Le nouveau formulaire 369 du guichet unique
Patrick Gordinne Perez2024-12-16T06:19:42+00:00Le formulaire 369 est une déclaration fiscale destinée au règlement de la TVA pour les entreprises réalisant des ventes à des consommateurs finaux dans d’autres pays de l’UE.
Introduit le 1er juillet 2021, il vise à simplifier la gestion fiscale du commerce électronique.
Ce modèle fait partie du système de guichet unique, qui permet aux entreprises de déclarer leurs transactions de manière centralisée. Il facilite le respect de la réglementation et réduit la charge administrative liée à la gestion de la TVA.
Comprendre le formulaire 369
Dans le domaine du commerce électronique, une compréhension approfondie du formulaire 369 est essentielle pour la conformité fiscale des entreprises opérant dans l’Union européenne.
Définition et objectif du formulaire 369
Le formulaire 369 est une déclaration fiscale qui simplifie le règlement de la TVA pour les entreprises qui effectuent des ventes à des consommateurs finaux dans différents pays de l’UE.
Sa conception répond à la nécessité d’optimiser les processus et de réduire la charge administrative des entreprises qui doivent s’enregistrer dans chaque pays où elles effectuent des transactions commerciales.
Contexte réglementaire
La mise en œuvre du modèle 369 est alignée sur les règlements les plus récents de l’UE concernant la TVA dans le commerce électronique.
Introduite à partir du 1er juillet 2021, elle vise à unifier le traitement fiscal de la TVA, en permettant aux entreprises de se conformer plus facilement à leurs obligations sans les inconvénients précédents.
Ce contexte réglementaire établit le guichet unique (One-Stop Shop ou OSS), un système centralisé qui permet de gérer la TVA auprès d’un seul point de contact, ce qui représente un changement significatif dans la manière de traiter les déclarations fiscales.
Avantages du système de guichet unique ou OSS
Le système de guichet unique offre de multiples avantages aux entreprises concernées par les relations commerciales transfrontalières.
Voici quelques-uns des plus importants :
- Réduction de la bureaucratie: les entreprises n’ont plus besoin de s’enregistrer dans chaque pays où elles réalisent des ventes, ce qui simplifie grandement la gestion fiscale.
- Centralisation des déclarations : la possibilité de remplir toutes les déclarations à partir d’un seul endroit réduit le temps et les efforts nécessaires pour se conformer aux obligations fiscales.
- Éviter la double imposition: grâce au logiciel libre, les risques d’avoir à payer la TVA dans plus d’un pays sont minimisés, ce qui garantit un traitement fiscal équitable.
- Facilité d’adaptation: les entreprises peuvent adapter plus rapidement leurs activités aux changements réglementaires, car les logiciels libres sont conçus pour intégrer efficacement les nouvelles législations.
Ces avantages ne renforcent pas seulement la compétitivité des entreprises, mais favorisent également un environnement commercial plus dynamique à l’ère du numérique.
Avec la croissance du commerce électronique, la pertinence du formulaire 369 et du système OSS devient de plus en plus cruciale dans le cadre des règles fiscales européennes.
Quel est l'objectif du formulaire 369 ?
Le formulaire AEAT 369 est utilisé pour déclarer et régler la TVA perçue dans les pays européens sur les ventes à distance et les prestations de services en ligne, pour autant que le montant soit supérieur à 10 000 €.
Si vos opérations intracommunautaires n’atteignent pas 10 000 euros, vous devez payer la TVA comme d’habitude, c’est-à-dire sur le formulaire 303.
Champ d'application du formulaire 369
Le formulaire 369 s’applique dans un contexte très spécifique au commerce électronique et aux activités liées à la fourniture de services numériques.
Voici les entreprises et les activités qui y sont soumises, ainsi que les exemptions et les limites qui peuvent exister.
Entreprises et activités soumises au formulaire 369
Le champ d’application de ce formulaire comprend principalement les entreprises qui réalisent des ventes aux consommateurs finaux dans l’Union européenne.
Les activités suivantes sont considérées comme soumises au formulaire 369 :
- Les entreprises de commerce électronique qui proposent des produits physiques à des personnes situées dans d’autres pays de l’UE.
- Les fournisseurs de services numériques qui proposent leurs services aux consommateurs par l’intermédiaire de plateformes en ligne, comme les logiciels, les cours numériques et les abonnements.
- Les commerçants qui proposent des produits de manière continue et qui entretiennent une relation commune avec le consommateur dans l’UE.
Exemptions et plafonds de chiffre d’affaires
Dans certaines circonstances, les entreprises peuvent être dispensées de remplir le formulaire 369 si elles ne dépassent pas un seuil de chiffre d’affaires défini.
Ce seuil est de 10 000 euros par an pour les ventes aux consommateurs finaux dans l’UE.
Les entreprises qui n’atteignent pas ce seuil peuvent choisir de traiter la TVA de la même manière qu’avant la mise en œuvre du formulaire 369.
En d’autres termes, si les recettes provenant des ventes aux particuliers dans l’UE n’atteignent pas 10 000 euros, elles sont autorisées à appliquer le régime fiscal espagnol.
Il n’est donc pas nécessaire de s’inscrire auprès de l’OSS ou de remplir le formulaire 369 tant que ce montant n’est pas dépassé.
Régimes spéciaux applicables
Dans le cadre du modèle 369, il existe certains régimes spéciaux dont les entreprises peuvent bénéficier.
Ces régimes sont les suivants
- Vendre des produits et des services exonérés de TVA, conformément à la législation en vigueur dans le pays de destination.
- Appliquer des taux de TVA réduits en fonction du type de produit ou de service proposé, qui peuvent varier en fonction de la réglementation de chaque État membre de l’UE.
- Utiliser les avantages du logiciel libre pour simplifier le respect des obligations fiscales dans plusieurs juridictions.
Ces options visent à faciliter la gestion correcte de la TVA et à minimiser les complexités bureaucratiques, ce qui permet aux entreprises de se concentrer sur la croissance et l’expansion sur le marché européen.
Il est très important d’indiquer sur le formulaire 369 la TVA des pays européens dans lesquels vous vendez ou fournissez vos services, et non la TVA espagnole.
C’est pourquoi il est essentiel de connaître la TVA appliquée par chaque pays.
Les voici.
Les différents IVA pratiqués dans les pays de l'UE
TVA dans les pays européens pour le formulaire 369
Ce tableau vous sera très utile pour connaître la TVA à appliquer dans chaque pays européen.
Pays de l’UE | TVA générale | TVA réduite | TVA super-réduite | |||
🇩🇪 Allemagne | 19 % | 7 % | – | |||
🇦🇩 Andorre | 4,5 % | 9,5 % | 2,5% – 1% | |||
🇦🇹 Autriche | 20 % | 13 % | 10 % | |||
🇧🇪 Belgique | 21 % | 12 % | 6 % | |||
🇧🇬 Bulgarie | 20 % | 9 % | – | |||
🇨🇾 Chypre | 19 % | 9 % | 5 % | |||
🇭🇷 Croatie | 25 % | 13 % | 5 % | |||
🇩🇰 Danemark | 25 % | – | – | |||
🇸🇰 Slovaquie | 20 % | 10 % | – | |||
🇸🇮 Slovénie | 22 % | 9,5 % | – | |||
🇪🇸 Espagne | 21 % | 10 % | 4 % | |||
🇪🇪 Estonie | 20 % | 9 % | – | |||
🇫🇮 Finlande | 24 % | 14 % | 10 % | |||
🇫🇷 France | 20 % | 10 % | 5,5% – 2,1% | |||
🇬🇷 Grèce | 24 % | 13 % | 6 % | |||
🇳🇱 Pays-Bas | 21 % | 9 % | – | |||
🇭🇺 Hongrie | 27 % | 18 % | 5 % | |||
🇮🇪 Irlande | 23%** | 13,5 % | 9% – 4,8% | |||
🇮🇹 Italie | 22 % | 10 % | 5% – 4% | |||
🇱🇻 Lettonie | 21 % | 12 % | 5 % | |||
🇱🇹 Lituanie | 21 % | 9 % | 5 % | |||
🇱🇺 Luxembourg | 17 % | 14 % | 8% – 3% | |||
🇲🇹 Malte | 18 % | 7 % | 5 % | |||
🇵🇱 Pologne | 23 % | 8 % | 5 % | |||
🇵🇹 Portugal | 23 % | 13 % | 6 % | |||
🇬🇧 Royaume-Uni* | Remerciez | Brexit | ||||
🇨🇿 République tchèque | 21 % | 15 % | 10 % | |||
🇷🇴 Roumanie | 19 % | 9 % | 5 % | |||
🇸🇪 Suède | 25 % | 12 % | 6 % | |||
🇨🇭Suisse* 7,7 | 7,7 % | 3,7 % | 2,5 % |
Ces données ont été établies à la date de l’article.
N’oubliez pas que si vous dépassez 10 000 euros en ventes à distance ou en prestations de services en Europe, vous devrez commencer à déclarer et à payer la TVA des autres pays à l’administration fiscale espagnole au moyen du formulaire 369 au cours du trimestre suivant.
Como presentar el modelo 369
Le formulaire 369 est déposé sur le site web de l’agence fiscale sur cette page : formulaire 369 de la déclaration fiscale du régime spécial.
Pour déposer le formulaire 369, vous avez besoin d’un certificat numérique ou d’un mot de passe.
Régime en dehors de l'Union européenne
Entreprises non établies dans l’UE
Cette possibilité de « centraliser » dans une seule déclaration la TVA perçue dans différents pays de l’UE s’applique également aux entreprises non établies dans l’UE qui fournissent des services à des consommateurs finaux dans l’UE.
Ces entreprises non établies peuvent également utiliser le formulaire 369 AEAT pour déclarer la TVA qu’elles facturent sur une base trimestrielle (dans ce cas, elles doivent remplir les sections de ce formulaire relatives au système externe de l’UE ).
Exemple de déclaration avec le formulaire 369
Ainsi, si une entreprise américaine fournit des services à des consommateurs finaux espagnols, français et allemands, elle peut choisir de régler en Espagne la totalité de la TVA facturée dans ces trois pays en remplissant le formulaire 369 auprès des autorités fiscales espagnoles.

Procédure de dépôt du formulaire 369
La procédure de dépôt du formulaire 369 est structurée en plusieurs étapes qui facilitent à la fois l’enregistrement et la déclaration de TVA des entreprises opérant dans le cadre du commerce électronique au sein de l’UE.
Enregistrement auprès du guichet unique
La première étape pour se conformer aux obligations fiscales est de s’enregistrer auprès du guichet unique (One-Stop-Shop – OSS).
Ce portail simplifie le processus de dépôt et permet aux entreprises de gérer leurs obligations fiscales à partir d’un point unique.
Dépôt du formulaire 035
Les entités souhaitant utiliser le système OSS doivent commencer par remplir le formulaire 035.
Ce formulaire demande des informations pertinentes sur l’activité de l’entreprise et son pays d’établissement.
Il est essentiel qu’il soit rempli avec précision afin d’éviter toute déconvenue ultérieure.
Obligations d’enregistrement du formulaire 369
Une fois le formulaire 035 déposé, les entreprises doivent s’assurer qu’elles respectent toutes les obligations d’enregistrement.
Cela inclut la mise à jour de tout changement concernant leur activité, leur localisation ou le type de produits ou de services offerts.
La mise à jour des informations est cruciale pour le bon fonctionnement du système.
Collecte des données nécessaires au formulaire 369
Après l’inscription, vous passerez à la collecte des données nécessaires au dépôt du formulaire 369.
Il s’agit de recueillir des informations précises sur toutes les transactions effectuées au cours du trimestre.
Types de ventes et de transactions à déclarer sur le formulaire 369
- Ventes aux consommateurs finaux (B2C) : il s’agit des biens vendus à des particuliers dans l’UE.
- Fourniture de services numériques : comprend les services tels que les applications, les cours en ligne, entre autres, aux utilisateurs dans l’UE.
Informations requises pour le formulaire 369 de la TVA
Les informations requises comprennent les éléments suivants :
- Montant total des ventes réalisées au cours du trimestre.
- Taux de TVA applicable selon la législation de chaque pays de l’UE où les ventes ont été effectuées.
- Classification des pays de destination pour chaque transaction.
Remplir et déposer le formulaire
Pour remplir le formulaire 369, il faut être attentif aux détails et bien s’organiser pour s’assurer que toutes les informations recueillies sont exactes et complètes.
Étapes pour remplir le formulaire 369
Le processus de remplissage du formulaire 369 peut être décomposé en plusieurs étapes :
- Compiler les informations sur les ventes et les services numériques réalisés au cours du trimestre.
- S’assurer que les taux de TVA sont corrects et correspondent à chaque pays.
- Saisir toutes les données dans le formulaire en suivant les directives établies par l’Agence des impôts.
Envoi du formulaire 369 en ligne à l’administration fiscale
Enfin, une fois le formulaire 369 rempli, il est nécessaire de l’envoyer sous forme numérique à l’Agence fiscale.
Cet envoi doit être effectué dans les délais impartis afin d’éviter les amendes ou les pénalités.
Le dépôt électronique permet d’assurer l’efficacité et la sécurité du processus.
Délais et conditions de dépôt du formulaire 369
Le respect des délais et des conditions de dépôt du formulaire 369 est essentiel pour éviter les pénalités et maintenir une relation harmonieuse avec l’Agence fiscale.
Dates de dépôt trimestrielles
Le formulaire 369 est déposé trimestriellement, ce qui signifie que les entreprises doivent connaître les dates limites de dépôt de cette déclaration.
Les dates de dépôt sont les suivantes :
- Premier trimestre (janvier à mars) : jusqu’au 30 avril.
- Deuxième trimestre (avril à juin) : jusqu’au 31 juillet.
- Troisième trimestre (juillet à septembre) : jusqu’au 31 octobre.
- Quatrième trimestre (octobre à décembre) : jusqu’au 31 janvier de l’année suivante.
Il est essentiel que les entreprises respectent ces 369 échéances pour éviter les surtaxes et les amendes de l’Agence fiscale.
Le non-respect de l’une de ces échéances peut entraîner des complications fiscales susceptibles d’affecter les activités de l’entreprise.
Statut des contribuables
L’obligation de déposer le formulaire 369 s’applique aux entreprises dont la facturation aux consommateurs finaux dans d’autres pays de l’UE dépasse 10 000 euros par an.
Il s’agit des entreprises de commerce électronique et des fournisseurs de services numériques.
Les conditions spécifiques sont les suivantes :
- Les entreprises qui vendent par l’intermédiaire de leur site web à des particuliers dans l’UE.
- Les entreprises offrant des services numériques aux consommateurs dans les États membres de l’UE.
Les entreprises qui n’atteignent pas ce seuil ne sont pas tenues de déposer le formulaire 369 et peuvent continuer à déposer leurs déclarations de TVA au moyen du formulaire 303, comme elles le faisaient auparavant.
Conséquences de la non-conformité
Le fait de ne pas déposer le formulaire 369 dans les délais impartis peut entraîner diverses conséquences.
Les conséquences les plus courantes sont les suivantes
- Amendes et majorations: l’administration fiscale impose des pénalités qui peuvent aller d’un pourcentage de la TVA non déclarée à des amendes fixes pour défaut de déclaration.
- Perte de droits: Les entreprises qui ne respectent pas les règles peuvent perdre l’accès à des régimes fiscaux favorables.
- Demandes et inspections fiscales : le non-respect des obligations fiscales peut donner lieu à des contrôles fiscaux plus approfondis, susceptibles de nuire à la stabilité et à la réputation de l’entreprise.
Il est donc essentiel que les entreprises surveillent de près leurs obligations fiscales lors du dépôt du formulaire 369 afin d’éviter toute complication juridique ou financière.
En bref
Si vous vendez en Europe et que vous dépassez la barre des 10 000 euros dans un pays ou au total, vous devrez déclarer la TVA de ces pays au cours du trimestre suivant.
En d’autres termes, vous devrez connaître la TVA de tous les pays où vous vendez et l’indiquer dans votre formulaire de déclaration 369.
En d’autres termes, jusqu’à 10 000 euros, vos clients vous paient la TVA espagnole et si vous dépassez cette limite, vos clients devront vous payer la TVA de leur pays d’origine.