Enregistrement des voyageurs : guide complet de l’hébergement en Espagne
L’enregistrement des touristes en Espagne a été introduit pour améliorer la sécurité dans le secteur du tourisme. L’enregistrement de tous les touristes sera obligatoire à partir du 2 décembre 2024.
Selon le ministère de l’intérieur, cette réglementation vise à créer un environnement plus sûr pour les touristes et la population locale.
Dans cet article, nous ne discuterons pas de la question de savoir s’il s’agit d’une situation gagnant-gagnant, mais nous laisserons de côté les polémiques pour passer aux choses sérieuses.
Qui est tenu de procéder à l'immatriculation des nouveaux voyageurs en 2024 ?
Oui, les appartements touristiques doivent également inscrire ces locataires au registre des voyageurs.
Les établissements proposant un hébergement en Espagne ont des responsabilités précises dans le cadre de la réglementation relative à l’enregistrement des voyageurs. Les obligations que ces établissements doivent remplir sont examinées ci-dessous.
Types d’hébergement obligatoires
Le règlement établit que les différents types d’hébergement doivent enregistrer leurs clients, garantissant ainsi la sécurité et le contrôle nécessaires dans le secteur du tourisme.
Agences de voyage, voyagistes
Hôtels, auberges de jeunesse, pensions de famille, maisons d’hôtes et hébergements de tourisme rural.
Terrains de camping et aires d’accueil de camping-cars.
Appartements touristiques ou autres hébergements similaires à caractère touristique
Sociétés de location de voitures sans chauffeur
les plateformes numériques fournissant des services d’intermédiation touristique en Espagne.
Ces établissements doivent disposer de systèmes adéquats pour garantir la collecte précise des informations relatives aux clients.
En outre, ils doivent être prêts à vérifier l’identité des clients.
Les propriétaires doivent s’assurer que les informations relatives aux locataires sont correctement enregistrées, en maintenant un contrôle qui facilite le suivi par les autorités compétentes.
Exceptions à l’enregistrement des voyageurs
Il existe certaines exceptions pour lesquelles les mêmes obligations ne s’appliquent pas :
Les propriétaires d’appartements occasionnels (non touristiques), qui exercent leur activité à titre non professionnel, sont exemptés de certaines obligations documentaires.
Ils doivent toutefois communiquer à la Guardia Civil des informations de base sur leurs hôtes.
Communication avec les autorités
Les établissements qui sont tenus de communiquer des informations dans le registre des voyageurs ne seront plus obligés de le faire auprès de la Guardia Civil.
Quelles sont les informations que je dois fournir sur l'invité dans l'enregistrement de l'invité ?
Cette section détaille les données essentielles qui doivent être fournies lors de la procédure d’enregistrement.
Informations de base
Pour procéder à l’enregistrement d’un invité, les établissements sont tenus de collecter des informations de base sur chaque personne séjournant dans leurs locaux.
Ces données sont essentielles non seulement pour se conformer à la réglementation, mais aussi pour assurer la sécurité de tous les voyageurs.
Nom et prénom
Il est essentiel que le voyageur indique son nom complet, c’est-à-dire son prénom et son nom de famille.
Cela permet d’identifier clairement et précisément le voyageur dans les dossiers de l’établissement.
En voici un exemple :
- Prénom : Lionel Andrés
- Nom de famille 1 : Messi
- Nom de famille 2 : Cuccittini
- Sexe
- Carte d’identité ou passeport
- la nationalité
- la date de naissance.
Les établissements doivent veiller à ce que ces informations soient vérifiées à l’aide d’une pièce d’identité ou d’un passeport en cours de validité prouvant l’identité du voyageur, ce qui garantit la véracité des informations fournies.
Adresse de résidence
Un autre élément d’information essentiel est l’adresse de la résidence habituelle de l’invité.
Cette adresse doit comprendre
- Rue et numéro de maison
- Ville
- Code postal
- Pays de résidence
Coordonnées de la personne à contacter
- Téléphone
- Courriel
Nombre de passagers
La collecte de ces informations permet d’établir un dossier complet sur le voyageur et, si nécessaire, de faciliter sa recherche postale.
L’exactitude de ces informations est essentielle au respect des exigences légales.
Lien de parenté
Si l’un des voyageurs est mineur ou voyage avec des membres de sa famille, il est nécessaire de préciser le lien de parenté entre les personnes qui l’accompagnent.
Ceci est particulièrement important pour assurer la sécurité des jeunes voyageurs et pour se conformer à la réglementation en vigueur.
Enregistrement des mineurs
Lors de l’enregistrement d’un mineur, des informations supplémentaires doivent être fournies pour justifier le lien de parenté.
Il peut s’agir, entre autres, des éléments suivants
- un acte de naissance indiquant le lien de parenté
- document prouvant la tutelle en cas d’absence du parent.
Les informations relatives aux mineurs doivent être fournies par un adulte responsable, qui sera chargé de signer le formulaire d’entrée dans l’établissement.
Cette mesure permet de s’assurer que les précautions nécessaires sont prises pour protéger la sécurité des enfants pendant leur séjour.
Qu'est-ce qu'un certificat numérique ?
Registro de Viajeros Online
La numérisation du processus d’enregistrement des voyageurs a simplifié les obligations des établissements d’hébergement et des voyageurs.
La plateforme SES.HOSPEDAJES est un outil clé qui facilite le respect des réglementations en vigueur.
Utilisation de la plateforme SES.HOSPEDAJES
La plateforme SES.HOSPEDAJES, mise à disposition par le ministère de l’Intérieur, a été conçue pour optimiser le processus d’enregistrement des passagers.
Cet outil permet aux hébergements de s’inscrire et de communiquer les informations nécessaires de manière efficace, respectant ainsi les exigences légales établies.
Étapes à suivre avant l’enregistrement des voyageurs
- S’inscrire en tant qu’utilisateur dans l’application
- Avoir installé un certificat numérique ou un cl@ve.
- Avoir installé l’auto-signature
Fonctionnalités de la plateforme
- Enregistrement facile des clients: la plateforme permet d’enregistrer rapidement et facilement les données relatives aux clients, réduisant ainsi le temps que les établissements doivent consacrer à cette tâche.
- Intégration des données: les systèmes d’information sont connectés aux autorités compétentes, ce qui garantit la transmission des données en temps réel et contribue à la sécurité publique.
- Accessibilité : la plateforme est disponible sur différents appareils, ce qui permet aux gestionnaires de logements d’y accéder de n’importe où et à n’importe quel moment.
- Assistance technique: l’outil offre une assistance technique aux utilisateurs pour résoudre les doutes ou les problèmes qui peuvent survenir au cours du processus d’enregistrement.
Procédure d’enregistrement en ligne
La procédure d’enregistrement des invités par l’intermédiaire de la plateforme est très simple.
Elle comprend les étapes suivantes :
- Étape préliminaire d’enregistrement de l’établissement ou de la société.
- Accès à la plateforme : les établissements doivent se connecter à la plateforme en utilisant les identifiants fournis par le ministère de l’intérieur.
- Saisie des données : une fois à l’intérieur, il est nécessaire de saisir les informations requises pour chaque invité, en veillant à ce que les données saisies soient correctes.
- Vérification : après avoir saisi les données, le système vérifie la cohérence des informations, ce qui permet de réduire les erreurs d’enregistrement.
- Confirmation de l’enregistrement : enfin, un rapport est généré pour certifier que l’enregistrement a été effectué correctement et que les données ont été envoyées aux autorités compétentes.
Avantages de la numérisation
La numérisation de l’enregistrement des voyageurs présente de nombreux avantages qui ont un impact positif sur les voyageurs et le secteur du tourisme en général.
Sécurité et simplicité
L’un des principaux avantages de l’utilisation de la plateforme SES.HOSPEDAJES est l’augmentation de la sécurité du processus.
Grâce à un système informatique qui centralise toutes les informations, la possibilité d’une erreur humaine susceptible de compromettre l’intégrité des données est réduite.
En outre, le processus est rationalisé, ce qui améliore l’expérience du client lors de l’enregistrement.
Accès par le siège électronique
La plateforme est accessible via le siège électronique du ministère de l’intérieur, qui garantit un accès sécurisé et contrôlé.
Cette option permet aux établissements de s’enregistrer dans un environnement officiel, ce qui les met en conformité avec la réglementation et donne confiance aux propriétaires d’hébergements et aux voyageurs.
La facilité d’accès et d’utilisation de cette plateforme est un pas important vers la modernisation des procédures bureaucratiques liées au tourisme.
Amendes pour défaut d'enregistrement des voyageurs
Les sanctions sont régies par le chapitre V de la loi organique 4/2015 du 30 mars 2015 relative à la protection de la sécurité publique.
Amende de 601 à 30 000 euros.
- Défaut de déclaration d’une information obligatoire.
- Ne pas remplir le registre des passagers lorsqu’on y est obligé.
Petites amendes de 100 à 600 euros.
- Ne pas remplir le registre des passagers à temps.
- Remplir le formulaire d’enregistrement des passagers de manière incorrecte.
