendants devient un enfer. Et les factures électroniques sont devenues une difficulté supplémentaire.

Il est clair que les entreprises qui peuvent se le permettre n’auront pas de problème, mais le petit indépendant ou le petit commerçant aura une dépense supplémentaire qui peut être, a priori, inutile.

Nous vous montrons ici comment faire face à l’obligation (plus proche que vous ne le pensez) d’émettre des factures électroniques.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique est considérée comme conforme aux dispositions du règlement sur la facturation (en ce qui concerne le contenu et l’intégrité, la garantie de l’authenticité de l’origine, etc :

Elle doit être émise et reçue par voie électronique ; par conséquent, une facture émise par voie électronique mais délivrée sur papier n’est pas une facture électronique. En revanche, les factures émises sur papier qui sont scannées, envoyées et reçues par courrier électronique sont considérées comme des factures électroniques.
Le destinataire doit avoir donné son consentement exprès pour recevoir la facture sous cette forme, sauf en cas de facturation électronique obligatoire (comme dans certains marchés publics).
Leur authenticité et leur origine doivent être garanties par un moyen valable (par exemple, signature électronique, échange de données informatisées ou tout autre moyen préalablement validé par l’Agence des impôts).

Il existe également le logiciel « Facturae », auquel vous pouvez accéder en visitant le site facturae et à partir duquel vous pouvez télécharger une application gratuite pour générer des factures électroniques.

Destinataire

Le destinataire doit disposer des moyens technologiques nécessaires pour vérifier la signature électronique ou les certificats électroniques utilisés.

C’est précisément pour cette raison qu’il doit donner son accord pour recevoir des factures électroniques et qu’il peut également le révoquer à tout moment.

Consentement du destinataire

Ce consentement peut être de deux types :

Express : par exemple, en envoyant une acceptation (ou un refus) de recevoir des factures électroniques.
Tacite : par exemple, s’il est prouvé qu’il a accédé au portail électronique de l’expéditeur, lorsque ce dernier met à sa disposition des factures électroniques, et qu’il n’a pas communiqué son refus de les recevoir.

Contenu d'une facture électronique

Le contenu d’une facture électronique est le même que celui de toute autre facture. Il existe toutefois deux différences importantes.

D’une part, cette facture doit être signée par l’un des moyens susmentionnés, afin de garantir son authenticité et son origine.

D’autre part, dans les factures électroniques avec d’autres entreprises et des indépendants, les spécifications techniques doivent être convenues, afin que les logiciels des entreprises respectives puissent lire les documents échangés.

Mais vous pouvez également convenir avec vos clients et fournisseurs d’un contenu supplémentaire, au-delà du minimum légal requis pour toute facture.

Par exemple, pour faciliter les processus internes du destinataire (comme une manière spécifique d’identifier le document, l’incorporation d’un code QR avec des informations supplémentaires…).

Action du destinataire d'une facture électronique

Obligations du destinataire

Le destinataire, en plus de respecter les obligations de conservation de la facture (pour justifier auprès de l’administration fiscale l’amortissement d’un bien acquis, ou la déduction d’une charge, etc.), doit informer son entreprise de l’état de la facture.

), il doit informer son entreprise de l’état de la facture :

S’il l’accepte ou la rejette et à quelle date (s’il n’est pas d’accord avec son contenu, il peut la rejeter, comme toute autre facture).
Il doit également vous informer du paiement effectif et complet et de la date à laquelle il a été effectué.

Pour émettre des factures électroniques, vous devez obtenir le consentement du destinataire et être en mesure de garantir leur authenticité et leur origine au moyen d’une signature électronique ou d’autres moyens préalablement validés par l’Agence fiscale. Pour ce faire, vous pouvez utiliser l’application « Facturae ».