Lo que necesitas saber sobre las obligaciones mercantiles

1. Libros obligatorios

La primera obligación de la empresa es contar con libros contables a disposición de las autoridades mercantiles y tributarias. Concretamente, deben ser los siguientes:

• Libro de actas: el libro de actas registra todas las reuniones de la Junta General de socios, así como los acuerdos que se han tomado. Esta información tiene que estar a disposición de la Administración general, pero, también, de los socios. 
• Libro diario: el libro diario sirve para registrar todos los movimientos de mercancías, compras, ventas, inventarios y cualquier movimiento contable que se haya registrado esa jornada. Así, se pueden seguir los datos. 
• Libro de inventario y cuentas anuales: el libro de inventario y cuentas anuales registra el inventario de una empresa a fin de año y las cuentas anuales de la empresa. Este sirve para que, posteriormente, se puedan enviar al Registro Mercantil. 
• Libro de socios: en el libro de socios se incluyen los que forman parte de la sociedad, debidamente identificados. 

En las Sociedades Limitadas Unipersonales (S.L.U.), también se debe tener un libro de contratos para registrar estos.

2. Obligaciones mercantiles: presentación de cuentas anuales

Las obligaciones mercantiles implican presentar y depositar cuentas anuales de cada ejercicio en el Registro Mercantil de la provincia en el que la empresa tenga su domicilio social. El límite para presentarlas es el fin del primer semestre del ejercicio siguiente (30 de julio) al referido. 

Las cuentas anuales conforman dos tipos de documentos. En primer lugar, hay que hacer referencia al Libro Diario, que registra todos los movimientos diarios. Y, también, el Libro de Inventario y Cuentas Anuales, que registra el estado actual de la empresa. 

Recordemos que las cuentas anuales tienen que ser aprobadas, previamente, por la Junta General de Socios o accionistas. En caso contrario, estos podrían reclamar al administrador e impugnarlas ante la Justicia. 

3. Pago de tributos

La tercera obligación de las empresas, a efectos mercantiles, es el pago de los tributos que correspondan. Como nos referimos a sociedades mercantiles, podemos destacar, básicamente, estas obligaciones:

• Impuesto sobre el Valor Añadido: el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) se tiene que liquidar trimestralmente, calculando la diferencia entre ingresos y gastos. En caso de que esta diferencia sea positiva, se tiene que abonar el mes posterior al trimestre de facturación; si la diferencia es negativa, se podrá compensar en trimestres posteriores.  Las empresas que están en el Suministro de información inmediata (SII) lo hacen mensualmente.
• Impuesto de Sociedades: el Impuesto de Sociedades (IS) se liquida anualmente, con límite en el mes de julio del ejercicio posterior, aunque es posible hacer pagos a cuenta cuatrimestrales (abril, octubre y diciembre). El tipo de gravamen general está establecido en el 23 % o 25 % de los beneficios brutos. Algunas empresas de nueva creación pagan los dos primeros años el 15% si cumplen una serie de condiciones.
• Impuesto sobre Actividades Económicas: todas las empresas están obligadas a darse de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) cuando se registran. Sin embargo, solo lo pagarán quienes tengan una cifra de negocio de más de un millón de euros. 

En algunos casos, también existen tributos o recargos autonómicos, sujetos a la actividad de cada empresa. Conviene, pues, tenerlos también presentes.