Enregistrement obligatoire des heures de travail pour toutes les entreprises
Patrick Gordinne Perez2025-01-13T18:06:49+00:00À partir de 2019, toutes les entreprises devront se conformer à la nouvelle réglementation sur le temps de présence et l’enregistrement des heures.
Enregistrement obligatoire des heures de travail pour toutes les entreprises
Le décret-loi royal 8/2019 sur les mesures urgentes pour la protection sociale et la lutte contre la précarité de la journée de travail, entériné dans le BOE-No. 61 de référence A-2019-3481, réformant quatre articles du Statut des travailleurs (articles 4, 12, 34 et 35), qui rend obligatoire pour toutes les entreprises le contrôle des heures de travail, y compris pour les employés à temps plein.
L’inspection du travail et de la sécurité sociale a déclaré que toutes les entreprises, quel que soit leur secteur professionnel ou leur taille, seront tenues d’enregistrer leurs heures de travail.
Elle considère l’enregistrement obligatoire des heures de travail comme un moyen de vérifier si des heures supplémentaires sont effectuées et si le travailleur est compensé ou payé.
La directive n’évalue pas le support sur lequel cet enregistrement doit être effectué, mais elle précise qu’il doit comprendre les heures précises de début et de fin de la journée de travail, ainsi que les interruptions éventuelles de la journée de travail, et qu’il doit s’agir d’un système permettant de fournir les données à un service d’inspection à n’importe quel moment.
Les horaires de travail préétablis ne seront pas acceptés comme moyen d’enregistrement des heures de travail. L’enregistrement doit être « objectif, fiable, quotidien et réel ».
Ils pourront également demander le registre annuel des jours de travail, afin d’évaluer si les heures ont été correctement compensées et de détecter les excès d’heures de travail irrégulières.
Le registre doit inclure les heures spécifiques de début et de fin de la journée de travail.
Bien que cela ne soit pas indiqué dans le texte, l’Inspection recommande d’inclure des champs spécifiques pour enregistrer les arrêts de travail, de manière à ce que la journée de travail effective du travailleur soit clairement visible.
Il est important de rappeler que le système doit être conservé pendant 4 ans et être immédiatement disponible pour tout contrôle qui pourrait avoir lieu dans l’entreprise, afin d’éviter toute manipulation, c’est-à-dire qu’il ne sera pas possible de présenter a posteriori des rapports ou des horaires périmés.
Nous vous rappelons toutefois que pour les travailleurs à temps partiel, leurs obligations spécifiques d’enregistrement de la journée de travail restent d’application.
Exemple de relevé de temps

Le travailleur ne veut pas pointer
Obligation de l’entreprise
Comme vous le savez, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont tenues d’enregistrer les heures de travail de tous leurs salariés (à l’exception de certains salariés bénéficiant d’une relation de travail particulière, comme les cadres supérieurs).
Le non-respect de cette obligation constitue une infraction grave, pour laquelle l’inspection du travail peut infliger des amendes allant de 751 à 7 500 euros.
Refus du travailleur de remplir le registre de la journée de travail
Malgré ce qui précède, certaines entreprises ont rencontré des travailleurs qui refusent de pointer. C’est le cas :
- Si l’entreprise a notifié l’obligation de pointer (pour se conformer à la loi), le travailleur ne peut pas refuser de le faire. Et s’il le fait, il peut être sanctionné pour ne pas avoir suivi les ordres de l’entreprise, conformément aux dispositions de la convention collective (la répétition peut même entraîner le licenciement).
- En revanche, l’entreprise ne peut pas obliger les employés à utiliser leur téléphone portable privé pour pointer (par exemple, via une application). Selon les tribunaux, il est abusif d’obliger un employé à apporter son téléphone portable privé avec une connexion internet pour effectuer des fonctions liées au travail ; cela viole la note de statut d’outsider qui doit exister dans la relation de travail (les moyens de production appartiennent à l’employeur et non à l’employé).
Par conséquent, le refus du travailleur dans ce cas serait justifié et l’entreprise ne pourrait pas le sanctionner (la désobéissance d’un travailleur est justifiée si l’employeur commet un abus de droit).
Que faire si un employé ne veut pas pointer ?
Si vous souhaitez que vos employés enregistrent leur journée de travail à l’aide d’une application informatique, l’entreprise ne peut imposer cette obligation que si l’appareil (qu’il s’agisse d’un téléphone mobile ou d’un ordinateur portable) appartient à l’employé.
Cette solution est intéressante pour les entreprises qui emploient du personnel de vente ou des salariés qui passent une partie de leur journée de travail en dehors de leur lieu de travail.
Enregistrement des heures et contrôle d'accès
L’Agence espagnole de protection des données (AEPD) a publié un guide de bonnes pratiques pour l’enregistrement journalier et le contrôle d’accès dans votre entreprise.
Découvrez ce qu’elles sont et comment vous pouvez les mettre en œuvre.
Éviter la collecte de données personnelles
Enregistrement obligatoire des heures de travail
Toutes les entreprises doivent tenir un registre des heures de travail de leurs employés (et certaines entreprises utilisent également ce registre pour contrôler l’accès au lieu de travail).
Il n’est pas précisé quel type de système les entreprises doivent mettre en place pour l’enregistrement des heures de travail, mais ces dernières années, on a assisté à une prolifération de systèmes impliquant la collecte et le traitement de données personnelles des employés (par exemple, l’enregistrement des empreintes digitales ou de la reconnaissance faciale).
Systèmes d’enregistrement des heures de travail
Dans la mesure du possible, il convient toutefois de veiller à ce que l’obligation d’enregistrement n’implique pas la collecte, le traitement et le stockage de données à caractère personnel des salariés.
Par exemple, les systèmes manuels impliquant l’utilisation de cartes magnétiques par les employés ou l’utilisation de logiciels facilitant le pointage à partir d’un ordinateur sont préférables.
Toutefois, si vous souhaitez mettre en place des systèmes qui impliquent la collecte de données personnelles, soyez conscient des obligations en matière de protection des données.
Si vous ne pouvez pas éviter de collecter des données à caractère personnel
Quelles données à caractère personnel pouvez-vous collecter dans le cadre de la saisie des temps ?
Tout d’abord, vous devez savoir clairement quel type de données à caractère personnel vous allez collecter pour effectuer la saisie des temps ou le contrôle d’accès et vérifier si ces données sont sensibles (c’est-à-dire s’il s’agit de données appartenant à une catégorie spéciale). ¡
En principe, le traitement de catégories particulières de données à caractère personnel est interdit, sauf si l’une des exceptions prévues par le règlement général sur la protection des données (RGPD) s’applique.
Prendre des mesures
Par exemple, l’empreinte digitale (qui est une méthode couramment utilisée par les entreprises pour accéder aux locaux) est une donnée biométrique et son utilisation serait donc interdite car il s’agit d’une donnée spéciale.
Toutefois, votre entreprise peut mettre en place un système qui exige l’utilisation de l’empreinte digitale si vous prenez des mesures supplémentaires :
- Vous devez demander le consentement explicite de l’employé au traitement de ces données.
- L’employé peut refuser, auquel cas l’employeur doit lui proposer une alternative (par exemple, un accès par carte ou par un code numérique fourni par l’entreprise).
- L’employeur doit également vérifier qu’il ne collecte pas plus de données que ce qui est réellement nécessaire et que les données collectées ne servent qu’à une seule fin, c’est-à-dire qu’elles ne sont pas utilisées à d’autres fins non liées à l’enregistrement du temps de travail ou au contrôle d’accès.
Pas des moindres
Assurez-vous que le contrat conclu avec le fournisseur du système d’enregistrement des heures ou de contrôle d’accès couvre toutes les questions liées au service.
Il s’agira généralement de la licence d’utilisation du programme (garanties, maintenance du logiciel, mises à jour éventuelles) et, dans le cas où le système implique la collecte de données personnelles des employés (comme l’utilisation des empreintes digitales), il s’agira également de mettre en œuvre des clauses supplémentaires régissant la collecte et le traitement de ces données pour le compte de votre entreprise.
Si vous souhaitez mettre en place des systèmes d’enregistrement des temps et de contrôle d’accès qui impliquent la collecte de données à caractère personnel, veuillez noter les obligations en matière de protection des données qui en découlent.