Gastos particulares pagados con dinero de la empresa
Patrick Gordinne Perez2024-10-03T17:14:32+00:00Muchos empresarios abusan de estas prácticas pensando que Hacienda no las va a detectar, pero la Inspección suele descubrirlas.
Situaciones habituales
Uso y abuso
Ejemplo 1
Una empresa fijó su domicilio en la vivienda del socio principal y de su familia, deduciendo como gasto las facturas de alquiler, mantenimiento, etc.
Pero la visita de un agente tributario puso de manifiesto el engaño (el agente fue atendido por una empleada del hogar y en el inmueble no había ningún indicio de actividad económica), lo que supuso una importante deuda tributaria a cargo de la empresa en cuestión.
Ejemplo 2
Un empresario amuebló su domicilio y solicitó que la factura se emitiese a nombre de la empresa.
Al ser el emisor una empresa que no vendía habitualmente muebles de oficina, Hacienda solicitó información sobre el lugar de entrega del mobiliario, y pudo demostrar que éste no era utilizado por la empresa.
Ejemplo 3
En otros casos será más difícil que Hacienda detecte esta desviación de gastos.
Por ejemplo, si un empresario utiliza de vez en cuando a algunos empleados de su empresa para que hagan tareas en su domicilio particular, o si una factura de importe moderado por un arreglo en el domicilio particular es contabilizada por la sociedad.
No obstante, la Inspección tiene medios para detectar estas operaciones.
Por ejemplo, puede enviar requerimientos de información al profesional que ha realizado el servicio para que éste explique dónde lo prestó.
Se trata de un dato con trascendencia tributaria derivado de sus relaciones profesionales con otras personas, por lo que está obligado a facilitarlo [LGT, art. 93] .
Consecuencias tributarias
Operación Vinculada
En caso de que la empresa se deduzca este tipo de gastos –o las amortizaciones de los activos que realmente está utilizando un socio–, Hacienda regularizará la situación: considerará que es una operación vinculada y la calificará como un traspaso de beneficios de la sociedad al socio.
Así:
- Considerará que el gasto computado por la sociedad no es deducible.
- Además, entenderá que el socio ha obtenido de forma encubierta un dividendo que no ha declarado, y le hará tributar por él.
Se consideran vinculadas las operaciones realizadas entre una sociedad y los socios con una participación igual o superior al 25% [LIS, art. 18] .
Ejemplo
El propietario de una empresa realizó junto con su familia un viaje de turismo a Brasil, con un coste total de 20.000 euros.
Aprovechando que la empresa tiene clientes en dicho territorio, computó dicha suma como un gasto de la empresa, pero Hacienda ha detectado el destino privado de la operación y propone la siguiente regularización:
- Considera que los 20.000 euros son un beneficio de la empresa trasladado al socio (un dividendo).
- Como tal dividendo, es un gasto no deducible, por lo que exige 5.000 euros de cuota del Impuesto sobre Sociedades (el 25% de 20.000 euros).
- Adicionalmente, computa el dividendo como ingreso para el socio, ingreso que va a la base del ahorro del IRPF y que tributa a un tipo impositivo de entre el 19 y el 28% (según el volumen de ingresos que se computen como rentas del ahorro).
Recomendación
Declare el gasto como anticipo
Si ha pagado gastos particulares con dinero de la empresa, para evitar problemas con Hacienda lo mejor es que los separe del resto de gastos que sí son deducibles y diga a su contable que los contabilice aparte, como si fuesen un préstamo o un anticipo que le ha otorgado la compañía.
Además, vaya liquidando estas cantidades en un plazo razonable, aprovechando los importes que vaya recibiendo de la empresa (los salarios mensuales, las pagas extras y de beneficios, posibles dividendos…).
Inconvenientes
Si el saldo de estos “anticipos” es muy alto y usted no puede liquidarlos a corto plazo, tampoco pasa nada porque permanezcan en el balance de la compañía como una deuda del socio con la sociedad (un préstamo).
Sin embargo:
- Deberá liquidar intereses por este préstamo, intereses que, aunque se computarán como un ingreso en la sociedad, no serán deducibles en su IRPF .
- En general, la existencia de deudas de los socios no es bien vista por las entidades financieras a la hora de otorgar financiación a las empresas.
Uso de la tarjeta de credito
Pequeños desembolsos
Gastos del administrador
La tarjeta de empresa es una buena solución para controlar los pequeños desembolsos que usted, como propietario de su negocio, realiza en sus gestiones con clientes y proveedores.
Su contable recibirá el extracto del banco una vez al mes, y sobre esa base podrá contabilizar los gastos en las cuentas correspondientes.
Pero esta liquidación mensual no es suficiente:
- Usted deberá confeccionar igualmente un parte con los gastos incurridos, y adjuntar los justificantes. Para que un gasto sea fiscalmente deducible para su empresa debe estar justificado mediante factura (o tique para pequeños gastos de hostelería o peajes). ¡El extracto de la tarjeta no es suficiente!
- Si además quiere deducir el IVA soportado por estos gastos (por ejemplo, por la estancia en un hotel), el justificante deberá ser, en todo caso, una factura a nombre de la empresa. ¡En general, el IVA sólo es deducible si se dispone de dicho documento!
¿Gastos relacionados con la actividad?
Por otro lado, los gastos incurridos deberán estar relacionados con la actividad, y su cuantía deberá ser razonable y adecuada al tamaño y actividad de la empresa.
Si invita a un cliente a un buen restaurante, por ejemplo, conserve evidencias de que realmente le invitó a él y no a otra persona (quizá ese día firmaron un importante pedido, o usted pueda demostrar con recibos de parking o peajes que ese día se desplazó al municipio en el que está domiciliado el cliente).
Los gastos por invitaciones a clientes son fiscalmente deducibles hasta el límite del 1% de la cifra de negocios de la empresa.
En todo caso, ese 1% debe estar documentado y relacionado con la actividad [LIS, art. 15] .
Límites
Controles
Pero con el tiempo los controles se relajan, y quizá usted empiece a utilizar la tarjeta para pagos particulares (primero con prudencia y después de forma habitual).
No se exceda, ya que en caso de inspección Hacienda suele revisar estos gastos:
- Si los pagos realizados con la tarjeta son razonables, quizá el inspector no se entretendrá en controlarlos uno por uno y los aceptará como gasto del negocio. A estos efectos, considere el 1% indicado más arriba como un límite razonable (aunque ello no le garantiza que una eventual inspección no los revise).
- Si los gastos de la tarjeta son importantes, la Inspección los revisará a conciencia y será restrictiva (por lo que, seguramente, acabará rechazándole no sólo los gastos particulares sino también algunos gastos que en realidad sí son de la empresa). Asimismo, es posible que le imponga sanciones adicionales (de entre el 50 y el 150% de la cuota no ingresada).
Recomendaciones
Lo mejor es utilizar la tarjeta sólo para pagar las invitaciones a clientes.
Para evitar que Hacienda se centre en los gastos realizados con la tarjeta, adopte cautelas:
- No la utilice en comercios. Estas operaciones llaman la atención. Lo normal es que los obsequios a clientes se hagan a través de empresas especializadas, facturando éstas directamente a la compañía.
- Evite su utilización en días festivos o no laborables. Puede que un inspector acepte que usted ha invitado a un cliente un sábado, pero si dichas invitaciones se repiten en exceso quizá le discuta todos los gastos y no le acepte ninguno.
Si paga gastos particulares con dinero de la empresa, contabilícelos como anticipos o préstamos a su favor.
Liquide esos saldos con rapidez y de forma periódica, para reducir las posibilidades de que Hacienda los revise.