Quelles sont les conséquences pour vous de l’émission d’une facture proforma ?
Vous allez réaliser une vente et le client vous demande de lui envoyer au préalable une facture proforma. Quelles sont les implications pour vous de l’émission d’une telle facture ?
Factures proforma pour la vente d'un produit ou d'un service
Certains fournisseurs envoient à leurs clients une facture pro forma avant de livrer les marchandises ou de fournir le service, et envoient ensuite la facture finale. Il est également courant que le client demande une facture pro forma (par exemple, pour demander à la banque de financer la transaction).
Quelles sont les implications de l'émission d'une telle facture ?
A quoi ne sert pas une facture proforma?
Il ne s’agit pas d’une facture officielle
Bien que les factures pro forma contiennent généralement les mêmes données qu’une facture normale, elles n’ont aucune valeur comptable et fiscale.
Par conséquent, vous ne devez pas comptabiliser la vente (vous devrez le faire lorsque la transaction aura lieu et que la facture finale sera émise), ni faire quoi que ce soit avec la TVA.
La facture proforma n’est pas une preuve de livraison
La facture proforma ne prouve pas non plus à elle seule que la transaction a eu lieu.
Par exemple, si un client ne vous paie pas au motif qu’une partie des marchandises ne vous est pas parvenue, la facture pro forma ne suffira pas à réclamer le paiement, et vous devrez fournir des preuves supplémentaires pour prouver que la livraison a bien eu lieu (par exemple, le bon de livraison signé par le client).
À quoi sert une facture proforma ?
Engagement de l’émetteur
La facture pro forma implique toutefois un engagement de la part de l’émetteur de fournir au client les biens ou services spécifiés dans la facture, au prix et dans les conditions de paiement spécifiés dans la facture.
En d’autres termes, vous êtes lié par ce qui est indiqué sur la facture pro forma, car celle-ci équivaut à un devis ou à une offre faite au client. Par exemple, dans un cas réel où un avocat a envoyé une facture pro forma avec un montant inférieur à celui qu’il a finalement indiqué dans la facture finale, les tribunaux l’ont seulement autorisé à facturer ce qu’il avait indiqué dans la facture pro forma.
Attention
Avant d’envoyer la facture pro forma, assurez-vous donc que vous serez en mesure de livrer les marchandises au prix indiqué sur la facture. Soyez également prudent :
S’il s’agit de biens que vous n’avez pas en stock, précisez la durée de validité de votre offre (vous éviterez ainsi le risque de voir le prix des biens augmenter, alors que vous vous êtes déjà engagé à les fournir à un certain prix).
En cas de services, précisez en détail les services inclus dans le prix et indiquez que tout travail supplémentaire sera facturé séparément.
Acceptation de la transaction
D’autre part, la facture pro forma étant l’équivalent d’un devis, utilisez-la pour vous assurer que la transaction est clôturée et acceptée par les deux parties (de sorte que votre client ne puisse pas faire marche arrière en prétendant qu’il n’a jamais passé la commande, ou qu’il l’a passée mais que vous ne l’avez jamais acceptée).
Si vous ne disposez pas de documents supplémentaires pour prouver que la transaction a été acceptée par les deux parties, incorporez un texte similaire au suivant dans la facture pro forma :
« Cette facture proforma reflète les conditions dans lesquelles la transaction décrite sera effectuée, conformément à votre commande datée du … (ou conformément à notre offre datée du …), et constitue l’acceptation par les deux parties de ces conditions. (ou selon notre offre en date du …), et constitue l’acceptation par les deux parties de ces conditions.
Facture proforma et exportations
Votre entreprise a reçu une commande d’un client étranger qui vous a demandé de lui envoyer une facture proforma. Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l’établissement de la facture proforma.
Il s’agit d’une situation courante, car la facture proforma a plusieurs utilités dans les ventes internationales. Par exemple, si le prix de la vente doit être payé par crédit documentaire, la banque de l’acheteur demande généralement l’avance de la facture proforma. Dans d’autres cas, si l’acheteur a besoin d’une autorisation administrative pour importer les marchandises, l’administration de son pays lui demandera également une telle facture.
Attention ! Il est donc raisonnable que votre client vous demande la facture pro forma. Toutefois, avant de l’émettre, prenez quelques précautions.
Il n’y a pas de contrat de vente
Lors d’une vente, il n’est pas d’usage de signer un contrat avec l’acheteur, la relation se limitant le plus souvent à une commande passée par le client et acceptée par vous, ou à un devis que vous envoyez pour acceptation par le client.
Or, une facture pro forma équivaut à un devis ou à une offre. Par conséquent :
Vous êtes tenu de fournir les biens indiqués dans la facture pro forma au prix et aux conditions mentionnés dans la facture pro forma.
De même, si le client accepte votre offre, vous vous engagez à accepter et à payer les marchandises.
Par conséquent, dans les ventes internationales, la facture pro forma finit par être le seul document dans lequel les conditions de la transaction sont énoncées.
Lors de la rédaction de la facture, veillez donc à ce que toutes les conditions que vous avez convenues avec votre client y figurent :
Décrivez en détail les marchandises à livrer (nom, quantité, lieu d’origine, etc.) et le prix. Indiquez également le mode et le délai de paiement, ainsi que la devise dans laquelle le paiement doit être effectué.
N’oubliez pas d’indiquer l’Incoterm convenu, le moyen de transport ainsi que le lieu et la date de livraison.
Il est également conseillé d’indiquer les tribunaux qui seront compétents pour régler les litiges éventuels.
LA DURÉE DE VALIDITÉ DOIT ÊTRE MENTIONNÉE
Les coûts
Comme la facture pro forma équivaut à une offre, n’oubliez pas d’indiquer jusqu’à quelle date elle sera valable, de sorte que si le client ne l’accepte pas avant cette date, vous serez libéré et vous devrez renégocier les termes et conditions de la transaction. Important ! Veuillez noter qu’en cas de vente internationale, certains frais peuvent augmenter considérablement :
Dans les ventes internationales, certains coûts peuvent augmenter considérablement en peu de temps (par exemple, le prix du transport nécessaire pour livrer les marchandises dans le pays du client).
Par conséquent, si vous ne fixez pas de date de validité pour votre offre et que ces coûts augmentent, vous risquez de voir votre bénéfice diminuer, voire disparaître.
Faites-lui accepter votre offre
Pour éviter d’éventuels litiges, assurez-vous que le client accepte par écrit les conditions de vente mentionnées sur la facture pro forma. Pour ce faire, si vous ne disposez d’aucun autre document prouvant l’acceptation, envoyez la facture et demandez à votre client de la signer et de vous la renvoyer – scannée par e-mail, par exemple.
Les factures pro forma sont très répandues dans les ventes à l’étranger, car elles ont plusieurs objectifs. Veillez à ce qu’elle contienne les conditions de vente convenues avec le client et fixez un délai de validité pour ces conditions.
La TVA sur une facture proforma est-elle déductible ?
Non, mais oui
Si votre entreprise supporte la TVA et entend la déduire, l’administration fiscale exigera que vous soyez en possession de la facture émise par le vendeur.
Toutefois, de plus en plus d’arrêts considèrent la facture comme une simple condition de forme pour déduire la TVA, qui peut être remplacée par d’autres moyens de preuve (Cour suprême, arrêts du 26 avril 2012 et du 30 janvier 2014, entre autres).
Autres moyens de preuve : exigez toujours une facture. Toutefois, si vous ne recevez pas de facture, si elle est perdue ou si elle est défectueuse, ne manquez pas de déduire la TVA.
Rassemblez d’autres preuves de la véracité de la transaction (acte ou contrat privé, factures pro forma, bons de livraison, preuves de paiement, etc.
Selon les tribunaux, les factures ne sont pas les seuls moyens de preuve valables dont dispose votre entreprise pour déduire la TVA.
