Le registre du personnel, qu’est-ce que c’est et dans quels cas est-il obligatoire?
Le registre des salaires, techniquement connu sous le nom de registre du personnel, est un document obligatoire pour de nombreuses entreprises en Espagne. Nous analyserons ci-après son contenu, les circonstances dans lesquelles il est nécessaire et les avantages pour une entreprise de disposer de ce registre des salaires.
Qu'est-ce que le registre du personnel?
Le registre des salaires en Espagne est un système qui oblige les entreprises à tenir un registre documenté des valeurs des salaires, des compléments de salaire et des paiements non salariaux de leur main-d’œuvre, ventilés par sexe et répartis par groupes professionnels, catégories professionnelles ou emplois de valeur égale ou équivalente.
Ce registre est mis en place dans le but de garantir la transparence et de remédier à l’écart de rémunération entre les hommes et les femmes en promouvant l’égalité de rémunération pour un travail de valeur égale. Les entreprises doivent tenir ce registre à la disposition des travailleurs, de leurs représentants et de l’inspection du travail et de la sécurité sociale.
Cas où le registre des salaires est obligatoire
L’enregistrement des rémunérations est obligatoire pour toutes les entreprises en Espagne, indépendamment de leur taille ou du nombre de leurs employés. Cette obligation a été établie par le décret royal 6/2019, du 1er mars, qui modifie la loi organique 3/2007, du 22 mars, pour l’égalité effective des femmes et des hommes.
La réglementation exige que toutes les entreprises, sans exception, disposent d’un registre des salaires de leurs travailleurs, répartis par sexe et par groupe professionnel, comme nous l’avons vu plus haut.
En outre, à partir d’avril 2021, les entreprises de plus de 100 salariés sont tenues de réaliser un audit salarial afin de vérifier si leur système de rémunération respecte l’égalité entre les femmes et les hommes. L’objectif principal du registre du personnel et de l’audit des salaires est de prévenir la discrimination salariale fondée sur le sexe.
Quelles sont les informations contenues dans le registre obligatoire des salaires ?
La création d’un registre du personnel en Espagne comporte plusieurs étapes :
- Collecte des données : Vous devez collecter des informations sur les salaires de tous vos employés, y compris les salaires de base, les indemnités et les paiements non salariaux, et les données doivent être ventilées par sexe.
- Regroupement par catégorie : vous devez organiser ces données en fonction des groupes professionnels, des catégories professionnelles ou des emplois.
- Calcul de la moyenne et de la médiane : vous devez calculer la moyenne arithmétique et la médiane des distributions des salaires, des indemnités et des avantages extralégaux pour chacun des groupes.
- Analyse des données : si le registre obligatoire des salaires fait apparaître un écart de plus de 25 % en moyenne entre les salaires des hommes et des femmes, l’entreprise doit justifier que cette différence n’est pas due à des raisons de genre.
- Tenue du registre : le registre obligatoire des salaires doit être conservé pendant au moins quatre ans et doit être mis à la disposition des représentants des travailleurs et de l’inspection du travail et de la sécurité sociale.
- Audit salarial : les entreprises de plus de 100 salariés doivent procéder à un audit salarial pour vérifier que leur système de rémunération respecte l’égalité entre les femmes et les hommes.
Il est important de noter que ces registres doivent être mis à jour chaque année.
Quels sont les éléments qui ne sont pas inclus dans le registre ?
Le registre des salaires en Espagne doit inclure toutes les rémunérations perçues par les employés ; cependant, il existe certaines exceptions qui, en raison de leur nature extraordinaire ou spécifique, ne sont pas prises en compte dans ce registre.
- Indemnités de licenciement : Les indemnités de licenciement ou de transfert ne sont pas considérées comme des rémunérations, car elles ne compensent pas le travail effectué, mais plutôt une situation exceptionnelle.
- Allocations : les allocations accordées par l’entreprise aux salariés, telles que les allocations d’études ou de garde d’enfants, ne sont pas considérées comme des rémunérations, car elles sont destinées à couvrir une dépense et non à rémunérer un travail.
- Indemnités journalières et kilométriques : les montants perçus par les travailleurs à titre d’indemnités journalières ou kilométriques pour couvrir les frais de voyage et de déplacement ne sont pas non plus considérés comme une rémunération, car ils sont compensatoires et ne constituent pas une rémunération.
Pénalités pour les entreprises qui n'ont pas de registre des rémunérations
En Espagne, les entreprises qui ne respectent pas l’obligation de tenir un registre des rémunérations s’exposent à des sanctions, conformément aux dispositions du texte révisé de la loi sur les infractions et les sanctions dans l’ordre social, approuvé par le décret législatif royal 5/2000 du 4 août.
Les infractions peuvent être classées comme mineures, graves et très graves. L’absence de registre des salaires peut être considérée comme une infraction grave. Les amendes pour les infractions graves peuvent aller de 626 € à 6 250 €, en fonction de la gravité et des critères de l’inspection du travail et de la sécurité sociale.
En outre, les entreprises qui ne respectent pas les règles risquent de voir leur réputation entachée et de faire l’objet de poursuites judiciaires. Si une entreprise ne dispose pas d’un registre des salaires, il pourrait être plus difficile de prouver qu’elle n’exerce pas de discrimination salariale à l’encontre de ses employés, ce qui pourrait donner lieu à des plaintes pour discrimination salariale et à l’obligation d’indemniser les travailleurs concernés.
Il est donc très important que les entreprises s’assurent qu’elles respectent l’obligation d’avoir un registre des salaires et qu’elles le tiennent à jour.
Si vous avez des doutes sur ce registre, contactez Asesoría Orihuela Costa, notre équipe évaluera la péréquation salariale de votre entreprise et se chargera d’élaborer et de mettre à jour le registre, afin qu’il soit conforme à la réglementation en vigueur.
