Obligaciones contables autónomos
¿Qué obligaciones contables tiene un autónomo?
Es frecuente ver cómo algunos autónomos elaboran sus impuestos a partir de la simple suma de sus listados de facturas (expedidas y recibidas) y a continuación simplemente, rellenar y calcular el modelo de Hacienda con los resultados obtenidos. Incluso algunas gestorías actúan de la misma manera. Pero, ¿que obligaciones contables tienen los autónomos? ¿Cómo debe elaborar su contabilidad un autónomo?
El autónomo tiene la obligación de elaborar cada año un Libro Diario, con claridad, por orden de fechas y en euros. No tendrá la obligación de inscribir este libro en ningún registro mercantil, ni hacer públicas sus cuentas, pero la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), podrá exigirlo en cualquier momento, no sólo el del año en curso, sino los de los cuatro años inmediatamente anteriores.
El plazo de terminación del libro diario no es estricto, pero se recomienda tenerlo terminado en los 4 meses posteriores al cierre del ejercicio contable. En cualquier caso, la obligación de la presentación de las declaraciones fiscales hacen necesario que los apuntes contables estén actualizados trimestralmente.
El modelo de tributación de estimación directa simplificada, exigirá además la elaboración de los libros de facturas expedidas, facturas recibidas, de bienes de inversión y de determinadas operaciones intracomunitarias, de las que ya os hablamos en otra entrada del blog. Estos libros permiten desglosar con claridad el IVA soportado en sus compras y el repercutido en sus ventas, factura por factura tanto de proveedores como de clientes. El libro registro de bienes de inversión permitirá la regularización de las deducciones por este concepto. El libro de operaciones intracomunitarias determinará también con precisión las entregas y adquisiciones dentro de la UE, factura por factura.
Todos los libros exigidos a los autónomos por Hacienda deberán reflejar, sin excepción, número de factura, serie, fecha de expedición o recepción, nombre, apellidos, razón social y NIF de todos los proveedores y clientes. También deberán desglosar la base imponible, el IVA repercutido o soportado y especificar si está sujeto al régimen especial de criterio de caja. En caso de que la factura tenga distintos tipos de IVA, deberán aparecer las todas las bases imponibles y los distintos tipos de IVA perfectamente desglosados y coincidiendo con el total de factura.
El libro registro de bienes de inversión deberá contener los bienes adquiridos por el autónomo y que por su naturaleza y coste la Agencia Tributaria considera que no son un gasto, sino una inversión, es decir, no se van a consumir durante el ejercicio fiscal, y por tanto la deducción debe prorratearse en varios ejercicios.
Tampoco ninguno de estos libros contables tendrán que estar inscritos en ningún registro.
Sí debemos exigir siempre a nuestra gestoría o asesoría que al finalizar el ejercicio fiscal nos envíe todos estos libros, ya que deberemos guardarlos durante al menos cinco años por si nos los exige en cualquier momento la Agencia Tributaria.
A los autónomos que tributan a través de estimación directa simplificada o normal, no se les exige la contabilización de pagos y cobros de caja y bancos, con la excepción de que estén acogidos al criterio de caja. No es necesario que los libros contables recojan el control de todas las cuentas bancarias.
Aún así, es muy recomendable tener una cuenta solamente para el negocio, que no esté mezclada con la cuenta personal. En el caso de una revisión o inspección tributaria, aunque Hacienda no exige el desglose de cuentas bancarias en contabilidad, si que podrá exigir la aportación de todos o determinados movimientos de todas las que estén a nombre del autónomo, sobre todo en el caso de la utilización de un tpv, por lo que deben ser, en todos los casos, clarificadoras y coincidentes con los ingresos declarados.
