El presente y el futuro de la sociedad es el mundo digital. La era de las nuevas tecnologías y la digitalización es imparable y cada vez es más necesario tener conocimientos al respecto.
De hecho, si te paras a pensar,
¿existe algún proceso administrativo en la actualidad que no te de la opción del certificado digital?
¿Sabes qué es? Si no es así, sigue leyendo este post porque vamos a contarte en qué consiste y para qué sirve.
En qué consiste el certificado digital
El certificado digital es un documento electrónico que sirve para comprobar la identidad de una persona de forma real e inequívoca de manera online.
Este permite realizar los trámites en la administración pública estatal, autonómica y local, como también para otras entidades que lo soliciten, como colegios o universidades.
La identificación online de la persona se realiza con una clave pública y el certificado se emite gratuitamente y se firma por una entidad acreditada y reconocida como autoridad de certificación.
De hecho, dispone de un número de serie único y debe renovarse cada cuatro años, ya que es su período de vigencia. Además, puede solicitarlo cualquier persona mayor de edad con DNI, o incluso un menor emancipado.
Por ejemplo, a la hora de llevar a cabo trámites por internet en la Agencia Tributaria, comprobar tus puntos en el carné de conducir, solicitar tu certificado de nacimiento o cualquier otro trámite por internet de la administración, necesitarás presentar tu certificado digital.
Tipos de certificados digitales
Respecto a la tipología de certificados digitales existen dos tipos concretamente. Por un lado, el que se incluye en el chip del Documento Nacional de Identidad electrónico, y por otro el que es emitido por la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre, FNMT.
En la Comunidad Valenciana tenemos un certificado otorgado por la comunidad Valenciana, GVA.
Se suele pedir a través de las oficinas de suma o de los ayuntamientos.
En otras palabras, en la comunidad valenciana también hay un certificado digital para hacer casi lo mismo que los otros dos pero que no sirve para obtener el Ciudad digital de una empresa.
El certificado de la FNMT es muy importante porque permite obtener el certificado de la empresa de la que se es administrador. De hecho, el certificado de la fábrica nacional de moneda y timbre es el único que permite obtener un certificado de empresa.
Todos estos certificados suelen ser válidos para los trámites de personas físicas en las páginas web de las administraciones públicas, por lo que no es importante cuál de ellos tengas en realidad.
De hecho, tener uno u otro dependerá de la comodidad a la hora de solicitarlos y utilizarlo.
¿Cómo se obtiene el certificado digital de la FNMT?
Para adquirir un certificado digital hay que seguir ciertos pasos.
Tienes que acceder a la sede electrónica de la FNMT y descargarte el software para la generación de claves.
Y para realizar este trámite, la propia FNMT recomienda llevarlo a cabo con exploradores como Chrome, internet Explorer o Firefox.
Una vez se haya descargado el programa, lo instalas en tu ordenador y vuelves a la web de la FNMT.
En ella, tienes que acceder al apartado de Certificados y seleccionar la opción que necesites.
En este caso, te salen dos, la de persona física y la de representante de administrador único y solidario.
La opción que nos ocupa para conseguir el certificado digital es la de persona física.
Al pulsar en dicha opción, aparece toda la información que explica qué son estos certificados y en qué consiste su proceso. En la columna de la izquierda aparece la opción de “Obtener Certificado Software».
Dentro de este apartado, puedes pulsar en “Solicitar Certificado”, tanto en el menú izquierdo de la página como en el segundo punto que aparece en el centro de la información.
Al pulsar, se abre una pantalla con un formulario para rellenar tus datos, tales como el DNI, nombre, apellidos y una dirección de correo electrónica. Y una vez hayas rellenado los datos, tienes que clicar en el enlace para consultar y aceptar las condiciones de expedición del certificado y aceptar dichas condiciones en la nueva ventana. Hecho esto, tan solo tienes que pulsar en Enviar petición para recibir un correo con tu número de solicitud el cuál estará asociado a tu DNI.
Para acreditar tu identidad y descargar el certificado, es necesario que lleves dicho código físicamente a una oficina de registro, con cita previa, tales como delegaciones, administraciones u otras oficinas como de la Seguridad Social.
Una vez tengas el código acreditado, podrás descargarlo desde la web de la FNMT abriendo la pestaña de Herramienta, opciones de internet, contenido y certificados.
Aunque parezca un poco engorroso de obtener, la realidad es que a la hora de utilizarlo es bastante sencillo. De hecho, no necesitarás ningún PIN ni dispositivo físico puesto que lo tendrás guardado en tu ordenador o móvil.
¿Cómo solicitar el certificado digital de DNI electrónico?
Obtener el certificado digital por DNI electrónico es bastante más fácil que el anterior. Mismamente, cuando sacas el DNI en la comisaría de la Policía Nacional puedes activar el chip y los certificados en las máquinas preparadas para ello en el establecimiento.
El inconveniente con este tipo de certificado digital es que necesitarás un lector de tarjetas compatible o el chip NFC del móvil si es un DNI posterior a 2015 y una aplicación oficial que también sea compatible.
¿Por qué es importante tener un certificado digital hoy en día?
Actualmente, la necesidad de tener un certificado digital se ha convertido en una cuestión fundamental para poder realizar gestiones y trámites de manera ágil y segura. No solo es importante para las personas que buscan agilidad en sus trámites personales o fiscales, sino también para profesionales, autónomos y empresas que requieren cumplir con una gran cantidad de obligaciones legales de forma electrónica.
Contar con un certificado digital permite una identificación y autenticación segura en plataformas públicas y privadas. Es una herramienta clave para interactuar con la Administración Pública, evitando desplazamientos innecesarios y optimizando los tiempos de espera. Además, es una alternativa más confiable que otros métodos de identificación como los usuarios y contraseñas, que pueden ser vulnerables a ataques cibernéticos.
El proceso de digitalización de los servicios ha llegado para quedarse, y con ello, cada vez más trámites administrativos requieren de la verificación de la identidad mediante un certificado digital.
¿Cuáles son los requisitos para obtener un certificado digital?
Para solicitar un certificado digital, existen varios requisitos y pasos específicos que deben cumplirse para garantizar que el proceso se realice de manera correcta. La persona interesada en obtenerlo debe ser mayor de edad y tener un DNI electrónico o un NIE válido. En caso de tratarse de una persona jurídica, el proceso se realiza a través del representante legal de la empresa o entidad.
Además, es necesario contar con una dirección de correo electrónico para recibir las notificaciones relacionadas con el proceso. Dependiendo del tipo de certificado (personal o de representante de una empresa), el procedimiento puede variar ligeramente, pero los pasos básicos son los mismos.
Una vez iniciada la solicitud, se debe generar una solicitud en línea a través de la sede electrónica de la FNMT o de la entidad correspondiente. A continuación, la persona solicitante deberá acudir a una oficina de registro acreditada (por ejemplo, la Agencia Tributaria o la Seguridad Social) para validar su identidad. Este paso es fundamental para garantizar la autenticidad de la solicitud.
Es importante destacar que la validez del certificado digital es limitada, generalmente de 4 años, tras los cuales deberá renovarse. Este tiempo de validez está relacionado con la seguridad y la evolución de las tecnologías de encriptación, ya que periódicamente se actualizan los protocolos para mejorar la protección de los usuarios.
Diferencias entre el certificado digital y la firma electrónica
Es común que se confunda el certificado digital con la firma electrónica, ya que ambos sirven para realizar trámites de forma segura en línea. Sin embargo, aunque están relacionados, tienen propósitos y características distintas.
El certificado digital es un medio de identificación que autentica a una persona en el entorno digital, funcionando como un documento electrónico que demuestra la identidad del titular ante diversas plataformas, como la Administración Pública, entidades privadas, etc. Se utiliza para acceder a servicios en línea, realizar trámites, firmar documentos y autenticar transacciones.
Por otro lado, la firma electrónica se refiere a la acción de firmar un documento de manera digital. Esta firma tiene la misma validez jurídica que una firma manuscrita, pero se realiza mediante un sistema criptográfico asociado al certificado digital del firmante. La firma electrónica no solo garantiza la autenticidad del firmante, sino también la integridad del documento firmado.
Mientras que el certificado digital es utilizado principalmente para acceder a servicios, realizar identificaciones y autenticar transacciones, la firma electrónica se utiliza para firmar legalmente documentos o contratos de manera remota, sin necesidad de estar físicamente presente.
Ventajas de usar un certificado digital en el ámbito empresarial
Para empresas y autónomos, tener un certificado digital es esencial, ya que facilita el cumplimiento de obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social de forma eficiente y ágil. Gracias al certificado digital, es posible realizar gestiones como la presentación de declaraciones fiscales, la firma de documentos oficiales, la solicitud de ayudas o subvenciones y la realización de trámites laborales sin tener que desplazarse a las administraciones correspondientes.
Una de las mayores ventajas del certificado digital en el ámbito empresarial es la agilidad en los trámites administrativos, lo que permite ahorrar tiempo y costes al eliminar la necesidad de presentarse físicamente en las oficinas. Además, la seguridad que ofrece la tecnología detrás del certificado digital minimiza el riesgo de fraudes o suplantación de identidad, asegurando que las transacciones realizadas sean auténticas.
Como hemos mencionado anteriormente, las empresas también pueden utilizar el certificado digital para obtener su propio certificado de empresa a través de la FNMT, lo que les permite realizar una amplia variedad de trámites online, como la presentación de impuestos o la gestión de recursos humanos de manera eficiente.
Además, al utilizar un certificado digital, las empresas pueden firmar documentos electrónicos, lo que permite acelerar procesos contractuales, ya que los documentos pueden ser firmados de forma remota sin necesidad de esperar tiempos de envío o reuniones físicas.
¿Para qué sirve el certificado digital?
Como ya hemos mencionado, el certificado sirve para identificar a una persona de manera real y oficial digitalmente cuando hace trámites por internet.
Esto permite que se puedan realizar dichos trámites con seguridad y que nadie pueda suplantar tu identidad en ningún tipo de trámite administrativo digital. Además, disponer de un certificado digital te permite agilizar todos los trámites que tengas que realizar, así como ahorrar tiempo y dinero.
De hecho, si eres un autónomo o pyme con el certificado digital puedes cumplir con la mayor parte de los modelos trimestrales y anuales que tienes que presentar de manera electrónica.
Aquí te dejamos un resumen de las acciones que puedes llevar a cabo con el certificado digital:
- Consulta e inscripción en el padrón municipal.
- Consulta de multas de circulación.
- Consultar y solicitar subvenciones.
- Consultar la asignación de colegios electorales.
- Firma electrónica de documentos y formularios oficiales.
- Acciones comunicadas.
- Presentar y liquidar impuestos.
- Presentación de recursos y reclamaciones.
- Cumplimento de datos del censo de población y viviendas.
Tras leer esta información, ya sabes qué es un certificado digital y para qué sirve. Y, como puedes comprobar, para obtenerlo no necesitarás realizar acciones complejas. Tan solo tendrás que dedicar unos minutos de tu tiempo y poder aprovecharte de todas las ventajas de realizar los trámites administrativos necesarios de manera digital.