Obligatoriedad del registro de jornada para todas las empresas
Desde el año 2019 todas las empresas deben estar adaptadas a la nueva normativa sobre el control horario y el registro de jornada laboral.
Obligatoriedad del registro de jornada para todas las empresas
EL Real Decreto Ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, refrendado en el BOE-nº 61 de referencia A-2019-3481, por el que se reforman cuatro artículos del Estatuto de los Trabajadores (artículos 4, 12, 34 y 35) que conlleva la obligatoriedad para todas las empresas de un control horario de la jornada incluyendo a los empleados a jornada completa.
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha expuesto que se va a exigir el registro de jornada a todas las empresas, con independencia del sector profesional o de su tamaño.
Entienden el registro obligatorio de la jornada como un medio de comprobación de las horas extraordinarias que se realizan y si se están compensando o pagando al trabajador.
No entra a valorar el soporte en el que debe realizarse dicho registro, pero sí afirma que debe contemplar el horario concreto de inicio y fin de la jornada de trabajo y las interrupciones de jornada y ser un sistema que permita facilitar los datos ante una Inspección en cualquier momento.
Los calendarios laborales preestablecidos no serán admitidos como medio de registro de jornada. El registro deberá ser «objetivo, fiable, diario y real».
Así mismo, ha indicado que podrán solicitar el registro de jornada anual, con el fin de valorar si se han compensado correctamente las horas y detectar excesos de jornadas irregulares.
El registro deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo.
Aunque en el texto no se indica, Inspección recomienda que se incluyan los campos específicos para registrar las paradas, y así se pueda ver claramente la jornada real que realiza el trabajador.
Algo importante a tener en cuenta es que el sistema debe permitir su conservación durante 4 años y a disposición inmediata de la inspección que se pueda producir en la empresa, de forma que se evite su manipulación, es decir, no se podrán presentar los informes o cuadrantes no actualizados a posteriori.
Eso sí, recordamos que para los trabajadores a tiempo parcial, siguen vigentes sus obligaciones específicas de registro de la jornada.
Ejemplo de registro de jornada
El trabajador no quiere fichar
Obligación de la empresa
Como sabe, todas las empresas, con independencia de su tamaño, están obligadas a registrar la jornada de todos sus trabajadores (excepto la de algunos empleados con una relación laboral especial, como el personal de alta dirección).
Incumplir esta obligación supone una infracción grave, que la Inspección de Trabajopuedesancionar con multas de entre 751y 7.500 euros.
Negativa del trabajador a rellenar el registro de jornada
Pese a lo anterior, hay empresas que se han encontrado con algún trabajador que se niega a fichar al entrar y al salir de su puesto. Pues bien:
- Si la empresa ha notificado la obligación de fichar (para cumplir con la ley), el trabajador no puede negarse a hacerlo. Y si lo hace, podrá ser sancionado por no seguir las órdenes de la empresa, según lo que establezca el convenio (la reiteración incluso podría dar lugar al despido).
- Ahora bien, la empresa no puede obligar a los empleados a utilizar su teléfono móvil privado para fichar (por ejemplo, a través de una aplicación). Según los tribunales, es abusivo obligar a un trabajador a aportar su móvil particular con conexión a Internet para desarrollar funciones relacionadas con el trabajo; ello quebranta la nota de ajenidad que debe existir en la relación laboral (los medios de producción son del empresario y no del trabajador).
Por tanto, la negativa de un trabajador en este caso estaría justificada y la empresa no podría sancionarlo (la desobediencia de un trabajador está justificada si el empresario incurre en un abuso de derecho).
Cómo actuar si un trabajador no quiere fichar
Si quiere que sus empleados registren la jornada mediante una aplicación informática, la empresa únicamente podrá imponer dicha obligación si el dispositivo (ya sea teléfono móvil u ordenador portátil) es de su propiedad.
Dicha solución es interesante para las empresas con comerciales o con trabajadores que pasan parte de su jornada fuera del centro de trabajo.
Registro de jornada y control de acceso
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha emitido una guía de buenas prácticas para el registro de jornada y el control de acceso en su empresa.
Vea cuáles son y cómo puede implementarlas.
Evite recoger datos personales
Obligatoriedad del registro de jornada
Todas las empresas deben llevar a cabo un registro del horario de sus trabajadores (y algunas empresas aprovechan este registro para utilizarlo también como control de acceso al centro de trabajo).
No se concreta qué tipo de sistema deben implementar las compañías para llevar a cabo el registro de jornada, pero en los últimos años ha proliferado la implementación de sistemas que conllevan la recopilación y tratamiento de datos personales de los empleados (por ejemplo, el registro a través de la huella dactilar o mediante el reconocimiento facial).
Sistemas para el registro de jornada
No obstante, siempre que sea posible, intente que la obligación de registro no conlleve recopilar, tratar y almacenar datos personales de los empleados.
Para ello, opte por sistemas que lo eviten; por ejemplo, son preferibles los sistemas manuales que involucren el uso de tarjetas deslizantes por parte de los empleados o el uso de sistemas de software que faciliten el fichaje desde un ordenador.
Ahora bien, si desea implementar sistemas que impliquen la recogida de datos personales, vea las obligaciones que ello conlleva en materia de protección de datos.
Si no puede evitar recoger datos personales
Qué Datos personales puede recoger en el registro de jornada
En primer lugar, debe tener claro qué tipo de datos personales recogerá para llevar a cabo el registro de la jornada o el control de acceso y verificar si tales datos son sensibles (es decir, si son datos de categorías especiales). ¡
En principio, el tratamiento de categorías especiales de datos personales está prohibido, salvo que concurra una de las excepciones contempladas en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Tome medidas
Por ejemplo, la huella dactilar (que es un método comúnmente utilizado por las empresas para acceder a las instalaciones) es un dato biométrico y, en consecuencia, su uso estaría prohibido por tratarse de un dato de carácter especial.
No obstante, su empresa puede implementar un sistema que requiera el uso de la huella dactilar si toma medidas adicionales:
- Deberá recabar el consentimiento explícito del empleado para el tratamiento de estos datos.
- El empleado podrá negarse, en cuyo caso el empresario deberá facilitar una alternativa (como, por ejemplo, el acceso mediante tarjeta o través de un código numérico facilitado por la compañía).
- Asimismo, deberá verificar que no se están obteniendo más datos de los realmente necesarios y que los datos recabados se destinan a un único fin; es decir, que no se utilizan para otros fines no relacionados con el registro de la jornada laboral o el control de acceso.
No menos importante
Asegúrese de que el contrato suscrito con el proveedor del sistema de registro de jornada o de control de acceso cubre todas las cuestiones relativas a dicho servicio.
Por lo general, ello implicará la licencia para el uso del programa (garantías, mantenimiento del software, posibles actualizaciones) y, en el caso de que el sistema implique la recogida de datos personales de los empleados (como el uso de la huella dactilar), conllevará también la implementación de cláusulas adicionales que regulen la recogida y el tratamiento de dichos datos en nombre de su empresa.
Si desea implementar sistemas de registro de jornada y de control de acceso que impliquen la recogida de datos personales, tenga en cuenta las obligaciones que ello conlleva en materia de protección de datos.
