Uso del Whatsapp en el ámbito laboral
¿Puede su empresa utilizar aplicaciones de mensajería instantánea como el WhatsApp como medio de comunicación con los trabajadores? ¿Qué limitaciones existen? Vea cómo se relaciona el uso de dichas aplicaciones con los derechos de sus empleados.
Mensajeria instantánea
Comunicaciones a trabajadores
Relaciones laborales
Las nuevas tecnologías han cambiado el panorama de las relaciones laborales. Y mucho!
Actualmente, muchas empresas utilizan aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp o Telegram para comunicarse con sus empleados y con fines profesionales.
Esta forma de comunicación ha generado conflictos sobre la delimitación y el alcance de su uso que han sido analizados por los tribunales. Algunos jefes abusan.
Si en su empresa se usa este medio de comunicación, tenga en cuenta las siguientes particularidades.
Tome precauciones
El uso de mensajería instantánea está permitido en el ámbito laboral, pero su utilización puede entrar en conflicto con la protección de derechos fundamentales de los trabajadores –como el derecho a la intimidad, a la desconexión digital, a la protección de datos o incluso al secreto de las comunicaciones–, derechos que siempre deberá salvaguardar.
Desconexión digital
Horario
Debe tener cuidado con el momento en el que envíe comunicaciones por esta vía e intentar evitar el uso de aplicaciones como WhatsApp –que permiten una conexión ininterrumpida y el envío de respuestas instantáneas– fuera del horario de trabajo, ya que podría suponer una vulneración del derecho a la desconexión digital de sus trabajadores.
Este derecho:
- Protege el tiempo de descanso de los empleados tras la finalización de su jornada.
- Implica la obligación empresarial de limitar el uso de los medios de comunicación de trabajo durante los períodos de descanso.
- Su salvaguarda cobra una especial relevancia en materia de prevención de riesgos psicosociales, a efectos de prevenir el agotamiento y el estrés laboral.
Depende del caso
Recientemente, los tribunales han declarado que, aunque el envío de mensajes de WhatsApp fuera del horario de trabajo no siempre supone una vulneración del derecho a la desconexión digital, la empresa no puede exigir una respuesta inmediata y no puede sancionar a sus empleados por la ausencia de respuesta fuera de su horario de trabajo , ya que es imprescindible respetar su tiempo de descanso.
Por ejemplo, si en su empresa se trabaja a turnos, intente no enviar mensajes a sus trabajadores fuera del turno que les corresponde, o no les obligue a contestar fuera de su horario.
Consulte las particularidades que haya podido imponer su convenio colectivo de aplicación, ya que éstos pueden regular obligaciones concretas en materia de protección del descanso.
Sanciones
La vulneración del derecho a la desconexión digital puede ser objeto de sanción por parte de la Inspección de Trabajo. El incumplimiento del derecho por conductas como contactar al empleado fuera de su horario de trabajo, en fin de semana, durante sus vacaciones, etc. podrá ser sancionado con multa de hasta 7.500 euros por centro de trabajo.
Recuerde que el derecho a la desconexión digital pretende garantizar el respeto del tiempo de descanso, de los permisos y de las vacaciones, así como el respeto de la intimidad personal y familiar de los empleados.
Protección de datos de los trabajadores
Revisión de conversaciones
¿Es un Móvil de empresa?
Por otro lado, para saber si puede revisar las conversaciones de WhatsApp de sus empleados, es importante si el terminal es particular o de la empresa:
- Si el dispositivo móvil es propiedad de la persona trabajadora, no podrá inspeccionarlo. De lo contrario, podría incurrir en una vulneración de sus derechos fundamentales a la intimidad y al secreto de las comunicaciones.
- Si, por el contrario, el móvil es propiedad de la empresa, sí podrá proceder a la revisión de conversaciones, pero únicamente si ha implantado políticas de uso de medios corporativos o ha acordado con la persona trabajadora su uso exclusivamente profesional.
Regla de la Proporcionalidad
Si el móvil es de empresa y ha informado de su uso únicamente profesional, podrá revisarlo, pero respetando siempre el derecho a la intimidad de los trabajadores. Para ello deberá:
- Tener una sospecha fundada de algún incumplimiento laboral.
- Limitar la búsqueda al incumplimiento concreto.
- Y garantizar la idoneidad, necesidad y proporcionalidad de la medida de control.
Si no ha prohibido a los trabajadores realizar un uso personal de los dispositivos empresariales, necesitará su consentimiento para proceder a la inspección.
Establezca un protocolo que recoja las condiciones de uso de los dispositivos y medios informáticos de la empresa.
Número de teléfono personal
Grupos de WhatsApp
Según la Agencia Española de Protección de Datos, puede incluir a sus trabajadores en conversaciones grupales. Ahora bien, deberá ser cuidadoso y respetar sus derechos en materia de protección de datos, pues de lo contrario podría ser sancionado:
Finalidad
Los grupos de WhatsApp deberán estar destinados a la organización del trabajo y emplearse para el traslado de información profesional.
Obtención de autorización
No puede obligar a los trabajadores a proporcionarle sus números de teléfono particulares. Por tanto, siempre deberá contar con su consentimiento (el trabajador está en su derecho de no facilitarle su número personal o de no querer entrar en un grupo con otros compañeros con quienes no quiere compartir sus datos).
El consentimiento a otorgar datos personales (como el número de teléfono) debe ser por completo libre y voluntario, así que no podrá obligar a sus empleados a facilitarle esta información.
Confidencial
Como empleador, sólo debe tener acceso a datos personales que sean adecuados, pertinentes y limitados. Y aunque con autorización del trabajador puede tener acceso a su número personal, deberá respetar el principio de confidencialidad de los datos y evitar que terceros ajenos a la empresa accedan a esa información.
¿Es válido?
Requisitos
Puede darse el caso de que se encuentre en un litigio laboral y le resulte útil aportar conversaciones de WhatsApp con sus empleados como medio de prueba. Los tribunales han considerado la aportación de mensajes instantáneos como un medio de prueba válido, siempre que:
- Se aporte una copia de la conversación que coincida con la original.
- Se aporte la transcripción de los mensajes (es recomendable que un notario o el propio letrado de la Administración de Justicia levanten acta sobre la correspondencia del contenido de los mensajes con su transcripción).
- Se verifiquen los números de teléfono implicados y su titularidad.
El valor probatorio puede verse condicionado por la existencia de problemas de autenticidad y manipulación de los mensajes. Por tanto, aporte pruebas que garanticen la legitimidad de su contenido; por ejemplo, un informe pericial externo o una transcripción ante notario.
Sustitución de medios tradicionales
Limitaciones
Finalmente, debe tener en cuenta que existen limitaciones en el uso de estas aplicaciones, por lo que no siempre va a poder sustituir los medios de comunicación tradicionales por el empleo de mensajería instantánea. Así ocurre, por ejemplo, en el caso de las comunicaciones de despido.
Algunos tribunales han rechazado el uso de WhatsApp como única vía a la hora de comunicar una decisión extintiva, debido a la trascendencia de la medida.
Si quiere despedir a su empleado y no se encuentra en el centro de trabajo, además de enviarle un mensaje por WhatsApp, comuníquele la decisión por otros medios (email, burofax…). Cuantas más vías utilice, más fácil le será acreditar en juicio la notificación.
El uso de WhatsApp en el ámbito laboral puede generar algunos conflictos. Si quiere crear un grupo con sus trabajadores, necesitará que éstos consientan facilitarle su número de móvil personal. Si se trata de un móvil de empresa, regule su uso.
