Comment embaucher un stagiaire ?

Devons-nous embaucher un stagiaire?

Si vous souhaitez embaucher un stagiaire dans votre entreprise, vous devez signer une convention avec une université ou un institut, dans laquelle, en général, une aide financière pour l’étudiant sera convenue (dans ce cas, vous devez l’inscrire et payer des cotisations de sécurité sociale (voir ici la nouvelle cotisation pour les stagiaires, bien qu’à des taux réduits).

Bien qu’il n’y ait pas de relation de travail dans ces cas, la vie quotidienne peut faire que l’apprenti se retrouve avec les mêmes droits qu’un salarié.

FORMATION OBJECTIF d’une convention de stage

Complément de formation du stagiaire

Le stage doit être un complément aux études de l’intéressé.

Ainsi, il y a relation de travail déguisée lors d’embaucher un stagiaire si le plus grand bénéfice de la relation est pour votre entreprise, c’est-à-dire si le travail effectué répond aux besoins de votre entreprise plutôt qu’aux besoins de formation de l’étudiant.

Exemple de ce qu’il ne faut pas faire lors d’embaucher un stagiaire

Ainsi, si vous embauchez un étudiant en tourisme pour votre établissement hôtelier, l’objectif de formation sera rempli si l’étudiant travaille à la réception en tant qu’accompagnateur des employés qui occupent habituellement le poste de réceptionniste.

En revanche, si vous intégrez le stagiaire dans l’emploi du temps et le planning de garde, comme un réceptionniste parmi d’autres, l’objectif de formation sera dénaturé et il y aura en réalité une relation de travail.

COMMENT GÉRER UN STAGIAIRE ?

Tâches appropriées pour le stagiaire

Il faut donc veiller à ce que les tâches du stagiaire complètent sa formation théorique. A cette fin :

• Désignez un tuteur (par exemple, le chef du service qu’il rejoint) pour l’encadrer et établissez un rapport de suivi de stage.

Lors d’embaucher un stagiaire, il est conseillé de suivre un programme de formation (par exemple, le stagiaire passe par différents postes et cela est consigné dans le rapport du mentor).

• Évitez de faire exécuter au stagiaire des tâches sans contenu ni valeur de formation. Par exemple, si le stagiaire suit des études d’ingénieur, ne lui faites pas classer des factures ; ou s’il a effectué une tâche à plusieurs reprises, déplacez-le d’un poste à l’autre et affectez-le à d’autres tâches.

Signes de fraude lors d’embaucher un stagiaire

Évitez également certaines actions qui, en cas de conflit, pourraient être utilisées comme preuve de l’existence d’une relation de travail. Par exemple :

La durée du stage

Evitez les stages d’une durée supérieure à 50% de la durée de l’année académique (si elle est plus longue, elle pourrait être comprise comme une entrave à la formation de l’étudiant).

Horaire du stagiaire

Attribuer au stagiaire un horaire qui lui permette de combiner le stage avec ses études, même si cet horaire est différent de celui du reste des employés (par exemple, entrer ou sortir une heure plus tôt).

Identification

Lorsqu’on lui attribue une adresse électronique, il est préférable de ne pas lui donner un compte à son nom et d’indiquer son statut de stagiaire dans la signature de son courrier électronique.

Risque lié à embaucher un stagiaire

Si vous ne prenez pas ces précautions et qu’il existe une relation de travail déguisée, l’étudiant pourrait prétendre être considéré comme un employé permanent de votre entreprise.

Et dans ce cas :

• Vous devriez reconnaître son ancienneté dès le premier jour, le rémunérer selon la convention collective et payer les cotisations de sécurité sociale au taux de cotisation ordinaire (plus une majoration).
• En outre, l’inspection pourrait vous infliger une amende de 626 à 6.250 euros.