Dépenses privées payées avec l’argent de l’entreprise

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Lorsqu’un associé paie une dépense privée avec l’argent de la société, tant la société que l’associé prennent un risque fiscal.

Évitez ces situations et voyez comment agir pour ne pas avoir d’ennuis.

Beaucoup d’hommes d’affaires abusent de ces pratiques en pensant que le fisc ne les détectera pas, mais le fisc les découvre souvent.

Situations typiques

Utilisation et abus

Exemple 1

Une société a établi son domicile dans la maison de l’associé principal et de sa famille, déduisant comme dépenses les factures de loyer, d’entretien, etc.

Cependant, la visite d’un agent fiscal a révélé la supercherie (l’agent était accompagné d’un employé de maison et il n’y avait aucune preuve d’une quelconque activité économique dans la propriété), ce qui a entraîné une importante dette fiscale pour la société en question.

Exemple 2

Un homme d’affaires meuble sa maison et demande que la facture soit établie au nom de la société.

L’émetteur étant une société qui ne vend pas habituellement du mobilier de bureau, les autorités fiscales ont demandé des informations sur le lieu de livraison du mobilier et ont pu prouver que le mobilier n’était pas utilisé par la société.

Exemple 3

Dans d’autres cas, il sera plus difficile pour les autorités fiscales de détecter cette déviation des dépenses.

Par exemple, si un homme d’affaires utilise occasionnellement certains employés de son entreprise pour effectuer des travaux à son domicile privé, ou si une facture modérée pour une amélioration de l’habitat est comptabilisée par l’entreprise.

Or, l’Inspection a les moyens de détecter ces opérations.

Elle peut par exemple adresser des demandes d’information au professionnel qui a effectué la prestation afin qu’il explique où la prestation a été effectuée.

Il s’agit d’une information ayant une incidence fiscale découlant de ses relations professionnelles avec d’autres personnes, et il est donc tenu de la fournir [LGT, art. 93].

Implications fiscales

Opération liée

Si la société déduit de telles dépenses – ou des amortissements d’actifs qui sont effectivement utilisés par un partenaire – les autorités fiscales régulariseront la situation : elles considéreront qu’il s’agit d’une opération liée et la qualifieront de transfert de bénéfices de la société vers le partenaire.

C’est ainsi que l’administration fiscale régularisera la situation :

Elle considérera que la dépense calculée par la société n’est pas déductible.
De plus, elle considérera que l’actionnaire a obtenu de manière déguisée un dividende qu’il n’a pas déclaré et lui fera payer un impôt sur ce dividende.

Les transactions effectuées entre une société et des associés détenant une participation de 25% ou plus sont considérées comme liées [LIS, art. 18].

Exemple

Le propriétaire d’une entreprise et sa famille effectuent un voyage touristique au Brésil, pour un coût total de 20.000 euros.

Profitant du fait que l’entreprise a des clients dans ce territoire, il a calculé cette somme comme une dépense de l’entreprise, mais l’administration fiscale a détecté la destination privée de l’opération et propose la régularisation suivante :

Elle considère les 20.000 euros comme un bénéfice de la société transmis à l’associé (un dividende).
En tant que dividende, il s’agit d’une charge non déductible, qui requiert donc 5 000 euros d’impôt sur les sociétés (25 % de 20 000 euros).
En outre, le dividende est considéré comme un revenu pour l’actionnaire, revenu qui entre dans la base d’épargne de l’IRPF et est imposé à un taux compris entre 19 et 28 % (en fonction du volume de revenu qui est considéré comme un revenu d’épargne).

Recommandation

Déclarer la dépense comme une avance

Si vous avez payé des dépenses privées avec l’argent de l’entreprise, pour éviter des problèmes avec le fisc, il est préférable de les séparer des autres dépenses déductibles et de demander à votre comptable de les comptabiliser séparément, comme s’il s’agissait d’un prêt ou d’une avance que vous a consentie l’entreprise.

En outre, payez ces montants sur une période raisonnable, en profitant des montants que vous recevez de l’entreprise (salaires mensuels, primes et bénéfices, dividendes éventuels…).

Inconvénients

Si le solde de ces « avances » est très élevé et que vous ne pouvez pas les rembourser à court terme, il n’y a pas d’inconvénient à ce qu’elles restent inscrites au bilan de la société comme une dette de l’associé envers la société (un prêt).

Toutefois, il n’y a pas de problème :

Vous devrez régler des intérêts sur ce prêt, intérêts qui, bien que comptabilisés comme un revenu dans la société, ne seront pas déductibles dans votre IRPF .
En général, l’existence de dettes des associés n’est pas bien vue par les institutions financières lorsqu’elles accordent des financements aux sociétés.

Utilisation des cartes de crédit

Petits décaissements

Frais d’administration

La carte d’entreprise est une bonne solution pour contrôler les petites dépenses que vous effectuez, en tant que propriétaire de votre entreprise, dans le cadre de vos relations avec les clients et les fournisseurs.

Votre comptable recevra le relevé bancaire une fois par mois et, sur cette base, vous pourrez comptabiliser les dépenses dans les comptes appropriés.

Mais ce décompte mensuel n’est pas suffisant :

Vous devez également établir un relevé des dépenses encourues et y joindre les pièces justificatives. Pour qu’une dépense soit fiscalement déductible pour votre entreprise, elle doit être justifiée par une facture (ou un reçu pour les petits frais d’hôtel ou de péage). Un relevé de carte de crédit ne suffit pas !
Si vous souhaitez également déduire la TVA en amont sur ces dépenses (par exemple pour un séjour à l’hôtel), la pièce justificative doit dans tous les cas être une facture au nom de l’entreprise. En général, la TVA n’est déductible que si vous disposez d’un tel document !

Dépenses liées à l’activité ?

En revanche, les dépenses engagées doivent être liées à l’activité et leur montant doit être raisonnable et adapté à la taille et à l’activité de l’entreprise.

Si vous invitez un client dans un bon restaurant, par exemple, conservez la preuve que vous l’avez effectivement invité et pas quelqu’un d’autre (peut-être avez-vous signé une commande importante ce jour-là, ou pouvez-vous prouver à l’aide de reçus de parking ou de péage que vous vous êtes rendu dans la commune où le client est domicilié ce jour-là).

Les frais d’invitation de clients sont déductibles fiscalement dans la limite de 1 % du chiffre d’affaires de l’entreprise.

Dans tous les cas, ce 1% doit être documenté et lié à l’activité [LIS, art. 15].

Limites

Contrôles

Mais avec le temps, les contrôles se relâchent et vous pouvez commencer à utiliser la carte pour des paiements privés (d’abord avec prudence, puis régulièrement).

N’en faites pas trop, car ces dépenses sont généralement contrôlées par l’administration fiscale en cas d’inspection :

Si les paiements effectués avec la carte sont raisonnables, l’inspecteur ne prendra peut-être pas la peine de les contrôler un par un et les acceptera comme frais professionnels. A cet effet, considérez le 1% indiqué ci-dessus comme une limite raisonnable (bien que cela ne garantisse pas qu’un contrôle ne les examinera pas).
Si les dépenses figurant sur la carte sont importantes, l’inspection les examinera minutieusement et se montrera restrictive (et finira probablement par rejeter non seulement des dépenses individuelles, mais aussi certaines dépenses qui sont en fait des frais professionnels). Elle peut également imposer des pénalités supplémentaires (entre 50 et 150 % du montant non payé).

Recommandations

Il est préférable de n’utiliser la carte que pour payer des invitations à des clients.

Pour éviter que l’administration fiscale ne s’intéresse aux dépenses effectuées avec la carte, prenez des précautions :

Ne pas l’utiliser dans les magasins. Ces transactions attirent l’attention. Les cadeaux aux clients sont généralement effectués par l’intermédiaire de sociétés spécialisées, qui facturent directement l’entreprise.
Évitez de l’utiliser les jours fériés ou chômés. Un inspecteur peut accepter que vous ayez invité un client un samedi, mais si de telles invitations se répètent trop souvent, il peut contester tous les frais et n’en accepter aucun.

Si vous payez des dépenses privées avec l’argent de l’entreprise, considérez-les comme des avances ou des prêts en votre faveur.

Apurez ces soldes rapidement et régulièrement afin de réduire les risques de contrôle par les autorités fiscales.