Utilisation de Whatsapp sur le lieu de travail
Votre entreprise peut-elle utiliser des applications de messagerie instantanée telles que WhatsApp pour communiquer avec ses employés ? Quelles sont les limites ? Voyez comment l’utilisation de ces applications est liée aux droits de vos employés.
Messagerie instantanée
Communications aux salariés
Relations de travail
Les nouvelles technologies ont modifié le paysage des relations professionnelles. Et beaucoup !
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises utilisent des applications de messagerie instantanée telles que WhatsApp ou Telegram pour communiquer avec leurs employés et à des fins professionnelles.
Cette forme de communication a donné lieu à des litiges sur la délimitation et le champ d’application de leur utilisation, qui ont été analysés par les tribunaux. Certains patrons en abusent.
Si ce moyen de communication est utilisé dans votre entreprise, soyez conscient des particularités suivantes.
Prendre des précautions
L’utilisation de la messagerie instantanée est autorisée sur le lieu de travail, mais elle peut entrer en conflit avec la protection des droits fondamentaux des travailleurs – tels que le droit à la vie privée, à la déconnexion numérique, à la protection des données ou encore au secret des communications – qui doivent toujours être sauvegardés.
Déconnexion numérique
Calendrier
Vous devez faire attention au moment où vous envoyez des communications par ce moyen et essayer d’éviter d’utiliser des applications telles que WhatsApp – qui permettent une connexion ininterrompue et des réponses instantanées – en dehors des heures de travail, car cela pourrait enfreindre le droit à la déconnexion numérique de vos employés.
Ce droit :
- Il protège le temps de repos des salariés après la fin de leur journée de travail.
- Il implique l’obligation pour l’employeur de limiter l’utilisation des médias professionnels pendant les périodes de repos.
- Sa sauvegarde est particulièrement importante en termes de prévention des risques psychosociaux, afin de prévenir l’épuisement professionnel et le stress lié au travail.
Cela dépend du cas
Récemment, les tribunaux ont déclaré que, bien que l’envoi de messages WhatsApp en dehors des heures de travail n’implique pas toujours une violation du droit à la déconnexion numérique, l’entreprise ne peut pas exiger une réponse immédiate et ne peut pas sanctionner ses employés pour l’absence de réponse en dehors de leurs heures de travail, car il est essentiel de respecter leur temps de repos.
Par exemple, si votre entreprise travaille en équipes, essayez de ne pas envoyer de messages à vos employés en dehors de leur poste, ou ne les obligez pas à répondre en dehors de leurs heures de travail.
Vérifiez les particularités qui ont pu être imposées par votre convention collective, car elles peuvent réglementer des obligations spécifiques en matière de protection du repos.
Sanctions
La violation du droit à la déconnexion numérique peut être sanctionnée par l’inspection du travail. Le non-respect du droit par des comportements tels que la prise de contact avec le salarié en dehors des heures de travail, le week-end, pendant les vacances, etc. peut être puni d’une amende pouvant aller jusqu’à 7 500 euros par lieu de travail.
Rappelons que le droit à la déconnexion numérique vise à garantir le respect du temps de repos, des congés et des vacances, ainsi que le respect de la vie privée et familiale des salariés.
Protection des données des travailleurs
Revoir les conversations
S’agit-il d’un téléphone portable d’entreprise ?
Par ailleurs, pour savoir si vous pouvez consulter les conversations WhatsApp de vos employés, il est important de savoir si l’appareil est un appareil privé ou un appareil d’entreprise :
Si l’appareil mobile appartient à l’employé, vous ne pourrez pas l’inspecter. Dans le cas contraire, vous risquez de violer les droits fondamentaux de l’employé à la vie privée et à la confidentialité des communications.
Si, en revanche, le téléphone portable appartient à l’entreprise, celle-ci peut procéder à l’examen des conversations, mais uniquement si elle a mis en place des politiques d’utilisation des médias d’entreprise ou si elle a convenu avec l’employé de leur utilisation exclusivement professionnelle.
Règle de proportionnalité
Si le téléphone portable appartient à l’entreprise et que vous l’avez informé qu’il est réservé à un usage professionnel, vous pouvez le contrôler, tout en respectant le droit à la vie privée des employés. Pour ce faire, vous devez
- Avoir un soupçon fondé d’infraction au droit du travail.
- Limiter la recherche à l’infraction spécifique.
- Garantir l’adéquation, la nécessité et la proportionnalité de la mesure de contrôle.
Si vous n’avez pas interdit aux travailleurs d’utiliser les appareils de l’entreprise à des fins personnelles, vous devrez obtenir leur consentement pour procéder à l’inspection.
Établissez un protocole décrivant les conditions d’utilisation des appareils et supports informatiques de l’entreprise.
Numéro de téléphone personnel
Groupes WhatsApp
Selon l’Agence espagnole de protection des données, vous pouvez inclure vos employés dans des conversations de groupe. Cependant, vous devez être prudent et respecter vos droits en matière de protection des données, sous peine d’être sanctionné :
Objectif
Les groupes WhatsApp doivent avoir pour objet l’organisation du travail et être utilisés pour le transfert d’informations professionnelles.
Obtention de l’autorisation
Vous ne pouvez pas obliger les employés à vous donner leur numéro de téléphone personnel. Vous devez donc toujours obtenir leur consentement (l’employé a le droit de ne pas vous donner son numéro personnel ou de ne pas vouloir rejoindre un groupe avec d’autres collègues avec lesquels il ne souhaite pas partager ses coordonnées).
Le consentement à fournir des données personnelles (telles que les numéros de téléphone) doit être totalement libre et volontaire, vous ne pouvez donc pas forcer vos employés à vous fournir ces informations.
Confidentiel
En tant qu’employeur, vous ne devez avoir accès qu’à des données personnelles adéquates, pertinentes et limitées. Et si vous pouvez, avec l’autorisation de l’employé, avoir accès à son numéro personnel, vous devez respecter le principe de confidentialité des données et empêcher des tiers extérieurs à l’entreprise d’accéder à ces informations.
Est-il valide ?
Exigences
Il se peut que vous soyez impliqué dans un conflit du travail et que vous jugiez utile de fournir comme preuve des conversations WhatsApp avec vos employés. Les tribunaux ont considéré la fourniture de messages instantanés comme un moyen de preuve valable, à condition que.. :
- Une copie de la conversation correspondant à l’original soit fournie.
- La transcription des messages est fournie (il est conseillé qu’un notaire ou l’avocat de l’administration de la justice lui-même établisse un procès-verbal de la correspondance entre le contenu des messages et leur transcription).
- Les numéros de téléphone concernés et leur propriété sont vérifiés.
La valeur probante peut être conditionnée par l’existence de problèmes d’authenticité et de manipulation des messages. Par conséquent, il convient de fournir des preuves pour garantir la légitimité de leur contenu, par exemple un rapport d’expert externe ou une transcription notariée.
Remplacement des moyens traditionnels
Limites
Enfin, vous devez garder à l’esprit qu’il existe des limites à l’utilisation de ces applications, de sorte que vous ne pourrez pas toujours remplacer les moyens de communication traditionnels par l’utilisation de la messagerie instantanée. C’est le cas, par exemple, pour les avis de licenciement.
Certains tribunaux ont rejeté l’utilisation de WhatsApp comme seul moyen de communiquer une décision de licenciement, en raison de l’importance de la mesure.
Si vous souhaitez licencier votre employé et qu’il n’est pas sur son lieu de travail, en plus de lui envoyer un message par WhatsApp, communiquez la décision par d’autres moyens (courriel, burofax…). Plus vous utiliserez de moyens, plus il sera facile de prouver la notification devant un tribunal.
L’utilisation de WhatsApp sur le lieu de travail peut entraîner certains conflits. Si vous souhaitez créer un groupe avec vos employés, vous aurez besoin de leur consentement pour vous donner leur numéro de portable personnel. S’il s’agit d’un portable d’entreprise, réglementez son utilisation.
