¿Qué implicaciones tiene para usted emitir una factura proforma?
Usted va a realizar una venta, y el cliente le solicita que previamente le envíe una factura proforma. Según le indica, la necesita para solicitar financiación. ¿Qué implicaciones tiene para usted emitir una factura de este tipo?
Facturas proformas en la venta de un producto o servicio
Algunos proveedores envían a sus clientes una factura proforma antes de entregarles la mercancía o de prestarles el servicio, y remiten después la factura definitiva. Y también es frecuente que sea el cliente quien pida una factura proforma (por ejemplo, para solicitar que el banco le financie la operación).
¿Qué implicaciones tiene emitir una factura de este tipo?
Para lo que no sirve una factura proforma
No es una factura oficial
Aunque las facturas proforma suelen contener los mismos datos que una factura normal, no tienen valor a efectos contables y fiscales.
Por tanto, usted no debe contabilizar esa venta (deberá hacerlo cuando la operación se realice y se emita la factura definitiva), ni hacer nada con el IVA.
No es una prueba la entrega
Asimismo, la factura proforma tampoco acredita por sí sola que la operación se ha realizado.
Por ejemplo, si un cliente no le paga alegando que una parte de las mercancías no le llegó, la factura proforma no será suficiente para reclamar el pago, y usted deberá aportar pruebas adicionales que demuestren que la entrega realmente se efectuó (por ejemplo, el albarán firmado por el cliente).
Para lo que si sirve una factura proforma
Compromiso del emisor
No obstante, la factura proforma sí que supone el compromiso, por parte del emisor, de suministrar al cliente los productos o servicios especificados en dicha factura, y al precio y con las condiciones de pago que indique en ella.
Es decir, usted queda vinculado por lo que indique en la factura proforma, pues ésta equivale a un presupuesto u oferta realizada al cliente. Por ejemplo, en un caso real en el que un abogado envió una factura proforma con un importe inferior al que finalmente consignó en la factura definitiva, los juzgados sólo le autorizaron a cobrar lo que indicó en la factura proforma.
Cuidado
Por tanto, antes de enviar la factura proforma asegúrese de que podrá suministrar las mercancías al precio que indique en ella. Asimismo, tome cautelas:
- Si se trata de mercancías que usted no tiene en stock, especifique el plazo de validez de su oferta (así evitará el riesgo de que el precio de las mercancías suba, cuando usted ya se ha comprometido a suministrarlas a un precio determinado).
- Si se trata de una prestación de servicios, especifique con detalle los servicios incluidos en el precio e indique que cualquier trabajo adicional será facturado aparte.
Aceptación de la operación
Por otro lado, y dado que una factura proforma equivale a un presupuesto, aproveche su remisión para asegurarse de que la operación está cerrada y aceptada por ambas partes (para que su cliente no pueda echarse atrás alegando que nunca hizo el pedido, o que lo hizo pero usted nunca lo aceptó).
Si no dispone de documentación adicional que demuestre que la operación ha sido aceptada por ambas partes, incorpore en la factura proforma un texto similar al que a continuación se indica:
“La presente factura proforma refleja las condiciones en las que se realizará la operación descrita, según su pedido de fecha … (o según nuestra oferta de fecha …), y supone la aceptación por ambas partes de dichas condiciones.
Factura proforma y exportaciones
Su empresa ha recibido un pedido de un cliente extranjero, y éste le solicita que le avance la factura proforma. Vea algunas cuestiones que debe tener en cuenta al confeccionar dicha factura.
Esta situación es frecuente, ya que en las ventas internacionales la factura proforma tiene diversas utilidades. Por ejemplo, si el precio de la venta se va a pagar mediante crédito documentario, el banco del comprador suele pedir que se le avance la factura proforma. En otros casos, si el comprador necesita alguna autorización administrativa para importar la mercancía, la Administración de su país también le solicitará dicha factura.
¡Atención! Por tanto, es razonable que su cliente le pida la factura proforma. No obstante, antes de emitirla, tenga en cuenta algunas cautelas.
No existe contrato de compraventa
Cuando se realiza una venta, no es habitual firmar un contrato con el comprador, ya que normalmente la relación se limita a un pedido que hace el cliente y que usted acepta, o a un presupuesto que usted remite para su aceptación por el cliente.
Pues bien, una factura proforma equivale a un presupuesto u oferta. Por tanto:
- Usted queda obligado a suministrar la mercancía indicada en la factura proforma al precio y en las condiciones que consten en ésta.
- Del mismo modo, si el cliente acepta su oferta se compromete a recibir y a pagar dicha mercancía.
Por tanto, en las ventas internacionales la factura proforma acaba siendo el único documento en el que se recogen las condiciones de la operación.
Condiciones.Así pues, cuando redacte la factura, asegúrese de que en ella constan todas las condiciones que haya acordado con su cliente:
- Describa de forma detallada la mercancía a suministrar (denominación, cantidad, lugar de origen, etc.) y el precio. Indique también la forma y el plazo de pago, así como la divisa en que se realizará.
- No olvide indicar el Incoterm pactado, el medio de transporte y el lugar y la fecha de entrega.
- Asimismo, es aconsejable indicar qué tribunales serán competentes para resolver las divergencias que puedan surgir.
QUE CONSTE EL PLAZO DE VIGENCIA
Costes
Dado que la factura proforma equivale a una oferta, no olvide indicar hasta qué fecha será válida.De esa forma, si el cliente no la acepta antes de esa fecha, usted quedará liberado y deberán negociar nuevamente las condiciones de la operación. ¡Importante! Tenga en cuenta:
- En las ventas internacionales algunos costes pueden incrementarse de forma importante en un período corto de tiempo (por ejemplo, el precio del transporte necesario para entregar la mercancía en el país del cliente).
- Por eso, si no fija una fecha de validez de su oferta y esos costes se incrementan, puede encontrarse con que su beneficio se reduzca o incluso desaparezca.
Que la acepte
Para evitar posibles conflictos, asegúrese de que el cliente acepta por escrito las condiciones de la venta indicadas en la factura proforma. Para ello, si no dispone de ninguna otra documentación que acredite dicha aceptación, envíe la factura y pida a su cliente que la firme y se la devuelva –escaneada por correo electrónico, por ejemplo–.
En las ventas al exterior es muy habitual la factura proforma, ya que tiene diversas finalidades. Asegúrese de que en ella constan las condiciones de venta pactadas con el cliente, y fije un plazo de validez de dichas condiciones.
¿Es deducible el Iva de una factura proforma?
No pero si
Si su empresa soporta IVA y pretende deducírselo, Hacienda le exigirá estar en posesión de la factura emitida por el vendedor.
No obstante, cada vez hay más sentencias que consideran que la factura es un simple requisito formal para deducir el IVA, que puede ser suplido por otros medios de prueba (Tribunal Supremo, sentencias de 26 de abril de 2012 y de 30 de enero de 2014, entre otras).
Otros medios de prueba.Exija siempre que le entreguen factura. No obstante, si no se la facilitan, o se extravía, o la factura tiene defectos, no deje de deducirse el IVA.
Recopile otras pruebas respecto a la veracidad de la operación (escritura o contrato privado, facturas pro-forma, albaranes, justificantes de pago…) y defienda su derecho a la deducción.
Según los tribunales, las facturas no son el único medio de prueba válido del que su empresa dispone para deducirse el IVA.
