Quelles sont les exigences formelles pour une facture en Espagne ?
Avant de payer vos factures, vérifiez qu’elles sont correctes. N’oubliez pas que si elles contiennent des erreurs, l’administration fiscale peut refuser de déduire la TVA en amont. Et compte tenu de la charge fiscale élevée que votre entreprise doit déjà supporter, c’est la seule chose qui manque…
Quelles sont les formalités à remplir pour l'établissement d'une facture en Espagne ?
Exigences formelles des factures selon les autorités fiscales
Dans le domaine de la TVA, l’administration fiscale exige que toutes les conditions de forme requises par la loi soient remplies.
L’une des formalités auxquelles il attache le plus d’importance est le contenu des factures.
Ainsi, même si vous pouvez prouver que votre entreprise a acheté un bien et que vous avez bien payé le prix et la TVA facturés par votre fournisseur, l’administration fiscale peut refuser de déduire la TVA si la facture du fournisseur contient des erreurs dans son contenu.
Pour éviter ce risque, exigez que les factures de votre fournisseur respectent toutes les conditions de forme prévues par la loi.
Le cas échéant, ne payez pas avant d’avoir reçu une facture en bonne et due forme.
Vous pouvez également payer le principal et retenir le paiement de la TVA, en faisant valoir qu’en raison d’erreurs formelles dans la facture, celle-ci ne vous a pas été correctement facturée et que vous ne pouvez donc pas la déduire.
Exigences générales pour l'établissement d'une facture en Espagne
Identification de la facture
La facture doit être correctement identifiée avec le numéro et la date à laquelle elle a été émise.
La date à laquelle la transaction a eu lieu (date de régularisation) doit également figurer lorsqu’elle ne coïncide pas avec la date d’émission.
Si votre fournisseur émet des factures contenant des transactions effectuées à des jours différents (factures récapitulatives), vérifiez que toutes les transactions se réfèrent au même mois civil.
Coordonnées du fournisseur et du client
La facture doit comporter la raison sociale complète, le numéro de TVA et l’adresse fiscale du fournisseur et du client.
Si le fournisseur est établi dans un autre pays de l’Union européenne, le numéro d’identification TVA attribué par son pays doit être indiqué.
Données relatives à la TVA
La base d’imposition, le taux d’imposition et le montant de la TVA facturée doivent également être indiqués séparément.
Par contre, si plusieurs produits ayant des taux de TVA différents sont achetés dans la même transaction, la base imposable, le taux d’imposition et le montant correspondant à chaque groupe de produits auquel s’applique le même taux de TVA doivent être indiqués séparément.
Si l’opération est exonérée de TVA, il est nécessaire que l’émetteur indique sur la facture la règle justifiant que la taxe ne soit pas perçue sur l’opération.
Description ou concept d'une facture
Très important : le concept ou la description doit être suffisant pour comprendre l’opération.
Enfin, la facture doit décrire l’opération effectuée, de manière à pouvoir déterminer si la TVA doit être appliquée à l’opération et, le cas échéant, le taux d’imposition applicable :
En cas de vente de marchandises, la description de chaque produit vendu, le nombre d’unités et le prix unitaire doivent être indiqués.
Il est également possible que la facture fasse référence à un bon de livraison spécifique. Dans ce cas, vous devez le conserver avec la facture.
Si la facture fait référence à un service, il faut exiger que la description exacte des services soit indiquée.
Si la description est trop générique, les autorités fiscales peuvent refuser de déduire la TVA en amont. N’autorisez pas une description telle que « services divers », car elle ne vous permet pas de déterminer si la taxe a été calculée correctement.
Vérifiez que les factures reçues contiennent toutes les informations requises par la loi. S’il y a des erreurs, demandez qu’elles soient rectifiées et, si nécessaire, retenez le paiement jusqu’à ce que vous soyez en possession de la facture correcte.
