En este post le damos la claves para que un iva sea deducible y le contamos las cinco condiciones para que los autónomos y empresas puedan deducir el IVA DEDUCIBLE de sus gastos.
La Agencia Tributaria, cada año, realiza miles de requerimientos a las empresas y autónomos para comprobar sus declaraciones trimestrales de IVA.
Muchas de ellas acaban con una liquidación paralela y una sanción por el importe que se haya dejado de ingresar.
Según los expertos consultados, la mayoría de las sanciones que impone Hacienda al colectivo se deben precisamente a haber intentado deducir más gastos de los que le corresponderían al contribuyente o a haber incumplido alguno de los requisitos básicos de las deducciones en este impuesto.
¿Qué es el IVA Deducible?
Empezamos por lo básico del IVA:
El IVA deducible es un concepto fundamental en la fiscalidad empresarial, ya que permite a las empresas recuperar el impuesto que han pagado al adquirir bienes o servicios.
Este mecanismo es crucial para una adecuada gestión económica y fiscal.
Diferencia entre IVA Deducible e IVA Soportado
La diferencia principal radica en que el IVA soportado se refiere a la cantidad total de impuestos pagados en las compras, mientras que el IVA deducible es la parte de ese IVA soportado que efectivamente puede ser restada del IVA devengado.
Información previa sobre el Iva deducible o Iva soportado
La deducibilidad de los gastos de IVA es una de las peleas más antiguas y que más problemas han traído a los autónomos y empresarios con Hacienda porque al final es un asunto en el que interviene el criterio y/o interpretación de la norma del funcionario/a de turno.
Como dicen en autónomo y emprendedores, a diferencia de la ley de IRPF, que sí recoge un listado detallado de los gastos que son deducibles, la normativa del IVA es mucho más confusa y sólo especifica lo que en ningún caso es deducible, como las joyas, el tabaco, los donativos o liberalidades y demás gastos personales. Además, el artículo 95 de la Ley del IVA 37/92 establece en su punto Uno que:
“los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesional”. Directa y exclusivamente , ahi esta el kit de la cuestión.
A partir de ahí y , el empresario-autónomo o la Asesoría debe determinar dependiendo de su actividad qué gastos son deducibles y cuáles no, conociendo siempre las líneas rojas como por ejemplo la deducción de gastos del vehículo -que para la mayoría de autónomos el IVA es deducible, como máximo, al 50%- (recuerde que en el IRPF el gasto de vehículos no es deducible -salvo determinados casos- porque es prácticamente imposible de diferenciar el uso del vehículo de manera profesional o privada), el combustible o determinados obsequios a clientes y proveedores. Sin embargo, más allá de los gastos concretos, la Agencia Tributaria sí ha establecido en su página web cinco criterios generales, requisitos básicos que debe cumplir cualquier gasto para poder ser deducible en IVA.
Cinco requisitos generales para que el IVA de un gasto sea deducible
Según recoge la Agencia Tributaria en su página web, para que el IVA soportado sea considerado como deducible, debe cumplir ciertos requisitos, que incluyen::
Alta como Autónomo o Entidad
Ser empresario o profesional a efectos del IVA. Éste sería el requisito más básico. Para poder deducir un gasto en IVA hay que darse de alta como autónomo o empresario a efectos de IVA, es decir, tener una actividad económica, ya que los particulares no hacen declaraciones de IVA y tampoco tienen derecho a deducir los gastos. Este registro formal es esencial para acceder a los beneficios fiscales, incluyendo la deducción del IVA. La Agencia Tributaria exige que quienes realicen actividades económicas cumplan con las formalidades administrativas correspondientes, lo que incluye la obtención del NIF (Número de Identificación Fiscal).
Relación con la Actividad Económica
Realizar operaciones que dan derecho a la deducción. Para poder deducir el IVA de un gasto, lógicamente, la actividad que desarrolla el autónomo debe estar sujeta al impuesto. Por lo tanto, no podrán acceder a deducciones determinadas actividades que no están sujetas al IVA como asistencia sanitaria, enseñanza, determinadas operaciones inmobiliarias o asistencia social.
Operación necesaria y exclusiva de la actividad
Las cuotas soportadas deben referirse a bienes o servicios que se afecten exclusivamente a la actividad empresarial o profesional y sean necesarias para conseguir los ingresos. En otras palabras, los bienes o servicios que pague deben estar relacionados directamente con la actividad económica de su empresa. Éste sería uno de los aspectos más problemáticos de las deducciones en IVA. A día de hoy no queda claro qué gastos sí y qué gastos no son deducibles para cada negocio. Lo que es deducible para un fontanero, como por ejemplo sus herramientas, seguramente no lo sería para un hostelero o para un comerciante. Todo queda a criterio del funcionario de hacienda. Además, hay gastos como el del vehículo en los que Hacienda suele poner en duda la vinculación a la actividad profesional para casi todas las actividades, exceptuando unas pocas como los taxistas o transportistas.
Existencia de Factura Válida
Estar en posesión de la factura o del documento justificativo del derecho a deducción, que deberá cumplir con los requisitos reglamentariamente establecidos y estar contabilizada en el Libro registro de facturas recibidas. Ésta sería otra de las condiciones que pueden generar problemas a los autónomos de cara a Hacienda. Si se extravía una factura y no se le aporta a la Agencia Tributaria en un requerimiento o si se le aporta un documento que no es válido -como una factura simplificada-, es posible que Hacienda liquide ese importe e imponga una sanción al autónomo.
Declaración dentro del plazo
Una vez cumplido lo anterior, ejercer el derecho a la deducción en la declaración-liquidación correspondiente, siempre que no supere el plazo de los cuatro años siguientes al momento del devengo de las cuotas de IVA. Hay que tener en cuenta que, lo habitual, debería ser aplicar la deducción de un gasto en la declaración del trimestre en el que se ha efectuado. Si se pasara el plazo, el autónomo tiene hasta cuatro años para aportarlo pero los expertos advierten que cuanto más tiempo pase desde que el gasto se efectuó, será más probable que Hacienda requiera al autónomo que justifique ese gasto.
Ejemplos de IVA Deducible
El IVA deducible es aplicable en diversas situaciones cotidianas de una empresa. Algunos ejemplos típicos pueden incluir:
- La compra de materiales para la producción: Si una empresa constructora adquiere cemento, el IVA que paga por este material es deducible.
- Los servicios contratados: Si una agencia de publicidad contrata un servicio de diseño gráfico, el IVA de la factura es deducible en su declaración.
- Gastos de suministros: En una oficina, la compra de papel o tinta para impresoras también permite deducir el IVA correspondiente.
Estos ejemplos ilustran cómo el IVA deducible se convierte en un recurso de financiación que alivia la carga fiscal de las empresas, siempre que cumplan con los criterios establecidos por la normativa fiscal.
¿Qué datos debe incluir una factura para ser el Iva deducible y cómo se tiene que contabilizar?
Una factura es un documento muy importante que registra la transacción comercial entre un proveedor y un cliente.
Según apunta la AEAT o agencia Tributaria, para que un gasto sea fiscalmente deducible debe cumplir con lo dispuesto en el artículo 106.4 de la Ley General Tributaria, que dice que a la hora de acreditar el IVA deducible y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura del empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación.
Ésta deberá cumplir además con los siguientes requisitos señalados en la normativa tributaria.
Esto significa que, antes de nada, para que un gasto sea deducible, la factura que lo justifica debe de ser hecha correctamente.
Según el reglamento de facturación, para que una factura cumpla los requisitos de la normativa tributaria y, por lo tanto, pueda servir como justificante de un gasto deducible debe de tener al menos, los siguientes datos:
¿Qué datos debe llevar una factura por ley?
Número de la factura y, en su caso, el número de serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.
La fecha de expedición de la factura.
Nombre y apellidos, o razón social completa de la empresa, tanto del obligado a expedir factura (empresa o autónomo) como del destinatario de las operaciones (el cliente).
Número de Identificación Fiscal (NIF) recuerde que para las persona físicas el DNI o NIE es su número de IVA o el NIF atribuido por la Administración tributaria española en caso de empresa o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
Domicilio, tanto del obligado a expedir la factura como del cliente o destinatario de las operaciones.
Descripción de las operaciones o concepto, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto. También hay que incluir el precio unitario sin el Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
El tipo impositivo o porcentaje aplicado a las operaciones.
La cuota tributaria o Iva deducible que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado. (Será el importe del IVA deducible para el autónomo o empresario que soporta el Iva)
La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura. Recuerde, si recibe un pago anticipado, debe emitir una factura.
En el supuesto en el que cualquiera de las dos partes esté en un sistema especial (como por ejemplo el criterio de caja), debe hacer mención de ello en la factura.
Libros Registros contables donde se tienen que reflejar todas las operaciones sujetas a IVA para que sean deducibles
Además, para ser el IVA deducible, el gasto debe estar debidamente contabilizado y anotado en los libros registro.
Según la Agencia Tributaria, los empresarios o profesionales, sujetos pasivos del IVA, deben contabilizar y registrar todas sus operaciones dentro de los plazos establecidos para la liquidación y pago del impuesto mensual o trimestral.
La contabilidad deberá poder determinar con precisión tanto importe total del IVA repercutido a sus clientes como el importe total del impuesto soportado o Iva deducible en la adquisición de bienes y servicios a sus proveedores.
Los Libros registro del IVA son los siguientes:
Libro registro de facturas expedidas.
Libro registro de facturas recibidas.
Libro registro de bienes de inversión.
Libro registro de operaciones intracomunitarias.
Los libros registros se pueden llevar por medios electrónicos o informáticos en cuyo caso, se exige que se conserven durante el periodo de prescripción que es de 4 años después de la fecha límite para hacer la declaración correspondiente, los ficheros, las bases de datos y los programas necesarios que permitan un acceso completo a los mismos.
En el caso de empresarios que están inscritos en el REDEME ( registro de devolución mensual) con un periodo de presentación de autoliquidaciones de IVA mensual, los Libros registro del IVA deberán presentarse a través de la Sede electrónica de la AEAT, mediante el suministro electrónico de los registros de facturación (SII, sistema inmediato de información).
IVA Soportado No Deducible
El IVA soportado no deducible se refiere a aquel impuesto que las empresas y autónomos han pagado en sus compras, pero que no pueden restar del IVA devengado. Existen diversas circunstancias que determinan qué gastos no son elegibles para su deducción.
Ejemplos de IVA No Deducible
El contexto empresarial puede dar lugar a diferentes situaciones donde el IVA soportado no resulte deducible. Estos casos se presentan en diversas áreas, lo que puede confundir a quienes gestionan las cuentas de un negocio.
Situaciones Comunes
- Gastos Personales: Si un empresario adquiere bienes o servicios destinados a su uso personal, como ropa o artículos de ocio, el IVA correspondiente no es deducible, ya que no están relacionados con la actividad económica.
- Compras Fuera de Actividad: Si una empresa, por ejemplo, un taller mecánico, compra materiales que no se utilizan directamente en su actividad principal, como mobiliario de oficina que no es parte del funcionamiento de su negocio, el IVA no será deducible.
- Gastos de Representación: Los gastos en comidas o eventos destinados a entretenimiento, que superen ciertos límites establecidos por la ley, no son deducibles. Generalmente, solo se puede deducir un porcentaje reducidísimo de este tipo de gastos.
Facturas Incorrectas
La validez de las facturas es crucial para garantizar la deducción del IVA. Si las facturas presentan algún tipo de irregularidad, esto puede invalidar el derecho a deducción del IVA soportado.
- Falta de Datos: Las facturas deben incluir información básica como el NIF del proveedor y del receptor, así como la descripción correcta de los bienes o servicios adquiridos. La ausencia de alguno de estos datos puede resultar en la no deducción del IVA.
- Documentación Inadecuada: Cualquier factura que no cumpla con los requisitos formales que establece la legislación vigente, como facturas proforma o recibos no formalizados adecuadamente, queda excluida de la deducción.
- Errores en el Importe: Si el IVA indicado en la factura no coincide con el cálculo real o presenta diferencias sustanciales, la deducción puede no ser aceptada por la Agencia Tributaria.
Declaración del IVA Deducible
La declaración del IVA deducible es un proceso clave para gestionar de forma efectiva las obligaciones fiscales de las empresas y autónomos en España. Es fundamental seguir los pasos correctos para garantizar que se deduzca la cantidad adecuada.
El Modelo 303
El Modelo 303 es el documento oficial utilizado para declarar el IVA en España. Este formulario permite a los contribuyentes informar tanto sobre el IVA devengado como sobre el IVA deducible. A la hora de llenarlo, es necesario prestar atención a varios aspectos, como:
- Identificación del contribuyente: Es imprescindible incluir el NIF (Número de Identificación Fiscal) correcto, así como el nombre o razón social de la empresa.
- Información sobre el período: Indicar el trimestre correspondiente al que se refiere la declaración.
- Resumen de operaciones: Detallar tanto el IVA devengado como el IVA deducible acumulado durante el trimestre.
Es esencial asegurarse de que todos los datos sean precisos, ya que cualquier error puede generar retrasos en la declaración o incluso sanciones por parte de la Agencia Tributaria.
Presentación Trimestral de IVA
La presentación del IVA se realiza de forma trimestral. Esto implica que las empresas y autónomos deben presentar el Modelo 303 cada tres meses, reflejando el IVA devengado y deducible correspondiente a ese periodo. La puntualidad en la presentación es esencial para evitar recargos o multas.
Los plazos de presentación suelen ser los siguientes:
- Primer trimestre: del 1 al 30 de abril.
- Segundo trimestre: del 1 al 31 de julio.
- Tercer trimestre: del 1 al 31 de octubre.
- Cuarto trimestre: del 1 al 30 de enero del año siguiente.
Es importante destacar que, si el resultado de la liquidación es a ingresar, se deberá realizar el pago correspondiente en el momento de la presentación.