Aspects à prendre en compte lors de la sanction d’un travailleur
Les pouvoirs disciplinaires vous permettent de sanctionner vos employés s’ils enfreignent les règles de l’entreprise.
Découvrez les limites de ce pouvoir et les éléments à prendre en compte pour minimiser les risques en cas de contestation.
Imposition d'une sanction
La mesure doit être proportionnée
Infraction
Lors de l’imposition de sanctions disciplinaires, il convient de rechercher la proportion nécessaire entre l’infraction et la sanction, et d’appliquer des critères individuels qui tiennent compte des particularités de chaque cas spécifique.
Par exemple, si un employé qui travaille dans votre entreprise depuis dix ans commet pour la première fois une erreur technique qui peut être rectifiée, l’imposition d’une sanction très élevée sera considérée comme disproportionnée.
Gravité et culpabilité
Il est vrai que, selon la loi, c’est à l’entreprise de décider d’imposer ou non une sanction.
Toutefois, le comportement sanctionné doit être défini dans la convention collective applicable et, en cas de sanctions plus lourdes ou de licenciement, il doit y avoir gravité et culpabilité.
Raisons que vous pouvez prouver
Lettre de sanction
Dans le cas où vous infligez une sanction disciplinaire ou un licenciement et que votre salarié conteste la mesure en justice, votre entreprise ne pourra pas fournir de motifs au tribunal autres que ceux contenus dans la notification écrite de cette sanction ou de ce licenciement.
Par conséquent, lors de la rédaction de la notification, soyez aussi explicite que possible : décrivez en détail la faute reprochée et les faits qui ont conduit à cette décision et indiquez la date à laquelle ils se sont produits.
Recommandation
Bien que dans la notification de la sanction disciplinaire ou du licenciement il ne soit pas nécessaire d’indiquer les moyens de preuve à disposition (enregistrements, rapports de détectives, témoins…) et que ceux-ci puissent être réservés pour le moment du procès (s’il y en a un), il est conseillé d’indiquer les noms des témoins potentiels et d’expliquer au moins minimalement comment les preuves ont été obtenues (ou au moins d’indiquer qu’une procédure conforme à la procédure a été obtenue).) et ceux-ci peuvent être réservés pour le moment du procès (s’il y en a un), il est conseillé d’indiquer les noms des témoins potentiels et d’expliquer minimalement comment les preuves ont été obtenues (ou au moins d’indiquer qu’une procédure conforme aux exigences légales a été suivie pour les obtenir).
Contenu de la lettre de sanction
En résumé, lorsque vous préparez la lettre de sanction ou de licenciement, indiquez clairement et en détail les faits allégués, la date à laquelle ils se sont produits, les dommages causés…
S’il y a des témoins, vous pouvez mentionner leur nom ou non (à décider en fonction des circonstances de l’affaire) ; le fait de ne pas mentionner les témoins dans la lettre ne vous porte pas préjudice car, plus tard, lors du procès, ils pourront également témoigner.
L’essentiel est que l’employé connaisse les faits afin de pouvoir se défendre plus tard lors d’un éventuel procès (afin qu’il ne puisse pas prétendre être sans défense parce qu’il ne connaît pas les faits).
En même temps, rassemblez toutes les preuves nécessaires au cas où l’affaire se retrouverait devant un tribunal (sans avoir à le mentionner dans la lettre).
A titre d’exemple :
- réclamations de clients
- les preuves des dommages causés
- enregistrements
- rapports de détectives
- les sanctions finales antérieures
Existe-t-il une tolérance préalable ?
Il a permis certains comportements
Accepté
Dans la plupart des entreprises, il existe des « actes de tolérance », c’est-à-dire que des situations ou des comportements qui violent certaines règles obligatoires, qu’il s’agisse d’instructions de l’employeur ou de règles établies dans la convention collective, sont acceptés et tolérés.
Cette tolérance réduit la gravité et la culpabilité d’actes apparemment punissables.
Modification
Si votre entreprise a toléré un comportement punissable, elle ne peut pas changer brusquement et commencer à punir sans informer au préalable les travailleurs qu’elle va modifier sa politique dans ce domaine.
Toutefois, pour que les actions de l’entreprise soient considérées comme permissives et tolérantes, elles doivent être suffisamment significatives, c’est-à-dire que les travailleurs doivent croire qu’il existe une volonté claire de l’entreprise d’accepter certaines infractions comme n’étant pas punissables.
Si l’entreprise n’accomplit pas d’actes démontrant de manière significative cette volonté permissive, cette tolérance ne peut être présumée.
Recommandation
Par conséquent, rompez la tolérance en adressant un avertissement non disciplinaire aux employés, car vous ne tolérerez plus certains comportements (comme il ne s’agit pas d’une sanction disciplinaire, elle ne peut pas être contestée).
De cette manière, le régime de tolérance aura été rompu et si, après la lettre d’avertissement, les infractions se répètent, des sanctions disciplinaires peuvent être imposées (il ne s’agit plus d’une réaction surprise de la part de l’entreprise).
Communication
En ce qui concerne le contenu de cet avertissement, veuillez inclure les mentions suivantes :
Non-conformité
- Non-conformités ou situations que l’entreprise a tolérées jusqu’à présent (absence de pointage, utilisation de l’ordinateur ou du courrier électronique à des fins privées, certains travailleurs ne portant pas l’uniforme de travail, etc.)
Sanctionnable
- Si la violation est couverte par la convention collective en tant que délit d’emploi, indiquez l’article correspondant. Si la violation est une instruction de l’entreprise, contestez-la.
Avertissement
- Enfin, indiquez que l’entreprise prendra les mesures disciplinaires appropriées dès l’envoi de la communication. Rappelez également régulièrement l’obligation de se conformer aux règles de conduite.
Exemple
En cas d’utilisation privée des médias électroniques de l’entreprise :
- La tolérance est comprise comme un consentement tacite à l’utilisation interdite des médias électroniques. Par conséquent, il n’est pas acceptable que l’entreprise exerce soudainement et de manière inattendue son pouvoir disciplinaire à l’encontre d’employés qui font un usage personnel des médias électroniques d’un jour à l’autre s’ils le font depuis longtemps sans aucune conséquence. Cela serait contraire à la bonne foi contractuelle.
- En tout état de cause, même s’il y a eu une telle tolérance, vous pouvez prendre des mesures de surveillance et de contrôle lorsque vous le jugez approprié et imposer des sanctions si vous détectez un manquement, à condition d’informer préalablement les employés qu’à partir de ce moment, vous procéderez au contrôle des moyens électroniques et cesserez de tolérer leur utilisation privée (vous devez supprimer l’attente de tolérance).
- Si les travailleurs indiquent que l’utilisation personnelle des outils est une condition plus avantageuse, vous pouvez faire valoir que la loi elle-même vous autorise à prendre les mesures de surveillance et de contrôle que vous jugez appropriées à tout moment, conformément à vos pouvoirs et au pouvoir de direction.
Validité des preuves pour imposer une sanction
Types de preuves à sanctionner
La réalité des faits
Dans la juridiction sociale, la loi veut que le juge ou le tribunal apprécie la réalité des faits, et non la « vérité formelle » que l’on peut déduire des documents soumis à la procédure.
Ainsi :
- Les documents publics prouvent le fait pour lequel ils ont été délivrés, ainsi que la date de délivrance.
- Les documents privés seront appréciés par le juge et n’auront de valeur probante que si le juge les reconnaît (s’il ne les reconnaît pas, ils n’auront pas de valeur probante).
Précautions
Dans tous les cas, il est conseillé de prendre toutes les précautions possibles pour éviter les contestations de documents.
Il est donc préférable de présenter des originaux plutôt que des photocopies :
- Il est préférable de présenter des originaux plutôt que des photocopies (bien que les photocopies soient recevables).
- Si vous présentez des preuves « numériques » (e-mails, captures d’écran de réseaux sociaux, etc.), fournissez des moyens de preuve supplémentaires. A cet effet, vous pouvez fournir le témoignage d’un des interlocuteurs dans un e-mail ou une conversation WhatsApp …..
- Si vous avez accédé à l’ordinateur ou au courrier électronique de l’employé, fournissez un acte notarié certifiant la véracité du contenu. En outre, joignez le témoignage d’un expert en informatique décrivant le processus mis en œuvre ainsi que son adéquation, sa nécessité et sa proportionnalité.
En bref, plus les preuves sont« sécurisées « , moins il y aura de doutes quant à leur véracité, de sorte que la partie adverse ne pourra pas les contester facilement.
Conclusion
En fin de compte, plus les preuves sont « sécurisées », moins il y aura de doutes quant à leur véracité, de sorte que la partie adverse ne pourra pas les contester facilement.
