Comment puis-je savoir si un frais est déductible ?
Beaucoup d’indépendants ou d’entrepreneurs veulent toujours savoir quels frais sont déductibles pour leur entreprise et pouvoir les déduire dans leur déclaration d’impôts comme la TVA ou taxe personnel (IRPF) ou l’impôts sur société (IS). Cela vous permettra de payer moins d’impôts. Il y a toujours un doute, car bien souvent, la question de savoir si un frais est déductible ou non repose sur l’interprétation qu’en font les autorités fiscales. Savoir si une dépense est déductible est fondamental pour une entreprise.
Voici quelques règles à suivre afin de profiter de ces dépenses qui peuvent être déductibles.
Étudiez la définition des frais déductibles des impôts.
L’étude de la définition des frais déductibles est la première étape pour déterminer si une dépense est admissible.
Selon la réglementation fiscale, toutes les frais nécessaires et raisonnables engagées qui sont directement liées à la génération de revenus de l’activité peuvent être déduites.
Autrement dit, les frais déductibles sont des frais qu’un indépendant ou une entreprise engage dans le cadre de son activité et que l’administration fiscale (AEAT) permet de comptabiliser dans les déclarations d’impôts afin que vous payiez moins d’impôts.
Le bureau de taxe espagnol (AEAT) nous permet ensuite de compter ces dépenses comme déductibles à la fois pour la TVA et pour l’impôt sur le revenu des personnes physiques, et ce seul fait peut faire une énorme différence pour votre entreprise et vos comptes.
Si vous êtes sûr que votre dépense correspond à cette définition, passez au point suivant.
Conditions requises pour considérer une dépense comme déductible
Pour les autorités fiscales, ce sont les conditions requises pour qu’une dépense soit considérée comme déductible :
a. Ils doivent être liés à l’activité économique exercée. En d’autres termes, ils doivent être spécifiques à l’activité.
La déductibilité d’une dépense est conditionnée par le principe de sa corrélation avec le revenu. C’est très important car si, par exemple, vous avez beaucoup de dépenses mais pas de revenus et que vous demandez un remboursement de la TVA, les autorités fiscales peuvent refuser de rembourser la TVA.
Nous vous recommandons de ne pas demander le remboursement de la TVA et de la compenser avec d’autres années. Vous avez jusqu’à 4 ans pour demander le remboursement.
b. Ils doivent être correctement justifiés.
Les dépenses déductibles doivent être justifiées, en priorité, au moyen de la facture.
Toutefois, sans préjudice de ce qui précède, la facture n’est pas le moyen unique et privilégié de prouver l’existence de la dépense, et il appartient au contribuable d’apporter la preuve de la réalité des opérations.
c. Elles doivent être enregistrées dans la comptabilité ou dans les livres et registres que les contribuables exerçant des activités économiques sont tenus de tenir.
Règle générale pour les dépenses déductibles.
Une dépense est déductible lorsqu’elle est nécessaire et exclusive au développement de l’activité commerciale.
Ce concept de dépense « nécessaire » ou « exclusive » peut être ambigu. Il est donc préférable de penser aux dépenses déductibles telles qu’elles sont interprétées par l’Inland Revenue :
Un frais est déductible lorsqu’elle est nécessaire pour pouvoir exercer l’activité professionnelle et que le produit ou le service acheté ne peut être utilisé que pour le développement de l’activité.
En d’autres termes, une dépense doit être nécessaire et exclusive de manière non équivoque. Si vous avez des doutes quant à savoir si une dépense est nécessaire et exclusive à l’activité, elle ne l’est probablement pas. Cet exemple vous permettra d’y voir plus clair.
John est un agent immobilier et il considère que son apparence est
très important pour sa profession. Il décide donc d’acheter des vêtements de marque pour donner une meilleure image au client.
Juan a tout à fait raison, et sa dépense est peut-être nécessaire, mais elle n’est pas exclusive : il a l’intention de l’utiliser pour son travail, mais il pourrait également la porter en toute autre occasion.
Sa femme Marina, cependant, dirige un salon de coiffure et a besoin d’uniformes pour que ses employés puissent travailler. Dans ce cas, il ne fait aucun doute que ces uniformes sont exclusifs et nécessaires pour travailler dans le salon de coiffure et ne peuvent être portés à aucune autre occasion.
En conclusion :
- Dans le cas de Juan, les vêtements ne sont pas une dépense déductible car ils ne peuvent être considérés comme une dépense exclusive.
- Dans le cas de Marina, les vêtements sont déductibles car ils constituent une dépense nécessaire et exclusive. Les vêtements sont essentiels pour travail et, a priori, il ne peut être utilisé à aucune autre occasion.
Une dépense est déductible lorsque vous disposez d’une facture ou, dans certains cas, un reçu peut suffire.
Une dépense est déductible si vous disposez de la facture.
La règle des dépenses déductibles nous dit que, pour déduire une dépense, nous devons conserver une facture qui prouve l’achat ou le service effectué.
Quelles sont les conditions pour qu’une facture soit déductible ?
La facture peut être une facture complète ou simplifiée, mais elle doit toujours contenir au moins les informations suivantes :
- Numéro de facture
- Date d’émission de la facture
- Détails du fournisseur : nom, NIF ou DNI et adresse fiscale.
- Description du bien ou du service acheté
- Prix du bien ou du service acheté hors taxe (base taxable)
- Pourcentage de la TVA appliquée
- Total à payer
Notre recommandation, DEMANDEZ TOUJOURS UNE FACTURE AVEC CES DONNEES afin de pouvoir déduire la dépense, tant de l’IRPF, de l’IS que de la TVA.
Certaines entreprises vous permettent de demander une facture mensuelle, d’autres vous donnent une facture simplifiée et vous devez remplir vos coordonnées.
Méfiez-vous des factures pro forma
Une facture proforma est un document que l’on vous remet AVANT de payer ce que vous achetez, mais une facture proforma n’est pas un document comptable et une facture proforma ne sert pas à déduire la dépense. Lorsque vous payez, demandez une facture officielle.
Mais que faire si vous n’avez pas de facture ?
Il y a des dépenses pour lesquelles vous n’avez pas de factures, comme les cotisations mensuelles de sécurité sociale, les honoraires professionnels, les assurances, l’IBI et certains frais bancaires.
En d’autres occasions, il est tout simplement très difficile ou impossible de demander une facture pour le service fourni, comme c’est souvent le cas pour les dépenses et services Internet, les frais de transport, train, bus, taxi, etc.
Dans ces cas, vous devez au moins conserver un ticket ou un reçu qui justifie le paiement effectué. De cette façon, vous pourrez déduire la dépense afin de payer moins d’IRPF ou d’IS, mais n’oubliez pas que, tant que vous n’aurez pas de facture pour la dépense, vous ne pourrez pas récupérer la TVA.
Contrôlez vos frais grâce à un enregistrement précis et détaillé du coût total.
N’oubliez pas : Elles doivent être enregistrées dans les comptes ou dans les livres que les contribuables qui exercent des activités économiques sont tenus de tenir.
Garder un suivi précis de vos dépenses est la chose la plus importante pour une déclaration d’impôts réussie. Pour cette raison, il est nécessaire de tenir un registre détaillé de toutes les dépenses encourues dans le cadre de votre activité.
Chaque facture ou reçu doit inclure la description et le montant exacts de la dépense. De cette façon, vous serez en mesure de divulguer l’objet de l’article aux autorités fiscales et de vous conformer aux exigences réglementaires concernant la déductibilité fiscale.
Ne sous-estimez pas les petites dépenses qui sont réelles et considérées comme nécessaires pour votre entreprise.
La grande majorité des indépendants ont tendance à négliger les petits postes tels que les frais de bureau, les équipements et les transports. Ils ne sont pas si pertinents par rapport à de nombreuses autres dépenses, telles que le marketing ou les remboursements de prêts. Mais vous devez garder à l’esprit que ces petits montants peuvent aussi s’additionner en votre faveur pour une meilleure déclaration d’impôts.
Demandez à votre expert-comptable de vous parler des dépenses déductibles d’impôt avant de remplir votre déclaration d’impôt annuelle
Si vous voulez économiser sur les impôts, demandez à votre expert-comptable quelles sont les dépenses qui peuvent être déductibles. Cela vous aidera à prendre des décisions éclairées en matière de dépenses et vous permettra également de savoir à l’avance si une dépense est considérée comme déductible des impôts. Presque tout peut être déclaré comme dépense déductible, du papier pour imprimante aux voyages d’affaires, alors n’oubliez pas que toutes ces petites choses comptent.
Qu'est-ce qu'un don ou libéralité déductible?
En général, les fournitures de biens et de services sans contrepartie sont considérées comme des dons ou libéralités – et donc comme des dépenses non déductibles. Mais il existe des exceptions…
Qu’est-ce qu’un don ou liberalité?
En général, les fournitures de biens et de services sans contrepartie sont considérées comme des dons – et donc comme des dépenses non déductibles. Mais il existe des exceptions…
Les libéralités déductibles
Parmi les dépenses non déductibles qu’une entreprise peut avoir, les dons sont l’un des postes qui suscitent le plus de doutes.
En effet, il arrive que l’administration fiscale considère certaines dépenses comme des dons alors qu’il n’en est rien !
En général, c’est le cas des livraisons de biens ou des prestations de services effectuées sans contrepartie.
Il existe cependant des exceptions ; en voici quelques-unes.
Services aux salariés
Les frais de réception des employés ne sont pas considérés comme des cadeaux – et sont donc déductibles – s’ils sont conformes aux coutumes et pratiques de l’entreprise (par exemple, les paniers de Noël) et qu’il n’y a pas de limite au montant déductible.
Toutefois, ces cadeaux sont considérés comme des compléments de rémunération en nature pour les salariés ; par conséquent, l’entreprise doit payer l’impôt sur le revenu au titre de l’impôt sur le revenu des personnes physiques à l’administration fiscale.
Services aux clients
Les dépenses pour services aux clients ou aux fournisseurs ne sont pas considérées comme des libéralités lorsqu’elles n’excèdent pas, globalement, 1 % du chiffre d’affaires de l’exercice (le montant excédant cette limite n’est plus déductible). Par exemple, les dépenses liées aux déjeuners de travail avec les clients et les fournisseurs sont considérées comme incluses dans ce concept et soumises à la limite de 1 %.
Promotion des ventes
De même, les dépenses engagées pour promouvoir, directement ou indirectement, la vente de biens et la prestation de services ne sont pas considérées comme des dépenses de nature promotionnelle. Par exemple, le fait d’offrir aux clients des cadeaux de faible valeur dans le but de promouvoir les ventes constitue une dépense promotionnelle et est donc déductible sans aucune limite.
En outre, les dépenses déductibles – et non les cadeaux – sont les dépenses engagées à titre gratuit et différentes des précédentes lorsqu’elles sont liées à l’activité de l’entreprise et qu’elles sont destinées à améliorer – directement ou indirectement – les résultats présents ou futurs de l’entreprise, et à condition que les bénéficiaires ne soient pas des actionnaires.
