La facturation électronique en Espagne, depuis quand est-elle obligatoire?

La facturation électronique est tout simplement la numérisation des factures que les entreprises ou les travailleurs indépendants envoient pour percevoir le paiement de produits ou de services rendus. Ainsi, une facture électronique, tout comme une facture papier, sert à justifier certaines transactions financières. Quand la facturation électronique est-elle devenue obligatoire ?

Jusqu’à présent, la facturation électronique était une option, mais elle va devenir une obligation. L’article 12 de la nouvelle loi Crea y Crece modifie l’article 2 bis de la loi sur les mesures de promotion de la société de l’information, en laissant le paragraphe 1 de cet article comme suit:

Tous les entrepreneurs et professionnels doivent émettre, envoyer et recevoir des factures électroniques dans leurs relations commerciales avec d’autres entrepreneurs et professionnels. Le destinataire et l’émetteur des factures électroniques doivent fournir des informations sur le statut de la facture.

Quand la facturation électronique est-elle obligatoire ?

La loi Crea y Crece prévoit un délai de 6 mois à partir de la publication de la loi pour déterminer les exigences et pour son développement réglementaire.

Il faudra attendre pour connaître les aspects exacts qui devront être inclus dans les factures.

Une fois l’évolution réglementaire publiée :

• Les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à 8 millions d’euros disposeront d’un délai d’un an à compter de la publication de la loi Crea y Crece pour utiliser la facturation électronique dans leurs processus de travail.
• Les autres entreprises, dont le chiffre d’affaires est inférieur à 8 millions d’euros, disposeront d’un délai de deux ans pour s’adapter à cette nouvelle obligation.

En Espagne, les indépendants et les entreprises ne sont obligés d’émettre des factures électroniques que lorsqu’ils fournissent des services aux administrations publiques. Ces factures sont envoyées par l’intermédiaire de la plateforme électronique FACeB2B mise à disposition par le ministère de l’économie et de la transformation numérique.

De même, cette plateforme offre également des services aux entreprises privées pour l’envoi de factures électroniques dans le cadre de leurs relations B2B, c’est-à-dire avec d’autres entreprises privées.

Comment valider les factures électroniques ?

Le règlement prévoit notamment que l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu des factures électroniques sont garanties par les moyens suivants:

• Au moyen d’une signature électronique avancée.
  Par échange de données informatisées (EDI) tel que défini à l’article 2 de l’annexe I de la recommandation 94/820/CE de la Commission du 19 octobre 1994. Il s’agit de la transmission structurée de données, par voie électronique, entre organisations.

• Par d’autres moyens qui ont été communiqués à l’AEAT avant leur utilisation et validés par l’AEAT.

Ainsi, bien qu’il ne soit pas obligatoire de signer électroniquement la facture électronique, nous vous conseillons de le faire afin de pouvoir prouver sa validité, le cas échéant.

Exigences relatives aux factures électroniques

Les factures électroniques doivent être émises par le biais de solutions technologiques et de plateformes d’entreprises spécialisées. Ces solutions doivent notamment garantir l’interconnexion et l’inaltérabilité, en plus de fournir des informations sur le statut des factures et de permettre leur téléchargement, leur copie ou leur impression. Il ne suffira plus de les envoyer en format PDF par courrier électronique.

1. Elles devront, en tout état de cause, être conformes aux dispositions du règlement spécifique sur la facturation.
2. Tant le destinataire que l’émetteur des factures doivent fournir des informations sur le statut des factures.
3. Les destinataires peuvent demander une copie des factures électroniques pendant une période de quatre ans à compter de leur émission, sans frais supplémentaires.
4. Le destinataire de la facture ne peut pas obliger l’émetteur à utiliser une solution, une plateforme ou un prestataire de services de facturation électronique prédéterminé.

Exigences relatives aux solutions et plateformes de facturation électronique

• Les solutions et plateformes technologiques proposées par les entreprises fournissant des services de facturation électronique aux entrepreneurs et aux professionnels doivent garantir gratuitement leur interconnexion et leur interopérabilité.
• Les solutions et plateformes de facturation électronique propres aux entreprises émettrices et réceptrices doivent respecter les mêmes critères d’interconnexion et d’interopérabilité gratuites que le reste des solutions de facturation électronique.
• Les systèmes et programmes informatiques ou électroniques qui gèrent les processus de facturation et stockent les factures électroniques doivent être conformes aux exigences visées à l’article 29.2.j) de la LGT et à son évolution réglementaire, c’est-à-dire qu’ils doivent garantir l’intégrité, la conservation, l’accessibilité, la lisibilité, la traçabilité et l’inaltérabilité des enregistrements, sans interpolations, omissions ou altérations qui ne seraient pas dûment constatées dans les systèmes eux-mêmes.

Sanctions en cas d’absence de programmes de facturation électronique

Les entreprises et les travailleurs indépendants qui ne disposent pas de programmes de facturation électronique commettent une infraction administrative. Cette infraction pourrait être sanctionnée par une amende pouvant aller jusqu’à 10 000 euros. Le montant des sanctions serait appliqué en fonction du nombre de personnes concernées par l’infraction ou de la continuité ou de la persistance du comportement infractionnel.

Il appartiendra au Secrétaire d’Etat au Numérique et à l’Intelligence Artificielle de prononcer la sanction.