Obligación de los autónomos a usar un programa de facturación homologado
Hay bastante confusión entre los autónomos de si hay que usar un programa de facturación. Si hago las facturas a mano, estaré obligado a cambiar y utilizar un de programa de facturación.
Muchas clientes nos preguntan:
¿Cuando sera obligatoria la factura electrónica?
Si hay que facturar o no .
Si hay que utilizar un programa de facturación online.
Si hay que hacer factura electrónica, o cuando empieza la obligación de hacer factura electrónica.
Lo que está claro es que a partir del 2026, todas las empresas y autónomos que tengan un negocio y utilicen un programa de facturación para emitir sus facturas, estarán obligadas a emitir sus facturas desde un programa de facturación homologado.
Solo tienen que decidir utilizar este programa facturación con Verifactur o sin Verifactur.
En este artículo, vamos a intentar aclarar todas estas cuestiones.
Cuándo es obligatorio la factura electrónica?
La factura electrónica se lleva usando en la contratación con el sector público, pero no en el sector privado.
Se han oído muchas noticias sobre que la factura electrónica va a ser obligatorio para autónomos y empresas, pero no es así.
Para que se aplique una ley, no solo hay que publicar la ley en el BOE, sino que hace falta publicar el desarrollo reglamentario de dicha ley, el régimen sancionador del la ley, etc. y en el caso de las factura electrónica no se ha hecho todavía.
Y según ha comentado hacienda, el desarrollo de la normativa de la factura electrónica obligatoria está en stand-by y se concentran más en lo que ellos han llamado Verifactu.
De hecho, este es el camino más fácil para tenernos controlados. Veamos
Importante
Los autónomos o empresas que hagan sus facturas a mano o en un Excel, no estarán obligados a utilizar los programas homologados a partir del 2026
Programa de facturación homologado
Lo que ha hecho hacienda Hacienda, es primero, controlar las empresas fabricantes de software de facturación.
Recientemente, se han aprobado las especificaciones técnicas que marcarán un antes y un después en los llamados por hacienda «sistemas informáticos de facturación» (SIF) que las empresas deberán implementar a partir del año 2026.
Este cambio es una oportunidad para evolucionar y adaptarse al futuro, impulsando la innovación y eficiencia en los procesos empresariales. (esto lo dice hacienda porque en realidad lo que quieren es evitar que las empresas y autónomos, modifiquen o eliminen facturas).
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Dicho de otra manera, hacienda ha establecido unas normas y requisitos técnicos e informáticos para que no podamos modificar, alterar o traficar las facturas que emitamos. Y lógicamente obtener esa información lo mas rápido posible.
Está claro que las empresas autónomos con cierto volumen, ya emiten sus facturas desde un programa de facturación.
Pero ¿qué pasa con el pequeño autónomo que apenas emite facturas?
¿Estará obligado un autónomo a usar un programa de facturación homologo?
Solo si ya utiliza un programa de facturación,
Si usted hace sus facturas a mano, utiliza Excel o word, no estará obligado a utilizar un programa de facturación o SIF
¿Pero qué es un SIF?
SIF O NO SIF, ÉSA ES LA CUESTIÓN
En este artículo vamos a explicarle que es lo que hacienda ha llamado SIF, sistema...
Nueva obligación de facturación
Pero antes de obligarnos a usar esos programas de facturación, lo que ha hecho hacienda es obligar a los fabricantes a que ese software cumpla ciertos requisitos para que no se pueda alterar los registros de los programas de facturación.
La normativa introducida en 2021, que obliga tanto a los fabricantes de software de facturación como a los usuarios de dichos programas de facturación a asegurar que los sistemas informáticos de facturación (SIF) garanticen la trazabilidad e inalterabilidad de los registros, es esencial.
Dicho de otra manera, hacienda ha establecido unos requisitos informáticos para que no podamos modificar, cambiar, alterar o eliminar las facturas que emitamos.
Quedará registrado cualquier cosa que hagamos y hacienda lo sabrá.
Según ellos, esta regulación no solo protege la integridad de las transacciones, sino que también fortalece la confianza en el sistema financiero al asegurar que cada registro sea preciso y fiable.
Implementar estas medidas es un paso crucial hacia una gestión más transparente y segura.
No obstante, ha sido en octubre de 2024 cuando se han publicado sus requisitos y especificaciones técnicas.
La agencia tributaria española nos va a obligar a usar programas de facturación y además que este software cumpla los requisitos que ella diga para evitar que podemos modificar o eliminar facturas.
¿Desde cuándo será obligatorio usar un programa de facturación?
Entrada en vigor
Pues bien, aunque estaba previsto que esta nueva obligación se aplicaría a partir de julio de 2025, Hacienda ha hecho pública una nota informativa retrasando los plazos:
Para los que pagan el IS, las nuevas reglas sobre los SIF empezarán a aplicarse desde el 1 de enero de 2026.
Para los demás, como los autónomos que declaran por IRPF, entrarán en vigor a partir del 1 de julio de 2026.
Lo que si es a partir de julio 2025 es la obligación de las empresas fabricantes a tener el software homologado.
Será obligatorio para usar un programa de facturación homologado por hacienda solo para las empresas que utilizan un programa de facturación para emitir sus facturas
¿Estoy obligado a usar un programa de facturación?
Obligados a usar programas de facturación
Los autónomos y empresas que utilicen un programa informático para hacer sus facturas estarán obligados a utilizar los nuevos programas de facturación.
Los autónomos o empresas que no utilicen un programa de facturación para emitir sus facturas no estarán obligados a utilizar los programas homologados por hacienda.
Es decir, si hacen sus facturas a mano o utilizan un Excel para emitir sus facturas, no estarán obligados a usar el nuevo sistema impuesto por hacienda.
¿Que autónomos estarán obligado a usar un programa de facturación homologado?
Solo las empresas y autónomos que utilicen programas de facturación
Entre los afectados se encuentran, entre otros:
Las empresas, excepto las entidades totalmente exentas, deben tomar acción inmediata.
- También los contribuyentes del IRPF como los autónomos que desarrollen actividades económicas.
- Los contribuyentes del IRNR con un establecimiento permanente en España.
- Las entidades en régimen de atribución de rentas, como comunidades de bienes o comunidades de propietarios con actividad económica.
No obligados a usar programas de facturación
Los autónomos o empresas, que no utilicen un software de facturación
Se han establecido algunas excepciones a la obligación de adaptarse a los nuevos SIF.
Por ejemplo, no están obligados a usar programas de facturación:
- Los arrendadores de inmuebles que declaran rentas del capital inmobiliario.
Los contribuyentes que ya gestionan sus libros registro de facturas a través del nuevo sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).
Aquellos agricultores, ganadores y pescaderos en los regímenes de agricultura, ganadería y pesca, recargo de equivalencia y simplificado de IVA, cuando no deban expedir factura.
VeriFactu o no Verifactu
Esta es la palabra clave de todo este embrollo
¿Qué significa Verifactu?
Verifactu es un sistema que permite mandar todos los registros a Hacienda de forma automática y segura al introducir los datos.
Tiene dos opciones para usar los programas de facturación:
Programas de facturación no verificable
Una opción son los programas de facturación que no envían los registros de facturación a Hacienda.
Dichos programas o sistemas informáticos de facturación–considerados no verificables– deben cumplir numerosos requisitos técnicos, y la información contenida en ellos debe estar disponible para ser remitida a Hacienda tan pronto como ésta la solicite.
Programa de facturación, verificables o Verifactu
La alternativa son los programas de facturación Verifactu, con menos requisitos técnicos, pero que remiten los registros a Hacienda de forma automática al introducir los datos.
Programa de facturación gratis de la agencia tributaria
Aplicación de facturación gratuita
Está previsto que Hacienda habilite una aplicación gratuita de esta segunda modalidad (sistemas Verifactu), que puede ser una alternativa para pymes y autónomos que emiten pocas facturas al año y no quieren gastarse dinero en adquirir un SIF.
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Régimen sancionador por el uso de programas de facturación que no cumplen los requisitos
Por lo tanto, si su empresa se ve impactada por este cambio, es importante que se comunique con el proveedor de su programa de facturación para confirmar que cumple con los nuevos requisitos técnicos establecidos.
Es crucial tener en cuenta que no cumplir con estas normativas puede resultar en una sanción de 50.000 euros por cada ejercicio en el que no se cumplan las disposiciones.
A partir del 1 de enero de 2026, las empresas que tributan en el Impuesto sobre Sociedades que emitan sus facturas utilizando un software de facturación deberán utilizar los programas de facturación homólogo por la agencia tributaria.
Los autónomos que tributan por IRPF y emitan sus facturas con un programa de facturación estarán obligados usar los nuevos programas de facturación a partir del 1 de julio de 2026.
Impacto real en la gestión del día a día de los autónomos
La obligación de utilizar programas de facturación homologados no solo es un cambio normativo, también implica una transformación en la manera en que los autónomos gestionan sus negocios. Para quienes ya trabajan con programas informáticos, la adaptación consistirá en asegurarse de que su software cumple con los requisitos técnicos de la Agencia Tributaria y, en muchos casos, en decidir si desean activar la opción Verifactu para enviar automáticamente sus registros.
Sin embargo, para aquellos acostumbrados a métodos más tradicionales, la transición puede suponer un reto organizativo: aprender a manejar nuevas herramientas, dedicar tiempo a la migración de datos y asumir que cada movimiento quedará registrado de manera inalterable.
Aunque Hacienda lo presenta como un proceso de modernización, en la práctica supondrá para muchos autónomos una inversión de tiempo y esfuerzo adicional, especialmente en los primeros meses de implantación.
Costes y beneficios de adaptarse a los SIF
Uno de los aspectos más comentados es el coste económico de implementar un programa de facturación homologado.
Aunque Hacienda planea poner a disposición un software gratuito en modalidad Verifactu, este tendrá limitaciones y estará más orientado a pequeños negocios con pocas facturas al año. Para la mayoría de autónomos y empresas con mayor volumen de operaciones, será necesario recurrir a programas de pago.
Los precios variarán según las funcionalidades: emisión de facturas, integración bancaria, conciliación automática o gestión de impuestos. A corto plazo, esto puede percibirse como un gasto adicional, pero a medio y largo plazo también aporta beneficios. La trazabilidad de la información facilita auditorías internas, minimiza errores humanos y mejora la seguridad jurídica frente a posibles inspecciones.
En otras palabras, lo que empieza como un coste puede convertirse en una herramienta de control financiero eficaz y ahorro de tiempo administrativo.
Oportunidades para la digitalización de pequeñas empresas
Más allá de la obligación, esta normativa puede ser una oportunidad para que autónomos y pymes den un salto hacia la digitalización integral de su negocio. La implementación de programas de facturación homologados abre la puerta a automatizar procesos que antes se hacían manualmente: generación automática de facturas recurrentes, envío directo al cliente por correo electrónico, almacenamiento en la nube o integración con herramientas de gestión contable.
Además, quienes opten por la modalidad Verifactu podrán simplificar aún más la relación con Hacienda, ya que todos los registros se enviarán de manera automática y quedarán validados en tiempo real.
En un entorno cada vez más competitivo, digitalizar la facturación no solo es cumplir con Hacienda, también es ganar en eficiencia, profesionalidad y capacidad de respuesta frente a los clientes. Aquellos que adopten estos cambios con visión estratégica podrán diferenciarse de la competencia y ofrecer un servicio más ágil.
Riesgos de no cumplir con la normativa
Si bien la mayoría de autónomos se preocupa por el coste inicial o por la dificultad técnica, el verdadero riesgo está en las sanciones por incumplimiento. Hacienda no se limitará a obligar a usar un programa homologado, sino que también impondrá multas elevadas a quienes utilicen software que no cumpla con los requisitos o continúen emitiendo facturas con sistemas no autorizados.
Las sanciones pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio, lo que supone una cantidad inasumible para la mayoría de pequeños negocios. Además, al estar todo el proceso digitalizado y trazado, las probabilidades de detección aumentan de forma exponencial.
La opción Verifactu, aunque no obligatoria, se perfila como la más segura para quienes quieran evitar problemas, ya que garantiza que Hacienda recibe cada factura en el momento de su emisión. No se trata únicamente de adaptarse para cumplir una obligación formal, sino de proteger la viabilidad del negocio a largo plazo.
Anticiparse a los cambios y empezar a trabajar con programas que ya avancen hacia estas exigencias será la forma más segura de evitar problemas futuros.
En resumen
- Todas las empresas y autónomos, que tengan una actividad económica (salvo pocas excepciones) y emitan sus facturas con un software de facturación, deberán utilizar un programa de facturación homologado a partir del 2026.
- El contribuyente que no utilice un programa de facturación para emitir su factura, no estará obligado a usar un programa homologado.
- El contribuyente podrá elegir si utilizar un programa de facturación con Verifactu o sin Verifactu.
- El sistema Verifactu es la posibilidad de mandar todos los registros del programa de facturación automáticamente a hacienda.
Dicho de otra manera, todos los programas tendrán que tener Verifactu y es el contribuyente, el que decide usarlo o no usarlo.
